茅文湖
(啟東市環(huán)境監(jiān)測站,江蘇啟東226200)
文件控制是保證環(huán)境監(jiān)測部門質量體系持續(xù)有效運行的一個重要要素,而其中的外來文件既是環(huán)境監(jiān)測工作能順利開展的重要依據,又是實驗室資質認定/認可能力確認的準則。要確保外來文件為現行有效版本,防止過期、無效、作廢文件的混用,從而保證環(huán)境監(jiān)測數據的真實、客觀、公正性,在執(zhí)行過程中,必須對這些文件進行嚴格管理。
環(huán)境監(jiān)測部門的外來文件包括兩大類,一類是指與環(huán)境監(jiān)測工作有關的專業(yè)性文件,包括環(huán)境保護法律法規(guī)和技術標準,如監(jiān)測方法標準、環(huán)境質量標準、污染物排放控制標準、監(jiān)測技術規(guī)范等。我國的標準依據《中華人民共和國標準化法》的規(guī)定,按照適用范圍劃分為四種:國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準,而環(huán)境監(jiān)測相關的技術標準主要指前三項,即:國家標準,如《地表水環(huán)境質量標準》 (GB3838-2002);地方標準,如《化學工業(yè)主要水污染物排放標準》 (DB32/939-2006);行業(yè)標準,如《環(huán)境空氣顆粒物(PM10和PM2.5)連續(xù)自動監(jiān)測系統(tǒng)安裝和驗收技術規(guī)范》(HJ 655-2013)等。對于沒有明確的測定規(guī)范的測試工作,行業(yè)內有關科技文獻或權威期刊上發(fā)表的方法也可納入外來文件的范疇。另一類是指與實驗室體系運行有關的通用性文件,它不是局限于某個固定的檢定或校準規(guī)范,而是指導實驗室體系運行的通用基礎標準,如《檢測和校準實驗室能力的通用要求》 (GB/T27025-2008/ISO/IEC17025:2005)、 《數值修約規(guī)則與極限數值的表示和判定》(GB/T 8170-2008)、《量值溯源要求》(CNAS-CL06:2011)等。
一是不能確保外來文件的齊備性。環(huán)境監(jiān)測部門不但負責對轄區(qū)內水、氣、聲、土壤等各種環(huán)境要素進行監(jiān)測,還須負責污染源常規(guī)監(jiān)測、污染事故應急監(jiān)測、污染事故仲裁監(jiān)測等,各項工作所依據的外來文件范疇廣、種類多,因而常常會出現受控的外來文件涵蓋不全,不能做到全要素、全過程覆蓋的現象。
二是不能確保外來文件的及時更新。隨著近幾年環(huán)境保護壓力的不斷增大,環(huán)境監(jiān)管的要求也隨之逐步提高,相應的各種環(huán)保法律法規(guī)以及環(huán)境質量標準、污染物排放標準等標準文件也在不斷地修訂完善,推陳出新。而監(jiān)測人員往往偏重于監(jiān)測數據的準確、可靠,卻忽略了監(jiān)測依據的有效、合法,不去跟蹤標準版本的變化,從而直接影響到監(jiān)測結果的有效性,導致監(jiān)測部門處于非常不利的境地。
三是外來文件不能做到方便易獲取。要確保環(huán)境監(jiān)測體系運作良好,相應文件的受控版本應放至對體系有效運作起重要作用的所有場所,以便于工作人員隨時參詳。而人們常常顧及了固定場所比如分析實驗室的外來文件發(fā)放,卻忽略了現場檢測等流動場所的外來文件管理工作。
四是外來文件新舊版本的混用。外來文件的管理過程是一個動態(tài)的過程,需要在日常工作中經常性地以新?lián)Q舊。但在日常工作中,人們在發(fā)放新文件的時候有時會忘了收回失效文件,導致這些無效文件的繼續(xù)使用,嚴重時甚至釀成技術質量事故。
為了更好地解決外來文件管理中出現的問題,確保環(huán)境監(jiān)測體系運行所依據的外來文件始終是現行有效版本,在平時文件管理工作中應注意把被動管理變?yōu)橹鲃庸芾?,把靜態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理[1]。
查找、選擇與環(huán)境監(jiān)測部門工作性質相適應、相匹配的文件,這就是外來文件的識別過程。這需要監(jiān)測部門暢通信息來源渠道,確保在最短的時間內獲取最新的信息。主要可通過以下途徑:一是委托國家、部門或地方的標準情報部門定期提供相關產品標準的發(fā)布、更新信息[2],從中選取自己所需要的標準;二是訂購每年由國家標準化管理委員會編制、中國標準出版社出版的《中華人民共和國國家標準目錄及信息總匯》,全面檢索相關標準的出臺、更新替換情況;三是定期到環(huán)境保護部網站及國家標準情報部門網站上檢索標準更新情況。
有效的標準文件必須購置由標準化管理部門正式批準并公開發(fā)布的文本,而不是網站下載打印的版本,或者是購買一些“合訂本”,因為這些版本往往摘錄了部分章節(jié)而不是全部,或者由于影印差錯,使得標準文件的有效性得不到保障。
購置的外來文件應納入實驗室質量體系文件控制的管理[2],根據質量體系中受控文件的編號規(guī)則進行編號,在文件上加蓋“受控”印章后,及時發(fā)送到相關人員手中或放至相關場所,同時填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,詳細記錄領取人、領取時間等。對所有現行有效的外來文件編制“外來文件清單”予以登記,并及時更新。
對于被替代的舊版本文件,需及時回收,并填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,詳細記錄回收人、回收時間等。對于沒有保留價值的文件,按照實驗室的相關規(guī)定辦理銷毀手續(xù);對于因工作參考等原因確需保留的文件,需在封面上加蓋“作廢”印章,以對文件的狀態(tài)進行明顯標識,防止錯用過期文件[2]。
環(huán)境監(jiān)測部門的外來文件管理是一個動態(tài)的、全過程管理的工作。加強外來文件的管理,確保體系運行過程中所有的外來文件處于現行有效狀態(tài),才能保證環(huán)境監(jiān)測工作的客觀、公正、科學、準確。
[1]龍敏.淺談質量體系中外來文件的受控與管理[J].中國計量,2003,(4):27.
[2]閆道廣,李莉,高川.計量實驗室外來文件的管理與控制[J].計量管理,2009,(4):48-50.