孫精蘋 徐亦平

(四川大學(xué)公共管理學(xué)院，四川成都，610065)

市政基礎(chǔ)設(shè)施工程(以下簡稱市政工程)，是指城市范圍內(nèi)道路、橋梁、廣場、隧道、公共交通、照明、防洪、排水、供水、供氣、污水處理、垃圾處理處置等工程。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案(以下簡稱市政工程檔案)是指在市政工程中直接形成的，具有查考和利用價值的各種數(shù)據(jù)、圖表、文字、照片等各種載體形式的原始性信息記錄。市政工程檔案是一個城市在城市規(guī)劃、建設(shè)維護(hù)和管理活動中直接形成的原始性信息記錄，并為其提供有效服務(wù)。市政工程檔案對于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工程領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。從長遠(yuǎn)來看，市政工程檔案以它特有的原始性和連續(xù)性，成為了每個城市發(fā)展的縮影。加強(qiáng)市政工程檔案的管理，對于保全城市記憶，服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展，都有著重大的現(xiàn)實意義。

1.強(qiáng)化市政工程檔案科學(xué)分類的重要性

本文所講的市政工程檔案的分類，是指市政工程檔案實體管理的分類，即是根據(jù)市政工程檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的市政工程檔案劃分為不同的類別層次，從而形成一定的從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的市政工程檔案管理體系。

在市政工程檔案管理工作中，分類環(huán)節(jié)至關(guān)重要。第一，對市政工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是市政工程檔案整理工作的核心環(huán)節(jié)，目的是為了建立市政工程檔案件與件的區(qū)別與系統(tǒng)化的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，保持市政工程檔案的整體原貌,便于集中保管。第二，對市政工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是編制檢索工具的基礎(chǔ)。只有在科學(xué)分類基礎(chǔ)上編制的檢索工具，才會具有良好的查全率和查準(zhǔn)率，才能提高市政工程檔案利用的效率。第三，對市政工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是保證市政工程檔案統(tǒng)計工作準(zhǔn)確性的前提條件。只有準(zhǔn)確地對工程檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，才能保證市政工程檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與可行性，提高市政工程檔案統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性。

2.市政工程檔案分類工作中存在的問題

2.1 分類方案的相對穩(wěn)定性有待加強(qiáng)

在檔案從業(yè)人員的待遇問題上，我國各類用人單位長期存在著固定僵化的慣性思維，在一個單位的人力資源構(gòu)成中，將所有檔案人員均定位于基礎(chǔ)操作層面，工資待遇普遍偏低。筆者通過走訪成都市部分建設(shè)業(yè)主單位發(fā)現(xiàn)，檔案管理屬于行政管理部門的職責(zé)，此項工作大多由文秘人員兼任，其薪酬待遇普遍偏低，從而導(dǎo)致檔案工作崗位的人員流動性較大。交接工作含糊、個人技能水平參差不齊等因素，都容易造成檔案工作開展的持續(xù)性低下，其中包括檔案的分類環(huán)節(jié)。檔案分類環(huán)節(jié)的核心是分類方案，市政工程檔案分類方案提供了一個完整的分類體系，使市政工程檔案的歸類能夠條理分明地完成。保持分類方案在較長時期內(nèi)的相對穩(wěn)定性，有利于市政工程檔案全局工作的順利開展。然而檔案工作崗位的人員流動性較大，也就意味著同一單位不同時期的檔案工作人員在自己的認(rèn)知范圍內(nèi)對市政工程檔案的分類方案作出變更和調(diào)整，他們技能水平的參差不齊會嚴(yán)重影響到分類方案的穩(wěn)定。

2.2 缺乏對市政工程檔案內(nèi)容和形成規(guī)律的深入認(rèn)識與分析

對市政工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是管理的必要手段，是整理工作的核心內(nèi)容。但是在市政工程檔案整理的實踐中，檔案工作人員在分類環(huán)節(jié)缺乏對市政工程檔案內(nèi)容性質(zhì)深入的認(rèn)識、分析。在實際工作中常會出現(xiàn)“一項工程，多個施工方，多份施工合同，多個工程名稱”的現(xiàn)象，某些檔案工作人員單純地根據(jù)合同將同一工程的檔案劃分到兩個甚至多個類目中去，這樣人為地打斷了一個工程相互聯(lián)系的各個工作環(huán)節(jié)，降低了檔案的整理水平。

此外，有些市政工程項目會同時出現(xiàn)房屋建設(shè)和市政工程建設(shè)。如農(nóng)貿(mào)市場既有市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又有房屋建設(shè)；又如發(fā)電站、變電站既作為居民小區(qū)的配套設(shè)施而存在，又是市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分。有的檔案工作人員在分類時將該項目一分為二，部分工程歸到市政工程中去，部分工程歸入房屋建筑工程中去，這樣的處理方法不僅破壞了檔案的成套性，還容易造成部分信息的重復(fù)錄入，造成統(tǒng)計的不準(zhǔn)確，同時也會造成檔案查閱的繁瑣。

2.3 注重按項目成套，卻忽視同一項目內(nèi)的詳細(xì)分類

市政工程建設(shè)項目具有施工周期跨度大、承包單位多、涉及專業(yè)廣的特點。以某建設(shè)業(yè)主單位承建的成都市高新區(qū)市政重點工程項目為例，如果不計項目可行性研究、審批、環(huán)境影響評價、方案設(shè)計等前期工作所耗時間，僅從正式開工到竣工驗收，最短的市政工程經(jīng)歷了21天，最長市政工程建設(shè)時間長達(dá)七年之久。通常一項規(guī)模較大的市政工程項目還會分為若干標(biāo)段，每個標(biāo)段會由一個或多個分包單位共同建設(shè)，每個分包單位都各自形成施工技術(shù)文件，這些技術(shù)文件是按各自所屬標(biāo)段分別移交，且每個單位的移交時間不盡相同。

由于建設(shè)業(yè)主單位的歸檔文件積累場地有限，且檔案工作人員都被規(guī)定要在一定時期內(nèi)完成相應(yīng)的工作目標(biāo)，有的檔案工作人員會采取“歸檔一部分，整理一部分”的做法。雖然此種做法還是以項目為依據(jù)對檔案進(jìn)行歸類，在一定程度上滿足了同一市政工程檔案成套性要求，且不同時期分類整理出的檔案都是依據(jù)檔案間的內(nèi)在聯(lián)系、時間進(jìn)行了編號，但縱觀整個市政工程項目檔案的編號，都是雜亂無章的。有時因為移交時間不同，某個市政工程項目的設(shè)計文件移交歸檔時，該項目的竣工檔案已經(jīng)上架多時且未為其預(yù)留檔號。

這種只注重市政工程檔案的成套性，忽視同一項目檔案的內(nèi)部排列順序的分類方法，不僅打亂了市政工程檔案間的相互聯(lián)系，使之不能準(zhǔn)確反映市政工程各個階段的發(fā)展?fàn)顩r，還會在某些緊急情況下，不利于市政工程檔案的利用與保護(hù)。

3.對完善市政工程檔案分類工作的思考

做好市政工程檔案的分類工作，要保持檔案管理崗位人員的穩(wěn)定性；保持分類方案的穩(wěn)定；對尚有爭議的一些類目劃分做人為的規(guī)定時，必須遵循市政工程檔案形成的自然規(guī)律；對處于收集積累階段的檔案進(jìn)行預(yù)分類。

3.1 重視檔案管理崗位與檔案人員的穩(wěn)定性

保持檔案管理崗位的穩(wěn)定性，最主要的是提高檔案工作人員的待遇。對于那些有技術(shù)有能力的檔案工作者，應(yīng)該定位在管理者的位置上。而保持檔案工作者的相對穩(wěn)定，對于其所在工作單位檔案工作的連續(xù)穩(wěn)定運行有著決定性的影響。對于這樣的管理型檔案工作者，提高其待遇水平，從企業(yè)運行的需要上而言是必要的，從企業(yè)人力資源成本構(gòu)成上而言也是可行的。

同時，建設(shè)業(yè)主單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重對檔案工作人員專業(yè)技能水平的培養(yǎng)與提升，定期組織檔案工作人員到當(dāng)?shù)氐某墙n案館進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能水平；組織檔案工作人員深入市政工程施工現(xiàn)場，增加對市政工程項目的具體情況、施工進(jìn)度、文件收集程度等信息的詳細(xì)了解，有利于其對市政工程檔案內(nèi)容性質(zhì)深入認(rèn)識、分析。

3.2 業(yè)主單位的市政工程檔案分類方案應(yīng)保持一段時間的穩(wěn)定性

分類是對市政工程檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的基礎(chǔ)，關(guān)系到市政工程檔案管理工作的全局，如果建設(shè)業(yè)主單位的市政工程檔案分類方案發(fā)生變化，會牽一發(fā)而動全身，有些已上架保存的檔案甚至需要從整理工作開始重新做起。因此，建設(shè)業(yè)主單位檔案部門在制定分類方案時，必須進(jìn)行縝密的研究，全面的考察，盡最大可能使分類方案的類目體系設(shè)計得科學(xué)、合理。同時，要對本單位市政工程檔案的形成發(fā)展趨勢作出科學(xué)的預(yù)測，將近期產(chǎn)生的類目及時反映出來，使市政工程檔案的分類方案具有更長的適用期，以保證市政工程檔案管理秩序的相對穩(wěn)定。最重要的是，建設(shè)業(yè)主單位制定出本單位的檔案分類檔案后，要對其科學(xué)性、適用性進(jìn)行充分論證與完善，并在此基礎(chǔ)上堅定不移地執(zhí)行，盡量減少因人事變動、檔案整理業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)變更等因素影響市政工程檔案分類的質(zhì)量。

3.3 分類方案在遵循市政工程檔案形成規(guī)律的基礎(chǔ)上體現(xiàn)一定的靈活性

市政工程檔案的分類，追求的是對檔案的科學(xué)管理，因此分類應(yīng)該遵循檔案形成的自然規(guī)則，根據(jù)檔案的內(nèi)容劃分不同的類目。對于一些下位類目的內(nèi)容可以劃分到多個上位類目的情況，檔案工作人員要設(shè)定具體的劃分標(biāo)準(zhǔn)。例如，某建設(shè)業(yè)主單位采用“區(qū)域—工程項目”分類法對市政工程檔案進(jìn)行分類時，按照市政工程所在的行政區(qū)域的不同方位劃分了若干個上位類目，但是不同的上位類目下包含有同一個工程，如道路工程:一項規(guī)模較大的道路工程可以橫跨一個行政區(qū)域的多個方位。針對這種情況，檔案工作人員可以人為地規(guī)定以道路的起點所在區(qū)域方位來劃定其類目。對于某些同時跨房屋建筑和市政工程兩個類別的類目，檔案工作人員可將此項工程的全套文件劃分到某一類別，如將農(nóng)貿(mào)市場全套檔案劃分到房屋建筑類別，將發(fā)電站、機(jī)場工程全套檔案歸入市政工程類別。

3.4 對處于積累階段的市政工程檔案進(jìn)行預(yù)分類。

建設(shè)業(yè)主單位剛剛接收的處于積累階段的市政工程檔案，沒有編入管理體系中，仍然是處于無序化管理狀態(tài)。在此階段，檔案工作者要遵循市政工程檔案的形成規(guī)律，對市政工程檔案進(jìn)行預(yù)分類，將其依據(jù)不同的市政工程區(qū)分開來，把互有聯(lián)系的各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來。檔案工作者通過預(yù)分類檢查檔案哪些部分不齊全，哪些部分有待充實，及時通知歸檔單位補(bǔ)充齊全。通過預(yù)分類，檔案工作者還可以掌握每一個市政工程項目的積累情況，對于那些成套性較好的市政工程檔案，檔案工作者可以著手下一步整理工作，反之則繼續(xù)積累。

4.結(jié)語

市政工程檔案的分類工作，既是一項嚴(yán)密的思維活動，又是一項對市政工程檔案管理活動產(chǎn)生深刻影響的業(yè)務(wù)實踐活動。分類是否科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)與完善，直接影響著市政檔案庫藏內(nèi)容的組織、檢索與利用、統(tǒng)計、編研等工作的質(zhì)量和效益。做好市政工程檔案的分類工作，不僅需要正確運用檔案學(xué)的基本原理，還需要檔案工作者結(jié)合本單位的工作實際，注重工作人員技能水平的培養(yǎng)與提高，在對分類方案進(jìn)行充分的專業(yè)論證后維持其穩(wěn)定性，以遵循市政工程檔案形成規(guī)律為基礎(chǔ)體現(xiàn)一定的靈活性，進(jìn)一步探討與完善市政工程檔案的相關(guān)問題。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)(第三版)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社，2009年:177-180。

[2]建設(shè)部文件[2002](221)號，《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》。

[3]曾文芳.市政工程檔案管理工作的研究[J].蕪湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006(04):120。