在工程項(xiàng)目的運(yùn)行中，如何通過對(duì)工程的成本進(jìn)行管理、控制和監(jiān)測(cè)，以便隨時(shí)預(yù)測(cè)工程成本的發(fā)展趨勢(shì)，從而判斷能否滿足成本目標(biāo)的要求，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，已成為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。

成本管理與控制的特點(diǎn)如下：項(xiàng)目參加者對(duì)成本管理的積極性和主動(dòng)性是與他對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)的責(zé)任形式相聯(lián)系的，嚴(yán)密的組織體系和責(zé)任制度是成本控制的重要手段。 值得注意的是，成本控制的綜合性，成本目標(biāo)不是孤立的，它只有與質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、效率、工作量要求、消耗等相結(jié)合才有它的價(jià)值。 同時(shí)，成本控制的周期不可太長，通常按月進(jìn)行核算、對(duì)比、分析，而實(shí)施中的控制以近期成本為主。這樣才能提高管理與控制的準(zhǔn)確性和詳細(xì)程度。在項(xiàng)目管理的各個(gè)職能中成本角度多、信息涉及面廣，所以信息處理量最大，容易造成信息處理費(fèi)用增加、管理困難、信息泛濫和誤導(dǎo)。

費(fèi)控管理離不開IT支撐

信息化的介入，為施工企業(yè)的費(fèi)控管理帶來了便利。以某施工企業(yè)為例，該企業(yè)主要以設(shè)計(jì)咨詢、工程總承包、關(guān)鍵設(shè)備制造和核心技術(shù)開發(fā)為支撐，以鐵路電氣化、鐵路電務(wù)、土建工程和電信工程施工為切入點(diǎn)，以投資參股、聯(lián)合開發(fā)、資本運(yùn)作和海外經(jīng)營為補(bǔ)充，以重組兼并、資源整合、結(jié)構(gòu)調(diào)整和自主創(chuàng)新為手段的企業(yè)戰(zhàn)略定位。該企業(yè)主要從事鐵路電氣化、通信、信號(hào)、電力、城市軌道交通、公路交通、機(jī)電設(shè)備安裝、水利水電、地方電信、送變電、建筑智能化及大型土石方等工程建設(shè)。

因此，該企業(yè)的集團(tuán)管控信息系統(tǒng)必須兼顧各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的管理內(nèi)容，在統(tǒng)一主數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，形成統(tǒng)一規(guī)范的集團(tuán)管控信息化建設(shè)。同時(shí)滿足集團(tuán)和下級(jí)企業(yè)的管控和精細(xì)化管理需求。并與集團(tuán)的現(xiàn)有系統(tǒng)對(duì)接，形成真正意義上的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化效果，進(jìn)而支撐集團(tuán)的長期發(fā)展。

在費(fèi)控系統(tǒng)部署階段，企業(yè)首先要根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)部署，按照 “滿足企業(yè)管理需要、打造自主研發(fā)品牌”的思路，和“數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、信息集成共享”的原則，迅速啟動(dòng)，成立研發(fā)團(tuán)隊(duì)，確立了“財(cái)務(wù)信息化建設(shè)服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、助推財(cái)務(wù)管理變革、提升價(jià)值創(chuàng)造能力”的目標(biāo)，分析論證定位功能，量體裁衣研制方案，咬定目標(biāo)強(qiáng)力推進(jìn)，全面開發(fā)以全面預(yù)算管理為主線，以“六大目標(biāo)”、“十大系統(tǒng)”為核心的財(cái)務(wù)管理綜合信息系統(tǒng)，基本完成了法人一套賬，外部賬表一體化，新簽合同額預(yù)算、收入預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算與費(fèi)用管控等系統(tǒng)建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)了信息采集格式化、業(yè)務(wù)處理程序化、系統(tǒng)集成模塊化、流程控制標(biāo)準(zhǔn)化，為創(chuàng)新財(cái)務(wù)集中管控模式，提升企業(yè)綜合管理水平和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量提供了強(qiáng)大支持。

然而，該公司當(dāng)前的費(fèi)用報(bào)銷流程還通過手工狀態(tài)處理，還存在紙質(zhì)單據(jù)和手工流轉(zhuǎn)的低效率問題、后續(xù)財(cái)務(wù)核算處理及執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)工作量較大的問題、缺少預(yù)算對(duì)實(shí)際費(fèi)用支出的控制等問題的弊端越來越凸顯。因此，通過實(shí)施“費(fèi)用管理系統(tǒng)”項(xiàng)目，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部費(fèi)用進(jìn)行“申請(qǐng)-報(bào)銷-制證”一體化管理，統(tǒng)一并規(guī)范費(fèi)用申報(bào)流程，規(guī)避預(yù)算失控的風(fēng)險(xiǎn)，建立完善統(tǒng)一的費(fèi)用管控平臺(tái)。

全面的費(fèi)控管理

鑒于該集團(tuán)現(xiàn)有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，為了增強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部管控力度，優(yōu)化管理費(fèi)用管理流程，提高決策支持能力，借助信息化手段，建立了以費(fèi)用預(yù)算為主線，以費(fèi)用申請(qǐng)、借款、報(bào)銷、支付等業(yè)務(wù)為監(jiān)控點(diǎn)，以全過程管理為核心的費(fèi)用管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)功能架構(gòu)

按照全面預(yù)算管理目標(biāo)，完成了新簽合同額、收入、成本、費(fèi)用預(yù)算與費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用。在成本預(yù)算方面，植入并完善原有責(zé)任成本管理預(yù)算系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了指標(biāo)計(jì)算公式化、操作方法程序化、預(yù)算編制信息化和現(xiàn)場(chǎng)系數(shù)調(diào)整、過程動(dòng)態(tài)調(diào)整。在費(fèi)用預(yù)算方面，將預(yù)算編制、匯總、分解、控制、分析與費(fèi)用報(bào)銷及核算系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用管控、集中核算系統(tǒng)整合和憑證自動(dòng)生成、費(fèi)用控制落地。

1、預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理包含組織機(jī)構(gòu)、部門、預(yù)算科目、項(xiàng)目、供應(yīng)商等，結(jié)合電氣化局的預(yù)算管理制度，在系統(tǒng)中形成完整的預(yù)算體系。

2、預(yù)算編制

預(yù)算編制模塊提供了預(yù)算下達(dá)、預(yù)算分解、預(yù)算上報(bào)、預(yù)算匯總、匯總平衡、多數(shù)據(jù)版本等主要功能。

3、預(yù)算控制

預(yù)算控制包括動(dòng)支申請(qǐng)、借支、報(bào)銷三個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）費(fèi)用發(fā)生之前需要在系統(tǒng)中進(jìn)行動(dòng)支申請(qǐng)，申請(qǐng)額度必須在可用預(yù)算額度之內(nèi)，動(dòng)支申請(qǐng)信息填寫完成后，通過審批流程提交給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。主要包括出差費(fèi)用申請(qǐng)單、招待費(fèi)用申請(qǐng)單、會(huì)議費(fèi)用申請(qǐng)單、車輛使用費(fèi)申請(qǐng)單、培訓(xùn)申請(qǐng)單、通用事項(xiàng)申請(qǐng)單六種。

（2）動(dòng)支申請(qǐng)審批完成之后，在申請(qǐng)額度范圍內(nèi)，可以進(jìn)行相應(yīng)款項(xiàng)的借支，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批完成后即可完成借支操作。

（3費(fèi)用發(fā)生完成后，在動(dòng)支申請(qǐng)額度的范圍內(nèi)，在系統(tǒng)中根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行報(bào)銷，如果有借支情況，在報(bào)銷時(shí)同時(shí)進(jìn)行借款核銷。

4、與核算、資金系統(tǒng)接口

（1）與核算接口。與核算接口包括自動(dòng)生成憑證，包括相應(yīng)的輔助信息等。

（2）資金系統(tǒng)接口。與資金系統(tǒng)接口包括將報(bào)銷與借款的相應(yīng)信息傳遞到資金系統(tǒng)進(jìn)行資金支付與支付信息回傳。

5、數(shù)據(jù)分析

通過在系統(tǒng)中建立主題分析模型，并利用數(shù)據(jù)分析工具實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的深度挖掘和有效利用，將企業(yè)的數(shù)據(jù)向運(yùn)營和管理信息轉(zhuǎn)化，將信息向決策知識(shí)轉(zhuǎn)化，從而為領(lǐng)導(dǎo)層制定戰(zhàn)略決策提供有力的信息。本系統(tǒng)分析模塊實(shí)現(xiàn)了以下功能：實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算中心、組織機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目、部門等各個(gè)維度的預(yù)實(shí)對(duì)比分析；實(shí)現(xiàn)了從成本中心、組織機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目、部門等各個(gè)維度的成本承擔(dān)情況分析；實(shí)現(xiàn)周期性執(zhí)行結(jié)果的預(yù)警功能。

費(fèi)控管理系統(tǒng)的成效

按照“以控制資金支付控制成本費(fèi)用”的思路，將成本管理、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模塊與資金管理模塊對(duì)接，覆蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)，強(qiáng)化“四大控制”，實(shí)現(xiàn)了資金支出與成本費(fèi)用管控一體化。將成本費(fèi)用預(yù)算與資金預(yù)算掛鉤，匹配成本費(fèi)用與資金支出預(yù)算細(xì)目，強(qiáng)化以資金預(yù)算控制成本費(fèi)用預(yù)算。按照“申請(qǐng)成本費(fèi)用業(yè)務(wù)事項(xiàng)即占用資金預(yù)算”的原則，將資金預(yù)算嵌入業(yè)務(wù)事前申請(qǐng)流程，強(qiáng)化成本費(fèi)用業(yè)務(wù)事前控制。同時(shí)，將物資、勞務(wù)業(yè)務(wù)植入資金和成本管理模塊，強(qiáng)化物資勞務(wù)成本及資金支付雙重控制。并能夠?qū)⒊杀举M(fèi)用與資金支出掛鉤，成本管理控制環(huán)節(jié)前移至資金支出關(guān)口，嚴(yán)格資金支出審批流程，達(dá)到了通過控制資金支出管控成本費(fèi)用的目的。

費(fèi)控管理信息化的建設(shè)使財(cái)務(wù)集中管控能力進(jìn)一步提升，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化工作程序，并通過統(tǒng)一核算、預(yù)算、報(bào)表科目和成本科目體系，增設(shè)輔助賬和集團(tuán)管理所需的內(nèi)部管理報(bào)表體系，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)集中管控。而且在很大程度上減輕了業(yè)務(wù)工作量，使從事基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)記賬和報(bào)表編制任務(wù)的會(huì)計(jì)人員從繁雜的會(huì)計(jì)日常工作中解脫出來，將工作重心轉(zhuǎn)移到管理會(huì)計(jì)層面，促使財(cái)務(wù)管理由“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變。