曾玲

【摘 要】對(duì)于一項(xiàng)建筑工程而言，檔案的管理是對(duì)工程施工過(guò)程的見(jiàn)證，也是對(duì)工程質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行驗(yàn)收的保障。建設(shè)工程的檔案關(guān)系著這項(xiàng)工程從規(guī)劃到實(shí)施，從竣工到驗(yàn)收的各項(xiàng)環(huán)節(jié)、流程，在整個(gè)工程結(jié)束之前都是十分重要的。本文基于建筑工程的施工特點(diǎn)，簡(jiǎn)單闡述了工程檔案管理的重要性，分析了當(dāng)下檔案管理中存在的弊端，并根絕這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)優(yōu)化策略，旨在幫助提高建筑工程檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案管理；探析

建設(shè)工程的檔案是從工程開(kāi)始時(shí)就存在的，里面記錄了工程的設(shè)計(jì)理念、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)投標(biāo)計(jì)劃與實(shí)施以及整個(gè)工程的任務(wù)、計(jì)劃、安排，存在于工程的整個(gè)壽命周期之內(nèi)，對(duì)于工程有著十分重要的地位。隨著我國(guó)建筑工程量的不斷加大，在工程建設(shè)方面有了更多的資料需要管理。城市化的發(fā)展讓建筑規(guī)模與建筑數(shù)量不斷增長(zhǎng)，因此檔案也需要進(jìn)行更細(xì)致的劃分，這在無(wú)形中加大了工程檔案管理的難度，因此，工程檔案管理部門(mén)要加大研究力度，讓完善的資料管理促進(jìn)工程建設(shè)。

1.檔案管理工作的要點(diǎn)與弊端

1.1認(rèn)識(shí)上的混淆

建設(shè)工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進(jìn)行人事調(diào)查、收集、整理與分類(lèi)的工作，而建設(shè)工程的資料無(wú)論是在管理對(duì)象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區(qū)別。

對(duì)于一項(xiàng)建設(shè)工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類(lèi)別。記錄包含了工程從設(shè)計(jì)初期開(kāi)始，所有的培訓(xùn)工記錄、設(shè)計(jì)記錄、招標(biāo)投標(biāo)記錄、會(huì)議記錄、臺(tái)賬記錄、總結(jié)記錄、材料采購(gòu)記錄等內(nèi)容，總之就是工程建設(shè)過(guò)程中，發(fā)生的所有活動(dòng)都要詳細(xì)記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來(lái)文件，主要是工程過(guò)程中發(fā)生的文件形式的簽訂內(nèi)容，例如招標(biāo)合同、勞動(dòng)合同、各類(lèi)審批文件等內(nèi)容。建設(shè)工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來(lái)記錄工程建設(shè)過(guò)程中的施工進(jìn)度、施工中質(zhì)量問(wèn)題、以及工程介紹的。

1.2檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)

工程的檔案具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)工程項(xiàng)目一無(wú)所知的人是沒(méi)有辦法對(duì)資料進(jìn)行有效管理的。因?yàn)樵诠こ痰馁Y料收集方面，需要管理者親身進(jìn)入到施工現(xiàn)場(chǎng)拍攝圖像資料，并且還需要與整個(gè)工程各部門(mén)進(jìn)行有效溝通，保障資料的完整性與及時(shí)性。

現(xiàn)如今，工程的檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對(duì)工程設(shè)備的了解與對(duì)施工流程的明確，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，要求能夠有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)工程的檔案進(jìn)行管理。但就目前工程檔案管理水平來(lái)看，專(zhuān)業(yè)化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經(jīng)年齡偏大，無(wú)法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的有效認(rèn)識(shí)，因此從全局來(lái)看，檔案管理人員方面存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏的狀況。

1.3機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

工程建設(shè)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)進(jìn)行資料的收集、核對(duì)以及管理工作。目前許多的工程為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，只是讓人事部門(mén)或是工程監(jiān)管部門(mén)來(lái)完成工程的檔案管理工作。這些部門(mén)并不具備專(zhuān)業(yè)化知識(shí)。并且工程各部門(mén)也應(yīng)及時(shí)將自己部門(mén)的活動(dòng)狀況整理成資料形式上報(bào)給檔案管理部門(mén)，若是由非專(zhuān)業(yè)的人員 管理檔案，就無(wú)法進(jìn)行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無(wú)法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。

1.4檔案管理手段落后

目前的檔案管理工作大多是紙質(zhì)形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質(zhì)檔案需要經(jīng)常性的使用到，像是工程設(shè)計(jì)方案、前期的批復(fù)性文件等，紙質(zhì)檔案在工程各部門(mén)之間進(jìn)行交接，一來(lái)浪費(fèi)時(shí)間，二來(lái)容易造成檔案的遺失。

2.建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐與創(chuàng)新

2.1檔案管理模式方面

檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強(qiáng)創(chuàng)新，保障在管理過(guò)程中有法律可依。近幾年，一些工程項(xiàng)目已經(jīng)將質(zhì)量責(zé)任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優(yōu)勢(shì)在于讓工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，從源頭上保障施工質(zhì)量，降低事故發(fā)生幾率。同時(shí)，終身制的職責(zé)能夠讓各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在制定給部門(mén)項(xiàng)目活動(dòng)是更加嚴(yán)謹(jǐn)，提高了檔案編制與檔案報(bào)送的責(zé)任意識(shí)，讓各部門(mén)主管自覺(jué)將檔案保送到檔案管理部門(mén)中去。這種模式上的創(chuàng)新讓工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人與資料收集人員在簽子時(shí)感受到責(zé)任感，從而更加細(xì)致的完成檔案管理工作。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理中“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象能夠有效緩解。

在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門(mén)進(jìn)行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設(shè)計(jì)人員在工程設(shè)計(jì)時(shí)并不是經(jīng)常深入到施工場(chǎng)所進(jìn)行調(diào)查研究的，因此當(dāng)?shù)氐牡叵鹿艿?、土質(zhì)、土層結(jié)構(gòu)等方面都會(huì)在施工過(guò)程中對(duì)施工造成一定影響。這樣一來(lái)，工程的施工圖紙就要進(jìn)行細(xì)微的改變。在需要改變時(shí)，施工人員需要逐級(jí)上報(bào)給工程監(jiān)理部門(mén)，監(jiān)理部門(mén)在進(jìn)行實(shí)地考察之后才能對(duì)圖紙進(jìn)行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細(xì)標(biāo)明，不能直接將修改后的設(shè)計(jì)圖放進(jìn)檔案。

2.2創(chuàng)新協(xié)作機(jī)制

建設(shè)工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設(shè)方以及監(jiān)理方協(xié)同合作，否則無(wú)法保證檔案編制工作的順利進(jìn)行，其檔案報(bào)送工作也無(wú)法落實(shí)到位，因而無(wú)法保證建設(shè)工程質(zhì)量。如今，我國(guó)市政工程和其他重點(diǎn)工程越來(lái)越多，針對(duì)此現(xiàn)象，主管部門(mén)不再局限于市建設(shè)局，而是交由其他分管部門(mén)分級(jí)、分散來(lái)進(jìn)行建設(shè)管理。因此，各城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館則要加強(qiáng)與各市政、重點(diǎn)工程的主管部門(mén)以及重點(diǎn)辦等單位的聯(lián)系，創(chuàng)設(shè)高效協(xié)作機(jī)制，并主動(dòng)去了解市政工程或重點(diǎn)工程的相關(guān)信息，及時(shí)簽訂相關(guān)協(xié)議書(shū)。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)，使用個(gè)性化服務(wù)的方式，制定科學(xué)合理的工作機(jī)制和具體規(guī)范，從而保證市政工程和重點(diǎn)工程檔案管理工作不留死角，落實(shí)到位。

2.3優(yōu)化存儲(chǔ)方式

對(duì)于項(xiàng)目業(yè)主而言，工程的檔案管理關(guān)系著日后在驗(yàn)收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統(tǒng)那樣采取紙質(zhì)檔案，用保險(xiǎn)箱來(lái)存放。隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)化、信息化與電子化的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該朝著電子化的方向發(fā)展。辦公自動(dòng)化技術(shù)能夠保障工程檔案被快速的檢索、調(diào)用、存儲(chǔ)與傳輸，同時(shí)還能夠保障檔案的安全性。

2.4嚴(yán)把質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)卡

在工程完工之后，質(zhì)檢部門(mén)與項(xiàng)目業(yè)主需要對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收工作。質(zhì)監(jiān)部門(mén)有專(zhuān)業(yè)的人才與設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，而對(duì)于項(xiàng)目業(yè)主而言，工程的檔案就是檢驗(yàn)的有力依據(jù)。檔案的驗(yàn)收包含了對(duì)檔案基礎(chǔ)管理的審驗(yàn)、對(duì)檔案完整性以及系統(tǒng)性的審驗(yàn)以及對(duì)檔案安全狀況的審驗(yàn)。其中，第二點(diǎn)是驗(yàn)收的重點(diǎn)，其它兩方面都是保障第二點(diǎn)有效實(shí)施的基礎(chǔ)。項(xiàng)目業(yè)主通過(guò)對(duì)工程檔案的嚴(yán)格把關(guān)，能夠了解在施工過(guò)程中工程項(xiàng)目的進(jìn)度以及變動(dòng)情況，系統(tǒng)性的了解整個(gè)施工過(guò)程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并勒令整改，以免在交付之后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題造成資金的浪費(fèi)。

3.結(jié)語(yǔ)

建設(shè)工程的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要工程建設(shè)部門(mén)與施工部門(mén)經(jīng)過(guò)有效溝通之后共同制定出完善的管理計(jì)劃，抓住要點(diǎn)，通過(guò)不斷地實(shí)踐優(yōu)化檔案管理。相信通過(guò)不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動(dòng)建設(shè)工程的持續(xù)發(fā)展。

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