鄭磊

【摘 要】當(dāng)今社會(huì)，秘書專業(yè)、高效的工作已成為現(xiàn)代社會(huì)高速運(yùn)作的一個(gè)重要因素。無論是在政府機(jī)關(guān)、社會(huì)、企事業(yè)單位還是一般的商業(yè)公司，秘書部門都處于一個(gè)中樞位置，起著溝通上下，連接內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。對此，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)歷對秘書信息管理進(jìn)行了研究并提出了應(yīng)對策略，具有一定借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】秘書；信息；網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境

0.引言

進(jìn)入21世紀(jì)，我們正經(jīng)歷一場全面、深刻的社會(huì)大變革。隨著信息時(shí)代的出現(xiàn)、互聯(lián)網(wǎng)及全球通訊的飛速發(fā)展，信息發(fā)揮著愈來愈重要的作用。美國學(xué)者奈斯比特對未來曾做出這樣的預(yù)測：“新的力量源泉不是少數(shù)人手中的金錢，而是多數(shù)人手中的信息。作為秘書人員，其工作重點(diǎn)也由處理日常事務(wù)向管理信息、輔助決策傾斜，為領(lǐng)導(dǎo)者提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息的這一職能得到了更大的凸顯。因此，在新形勢下如何進(jìn)行信息管理，是秘書工作中一個(gè)值得探討的話題。

1.時(shí)代巨變使秘書信息管理面臨重大轉(zhuǎn)型

1.1信息化時(shí)代

有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以15%-20%的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息已經(jīng)超過過去5000年的信息量的總和。英國技術(shù)預(yù)測專家詹姆斯·馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識(shí)在19世界是每50年翻一番，20世紀(jì)初是每10年翻一番，70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。秘書作為一個(gè)信息管理的樞紐，必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息意識(shí)整理，提高信息處理技術(shù)，從容面對信息爆炸時(shí)代。

1.2網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境

要提高信息處理能力就離不開網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給信息工作者提供了一個(gè)開放的、透明的工作平臺(tái)。而基于互聯(lián)網(wǎng)之上的電子化政府與各企事業(yè)單位、集團(tuán)公司等組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)更是政務(wù)秘書和商務(wù)秘書進(jìn)行信息管理的主要工作平臺(tái)。

在信息社會(huì)中，信息就是力量和財(cái)富。電子化政府這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，有效地利用現(xiàn)代信息和通訊技術(shù)，透過不同的信息服務(wù)設(shè)施（如電話、網(wǎng)絡(luò)、公用電腦站等），使政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會(huì)組織和公民，能在其更方便的時(shí)間、地點(diǎn)及方式下參與到社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活，從而構(gòu)建一個(gè)高效率、高服務(wù)水平的政府。

1.3媒介化社會(huì)

當(dāng)前這個(gè)世界已經(jīng)是一個(gè)媒介化的社會(huì)。媒介化社會(huì)的主要特點(diǎn)是：

（1）媒介形態(tài)多元化：清華大學(xué)的熊澄宇教授認(rèn)為，新媒體是一個(gè)不斷變化的概念?！霸诮裉炀W(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上又有延伸，無線移動(dòng)的問題，還有出現(xiàn)其他新的媒體形態(tài)，跟計(jì)算機(jī)相關(guān)的。這都可以說是新媒體”。它主要指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)、無線通信網(wǎng)和衛(wèi)星等渠道，以電視、電腦和手機(jī)等為終端，向受眾提供視頻、音頻、語音數(shù)據(jù)的一種傳播形式。而且，這種新形態(tài)的媒介將隨著新技術(shù)的產(chǎn)生得到更大的發(fā)展和延伸。

（2）媒介傳受互動(dòng)化：新媒體形態(tài)的出現(xiàn)帶來的一個(gè)最大變化就是傳受者的互動(dòng)性有了很大的增強(qiáng)?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上興盛的“博客”、“播客”這種信息傳播形式，使得一個(gè)個(gè)體也能發(fā)出自己的聲音，甚至成為新聞信息的傳播源。比如，2005年倫敦的連環(huán)爆炸案的第一張新聞?wù)掌褪莵碓从趥€(gè)人的博客，很多傳統(tǒng)媒體的關(guān)于這數(shù)起爆炸案的圖片報(bào)道與文字報(bào)道都來源于個(gè)人博客。

（3）媒介影響立體化：在媒介化社會(huì)中，每個(gè)人的生活都處在媒介的影響之下。美國傳播學(xué)學(xué)者李普曼曾提出“擬態(tài)環(huán)境”這個(gè)概念，也就是我們所說的信息環(huán)境，它并不是現(xiàn)實(shí)環(huán)境的“鏡子”式的再現(xiàn)，而是傳播媒介通過對象征性事件或信息進(jìn)行選擇和加工，重新加以結(jié)構(gòu)化以后向人們提示的環(huán)境。

2.信息管理工作環(huán)節(jié)中的應(yīng)對策略

秘書處在這樣一個(gè)信息化的時(shí)代，媒介化的社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境當(dāng)中，在信息工作的整個(gè)管理流程當(dāng)中都應(yīng)該充分考慮到這些時(shí)代特色，如何根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)有效利用各種新媒介、借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對信息進(jìn)行管理將成為重要課題。我們嘗試從秘書信息管理工作的五個(gè)環(huán)節(jié)來探討如何應(yīng)對。

2.1搜集

搜集信息是第一步。要做好這方面的工作無非就是擴(kuò)大信息來源，打通多個(gè)信息渠道，信息收集得越全面、越完備將有助于領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。在這樣一個(gè)充斥著各種信息的媒介化時(shí)代里，信息的來源相當(dāng)豐富而復(fù)雜，秘書要緊跟時(shí)代的腳步，對層出不窮的新媒體形態(tài)應(yīng)有很高的敏感性，也要樂于和勇于利用這些新的媒體形態(tài)為自己的信息管理工作服務(wù)，從而拓寬信息獲取渠道，不斷豐富和更新秘書工作的信息源。收集方式也應(yīng)該更主動(dòng)積極，比如現(xiàn)在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索引擎也應(yīng)成為秘書工作的利器。

2.2處理

對收集的信息進(jìn)行處理的方式主要是篩選、綜合與加工。信息時(shí)代的海量信息對秘書人員的這一項(xiàng)工作增加了難度?！靶畔⒊d”會(huì)直接影響到?jīng)Q策的及時(shí)、高效與準(zhǔn)確性。媒介形態(tài)的多元化也造成了甄別信息的困難。各種媒介的傳播方式、傳播特點(diǎn)都有所不同，這些信息來源的復(fù)雜也增加了信息加工的難度。此時(shí)，秘書要了解媒介的特征，衡量不同媒體的權(quán)威性，對信息進(jìn)行篩選、比對、甄別、查實(shí)，選擇可靠的信息來源，形成正確的判斷。在對信息進(jìn)行編輯、加工的過程中也要要善于利用各種網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，提高自己處理信息的能力。

2.3存貯

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程都通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。信息存貯的電子化、網(wǎng)絡(luò)化降低了秘書人員的勞動(dòng)量，也提高信息的利用率。信息檔案的管理變得方便而高效。同時(shí)，秘書工作人員也要增進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作能力。

2.4傳輸

信息的傳輸和發(fā)布是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策得以執(zhí)行的途徑。要使領(lǐng)導(dǎo)決策能得到很好地執(zhí)行就必須保持信息傳輸和發(fā)布的通暢、到位。媒介化社會(huì)中，媒體對社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的生活都有著深刻的影響，信息的傳輸離不開對各種媒介的支撐。秘書要善于與媒體通力合作，利用媒體傳達(dá)本機(jī)關(guān)、本部門的意志和決策。

2.5反饋

無論是政府部門、機(jī)關(guān)單位還是群眾組織、商業(yè)團(tuán)體為了了解群眾輿論和需求，都需要得到及時(shí)的反饋信息。在這個(gè)媒介化的社會(huì)里，大眾的主動(dòng)參與和互動(dòng)的意識(shí)非常強(qiáng)，無論大事小事都喜歡直接找媒體，再由媒體把相關(guān)輿論反映出來。由于大眾的呼聲沒有及時(shí)反饋到相關(guān)部門單位，有時(shí)就會(huì)造成這些部門單位工作上的被動(dòng)。

3.結(jié)語

雖然已進(jìn)入信息時(shí)代，但我們對信息資源作為一個(gè)戰(zhàn)略性資源在新世紀(jì)的戰(zhàn)略地位認(rèn)識(shí)并不充分，而可能只視為一種技術(shù)上的改變。今天，信息正越來越成為一個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)或組織制勝的關(guān)鍵因素，而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代最顯著的特征就是信息的“共享”與“互動(dòng)”，媒介化社會(huì)為這種“共享”與“互動(dòng)”提供了廣泛豐富的、傳達(dá)率和影響力都十分高效的諸多路徑。沒有對這個(gè)特征的透徹認(rèn)識(shí)，可能不少秘書的信息管理還停留在對傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料收集、文書傳遞等換成了便捷的“電子”文本的竊喜中，從而未能充分發(fā)揮秘書——這個(gè)信息溝通樞紐應(yīng)有的作用；沒有對這個(gè)特征的嫻熟把握，我們的信息管理就只能是被動(dòng)地跟隨時(shí)代的變革，無法主動(dòng)在搜集、處理、傳送、反饋等等環(huán)節(jié)利用多種途徑管理大量的各種信息，從而有效地支持機(jī)構(gòu)或組織的決策。隨著網(wǎng)絡(luò)在日常生活中的不斷滲透、媒介在公共領(lǐng)域影響的不斷增強(qiáng)，我們相信，秘書信息管理的轉(zhuǎn)型勢在必然，而在搜集、處理、反饋等等環(huán)節(jié)的應(yīng)對探索才剛剛開始，必將隨著時(shí)代要求而走向深入與完善。

總之，秘書要不斷地進(jìn)行自我解剖找差距、自我加壓提標(biāo)桿，緊緊圍繞中心工作，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、參謀意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，以更高的標(biāo)準(zhǔn)、更快的節(jié)奏、更嚴(yán)的要求、更強(qiáng)的力度全面推進(jìn)本職工作，達(dá)到“默默筆耕無言悔、只留墨香不留名”是秘書最高境界！