張 紅

（河北水務(wù)集團(tuán)，石家莊050011）

1 檔案管理概況

南水北調(diào)中線配套工程檔案是工程建設(shè)和管理的重要組成部分，是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是衡量和檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)。南水北調(diào)中線配套工程完工后，工程檔案在運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建等收集和整理工作中擔(dān)負(fù)著重要作用。

2 配套工程檔案管理

廊涿干渠、石津干渠市區(qū)段工程建設(shè)已接近完工，保滄干渠、邢清干渠陸續(xù)開(kāi)工建設(shè)，工程建設(shè)任務(wù)繁重，工程資料內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及面廣，隨著工程建設(shè)進(jìn)展，工程檔案數(shù)量日益增多。

2.1 檔案管理制度化

檔案管理納入工程建設(shè)計(jì)劃，管理程序和合同管理，建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確相關(guān)部門(mén)和人員崗位職責(zé)，保障工程檔案管理有序進(jìn)行。

2.2 項(xiàng)目法人化

項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)檔案管理工作范圍，負(fù)責(zé)工程檔案的審核、接收、保管和利用。工程檔案資料執(zhí)行安全、保密管理制度。

2.3 檔案與工程建設(shè)同步化

在工程質(zhì)量評(píng)定和驗(yàn)收時(shí),檔案達(dá)不到規(guī)定要求的工程項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收；未按檔案管理要求完成工程項(xiàng)目歸檔任務(wù)或檔案質(zhì)量不合格的項(xiàng)目，不予返回工程質(zhì)量保證金。

2.4 檔案驗(yàn)收嚴(yán)格化

凡是檔案內(nèi)容、質(zhì)量和歸檔達(dá)不到要求的工程項(xiàng)目，不能通過(guò)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，未通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的工程不能進(jìn)行完工驗(yàn)收。

3 按照工程資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)立卷

根據(jù)南水北調(diào)中線配套工程項(xiàng)目可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收等各個(gè)階段分類組卷。

組卷時(shí)根據(jù)工程建設(shè)特點(diǎn)，結(jié)合工程項(xiàng)目單元的劃分，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷的成套性、系統(tǒng)性。

卷內(nèi)文件材料排列按照文件的重要程度或時(shí)間排列；批復(fù)、正件、復(fù)印件在前，請(qǐng)示、附件、原件在后；杜絕鉛筆、圓珠筆等字跡文件。文件材料統(tǒng)一為A4紙大小。

卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)碼位置一致；不裝訂的圖紙，必須逐件編號(hào)。

案卷內(nèi)備考表必須附本卷情況說(shuō)明，說(shuō)明本案卷具體數(shù)量、修該、補(bǔ)充狀況，對(duì)紙張重量和尺寸有具體規(guī)定。

卷內(nèi)目錄題名照實(shí)招錄；案卷目錄題名要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確解釋卷內(nèi)文件內(nèi)容，包括工程項(xiàng)目名稱、階段、部位、結(jié)構(gòu)名稱及文件類型。案卷目錄和卷內(nèi)目錄分別是電子文件和紙質(zhì)文件兩種形式，電子文檔作為檔案軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)。

案卷皮采用220g單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制，文件裝訂順序依次為卷皮—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表—卷皮，采用三點(diǎn)一線的裝訂方法。案卷皮、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表格式按照統(tǒng)一規(guī)定的模板形式。

圖紙按照A4幅面大小折疊，裝訂的圖冊(cè)執(zhí)行GB/T10609.3—1989《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》。聲像資料刻制光盤(pán)，照片印制成標(biāo)準(zhǔn)20cm，并附說(shuō)明，裝訂于國(guó)家檔案局指定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊(cè)內(nèi)。紙質(zhì)文檔的電子文檔同時(shí)一并收集整理。

4 檔案類別和保管期限

工程檔案類別主要包括工程建設(shè)前期與建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、機(jī)電設(shè)備材料文件、安全監(jiān)測(cè)文件、財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理文件、科研項(xiàng)目文件,運(yùn)行、試運(yùn)行及完工驗(yàn)收文件。保管期限分為永久和長(zhǎng)期。

5 工程檔案軟件管理

科技檔案管理軟件，檔案資料錄入微機(jī)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，是管理和應(yīng)運(yùn)南水北調(diào)中線配套工程檔案的必要手段。

將配套工程的各個(gè)干渠進(jìn)行科學(xué)、合理分類，編制檔號(hào)；根據(jù)現(xiàn)有工程項(xiàng)目，檔號(hào)分為四級(jí)，以【項(xiàng)目號(hào)】-【二級(jí)項(xiàng)目號(hào)】-【三級(jí)項(xiàng)目號(hào)】-【案卷號(hào)】形式體現(xiàn)。

6 檔案人員培訓(xùn)

項(xiàng)目開(kāi)工前，聘請(qǐng)專家對(duì)各標(biāo)段施工單位、監(jiān)理單位，建設(shè)管理委托單位的技術(shù)人員、資料管理人員進(jìn)行專題培訓(xùn)。

工程建設(shè)過(guò)程中以抽查帶培訓(xùn)的方式，重復(fù)對(duì)各個(gè)項(xiàng)目，各標(biāo)段施工單位的檔案收集整理進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，責(zé)令按期進(jìn)行整改。

7 檔案設(shè)備

項(xiàng)目法人設(shè)有專人負(fù)責(zé)工程檔案管理，建立了工程檔案庫(kù)房，配置了檔案裝具、微機(jī)、打印機(jī)、消防器具。

8 檔案工作的科技化現(xiàn)代化管理手段

8.1 建立健全管理制度

建立健全檔案管理工作制度和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任制，配足檔案管理人員，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。

8.2 完善檔案管理辦法

石津干渠分段多，實(shí)施分段施工，穿越鐵路、公路的工程眾多，建設(shè)進(jìn)程、建設(shè)工期、建設(shè)管理體制不同。針對(duì)此情況，進(jìn)一步修正、補(bǔ)充原有檔案管理辦法。

8.3 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)

工程建設(shè)初期，項(xiàng)目法人單位應(yīng)及時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目委托單位的檔案管理專職人員，施工和監(jiān)理單位技術(shù)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)監(jiān)理單位檔案專職人員。監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，對(duì)施工期各施工單位進(jìn)行有效檢查和督促，有利于提高各個(gè)施工單位工程檔案管理水平，提高工作效率。

8.4 建立檔案管理示范點(diǎn)

針對(duì)南水北調(diào)中線配套工程跨越不同設(shè)區(qū)市、施工標(biāo)段多的特點(diǎn)，依托工程項(xiàng)目的劃分情況，采取對(duì)每個(gè)工程項(xiàng)目委托單位建立1～2個(gè)檔案管理示范點(diǎn)。挑選1～2個(gè)檔案資料收集、整理齊全，組卷規(guī)范的單位，作為樣板，以便各施工單位相互學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平和管理質(zhì)量。

8.5 檢查和整改有側(cè)重面

工程項(xiàng)目劃分申報(bào)和審批文件，建筑原材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單及試驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量檢驗(yàn)材料、各階段工程質(zhì)量評(píng)定材料，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，質(zhì)量缺陷報(bào)告，設(shè)計(jì)變更材料，施工圖、竣工圖編制說(shuō)明，反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過(guò)程中重要階段或事件的聲像材料等，進(jìn)行重點(diǎn)檢查，通報(bào)責(zé)令限期整改。

8.6 穿越鐵路、公路、油田工程的檔案管理

對(duì)于穿越鐵路、公路、油田等工程檔案，需要區(qū)別對(duì)待。穿越工程雖涉及各個(gè)配套干渠，但有可能先于干渠工程建設(shè)完成。例如，南水北調(diào)中線配套工程穿京石、石武客運(yùn)專線保護(hù)涵工程，穿越了廊涿干渠、邢清干渠、石津干渠、保滄干渠，并先于保滄干渠、邢清干渠整體工程建設(shè)和驗(yàn)收，在工程檔案管理上，檔號(hào)單獨(dú)編號(hào)，形成一個(gè)獨(dú)立分支，便于今后類似工程檔案管理。

8.7 工程檔案科技化、現(xiàn)代化管理

根據(jù)南水北調(diào)中線配套工程建成后省級(jí)運(yùn)行管理處與各市運(yùn)行管理所的地理分布特點(diǎn)，實(shí)行工程檔案計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理十分必要。注重電子文檔與紙質(zhì)檔案同時(shí)收集、整理歸檔。紙質(zhì)文檔經(jīng)過(guò)掃描、拍照等形式形成電子文檔，配備遠(yuǎn)程共享檔案管理軟件，對(duì)電子文檔進(jìn)行應(yīng)用與管理，有利于工程建成后的運(yùn)行維護(hù)管理。

［1］GB/T11822—2008，科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求［S］.

［2］GB/T10609.3—1989，技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法［S］.

［3］南水北調(diào)中線干線工程建設(shè)管理局.南水北調(diào)中線干線工程檔案工作手冊(cè)［K］.北京：中國(guó)水利水電出版社，2012.

［4］河北省南水北調(diào)工程建設(shè)委員會(huì)辦公室、河北省南水北調(diào)配套工程規(guī)劃［R］.2008.