嚴曉蕾︵無錫市北塘區(qū)檔案局，江蘇無錫，214044︶

重大項目工程檔案是項目建設及其管理活動的真實歷史記錄，是對重大項目進行建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理、審計、管理、驗收以及維護、改造的重要依據(jù)。它既要保證建設項目基建檔案的成套性，又要保證單項工程的成套性，所以，整理項目檔案是一個系統(tǒng)而又全面的工程。隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和技術的不斷改進，我區(qū)加強了項目建設和技術改造，眾多新建、續(xù)建、改擴建的工程項目應運而生?？陀^認識和研究項目檔案工作的現(xiàn)狀，并在此基礎上采取必要的對策，對于推動此項工作的深入開展，使檔案工作更好地為重大項目的建設與發(fā)展服務，成為擺在每個建設單位面前亟待解決的一個重要課題。

一、重大項目檔案管理工作存在的問題

1.基層管理人員檔案意識淡薄

根據(jù)《檔案法》《國家重大項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《無錫市檔案管理條例》的有關規(guī)定，項目檔案的完整齊全是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個工程建設項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案對整個工程項目的竣工驗收具有決定性意義。去年，無錫市檔案局聯(lián)合市發(fā)改委，對我區(qū)的一些重大項目檔案管理進行了專項檢查，并提出了針對性的意見。目前，我區(qū)每年都會開展多項重大項目工程建設，相關單位的領導對此項工作也比較重視。但是，對于項目建設管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到足夠的重視，“重施工、輕管理”在項目工程業(yè)內(nèi)普遍存在，平時只注重趕進度、抓質(zhì)量、保安全等常規(guī)工作，而忽視了項目建設過程中檔案資料的管理。項目檔案是一項來源多元化的檔案，由于施工中標單位普遍存在分包現(xiàn)象，而具體施工單位也沒有注意施工過程中文件、圖紙、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，而是到工程施工的結(jié)束階段，才突擊搞竣工資料。因此，基層施工單位對項目檔案移交方面的不重視，導致移交給檔案管理部門的檔案經(jīng)常出現(xiàn)不完整、不規(guī)范、不及時的問題，使檔案資料的真實性大打折扣。

2.工程項目手續(xù)不全

重大項目工程建設是事關全區(qū)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的大事，為此得到了區(qū)委、區(qū)政府的高度重視。由于我區(qū)重大項目建設時間緊、任務重，為確保利益最大化，一些工程項目基本上都是先開工建設，而后再補充審批手續(xù)等事宜。這樣，工程項目的前期開工手續(xù)進度大大地提高，同樣也有力地保證了工程項目的竣工時間。但是，由于工程項目沒有按照正常程序報批，而是采取一些超常規(guī)方式完成的，確實存在很多問題和不足，在項目檔案方面尤為明顯。所以，這種“先上車，后補票”的行為不僅給后期項目檔案的歸檔和整理帶來了不少的麻煩，同樣給后期辦理各類權證也帶來了諸多的不便。

3.檔案資料收集不齊

項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建等有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響整個建設項目的后期管理，甚至會造成負面影響。因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。在施工過程中，一些工程項目與原先的設計有所變動，有的只是現(xiàn)場在原有圖紙上臨時調(diào)整，并未形成正式修改稿，有的則是一而再再而三的重復變動修改，最終只形成了一張定稿。一般來說，重大項目工程檔案中不管是文件資料還是工程圖紙等，都必須要一式多份，保證各個主管單位都有據(jù)可查，這就要求基層檔案人員必須要有較高的檔案意識，不錯過任何一個細節(jié)。所以工程越龐大，施工單位移交過來的材料就越缺乏，通常只移交了一些主體材料，而與各分包單位橫向聯(lián)系的材料就悄悄流失了，這也加大了后期項目檔案收集、整理的難度。

二、加強重大項目檔案管理工作的對策

1.加大政策宣傳力度，強化法律法規(guī)學習，提高全員檔案意識

針對目前項目檔案管理工作中存在的一些重視程度不夠，部分重大項目工程建設重心偏移等問題，我區(qū)應加強宣傳貫徹《檔案法》《國家重大項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《無錫市檔案管理條例》等法律法規(guī)，堅持依法管理重大項目工程檔案工作，使相關領導及責任人認識到管理和保護檔案是重大項目建設和管理的客觀需要，也是國家法律法規(guī)的規(guī)定要求。只有從源頭抓起，把項目檔案管理工作納入并同步于工程管理的各個環(huán)節(jié)，才能保證此項工作的順利進行。

2.從源頭出發(fā)，狠抓收集工作。

各建設單位對工程檔案的收集應該具備超前意識，制定相關的收集計劃，并落實到每一位檔案網(wǎng)絡人員。根據(jù)工程項目的實際情況，分門別類列出應收集的材料清單，分發(fā)給各責任人，做到項目檔案的收集有計劃、有檢查、有監(jiān)督。項目工程的檔案網(wǎng)絡人員要增強責任意識，積極主動，做好材料的平時積累、整理。

3.建立健全各項制度，加強內(nèi)部管理

為保證項目檔案管理工作良好有序地開展，各建設單位和項目主管部門必須制定統(tǒng)一完善的規(guī)章制度，如資料、圖紙的歸檔制度、借閱制度、保管制度等，必要時可以建立相應的獎懲制度，有效促進從施工單位到管理部門人人都遵守執(zhí)行，防止出現(xiàn)一些施工時不積極、不收集，到工程竣工驗收時才臨時突擊、檔案管理混亂的現(xiàn)象，確保項目檔案的成套性、完整性、系統(tǒng)性。

4.加強業(yè)務素質(zhì)培訓，建立管理網(wǎng)絡

根據(jù)現(xiàn)有項目檔案工作人員的現(xiàn)狀，我區(qū)應繼續(xù)加大培訓力度，特別是要針對目前重大項目工程檔案中存在的問題，定期進行有針對性的培訓，相關人員持證上崗，并相對保持資料管理人員的穩(wěn)定性。各項目建設單位也可以單獨舉辦業(yè)務培訓，擴大培訓面，提高所有專兼職檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。并建立項目檔案管理網(wǎng)絡，明確責任到人，確保工程竣工后檔案資料完整、準確、及時、真實地歸檔。

5.加強監(jiān)督指導，加大執(zhí)法力度。

在堅持依法管理的要求下，我區(qū)應采取必要措施加強對重大項目檔案管理工作的監(jiān)督指導，做到長效管理。進一步完善重大項目檔案業(yè)務規(guī)范建設，用科學適用的業(yè)務規(guī)范來指導項目檔案業(yè)務建設；加大執(zhí)法力度，定期不定期開展重大項目檔案管理的執(zhí)法檢查，保證項目檔案的正常進行。

加強重大項目檔案管理工作，是一項艱巨且長期的任務。隨著我區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，新的歷史時期對工程建設提出更高的要求，這就更能體現(xiàn)出項目檔案管理的重要性。檔案管理人員必須不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強項目檔案的現(xiàn)代化管理水平，以適應新形勢下工程建設的快速發(fā)展，推動重大項目檔案管理提高到新的水平。