王鳳英 王 敏 劉喜琴 王亞絨

(西安建筑科技大學 華清學院，陜西 西安710043 )

學籍管理是高校管理工作的重要組成部分，學籍管理的好壞直接影響到學校的教學秩序，它不僅是學校管理水平的窗口，對提高學校辦學水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量也有著重要的意義。對成人高等教育學籍管理的改進與完善，就是對學校管理能力的提升，各高校應采取各類積極有效的方式，加強管理制度的建立，加強對管理人員管理能力的培養(yǎng)，切實促進管理水平的提高，使成人高等教育健康發(fā)展。

1 成人高等教育學籍管理特點

1.1 復雜性

1.1.1 由于成人學生大多數(shù)為在職人員，工學矛盾突出，學習時間不穩(wěn)定，遇上工作調(diào)動、家庭個人原因等問題，經(jīng)常會出現(xiàn)補考、降級、休學或轉(zhuǎn)學等一系列學籍異動，給學籍管理工作增加難度。

1.1.2 與普通高校學生不同，成人學生有不少是進修生，屬于“無籍”學生。他們有的在校期間可以考到學籍，有的則畢業(yè)后依舊沒有學籍，這部分學生的成績、檔案管理，依舊歸入學籍管理工作中，并且需要管理人員投入更多的時間和精力。

1.1.3 函授生大多數(shù)在函授站點或者校外分院學習，管理這部分學生的函授站或分院的管理人員素質(zhì)無法保證，人員流動性大，與校本部的學籍管理工作脫節(jié)，例如函授站點成績報送不及時，學生信息核對不仔細，畢業(yè)證照片不及時采集等問題。

1.1.4 歷史遺留問題多。 自從在教育部網(wǎng)上注冊學歷后，學生可以通過學信網(wǎng)查詢學籍學歷，然而很多早期畢業(yè)的學生卻無法正常瀏覽本人的學歷信息。盡管后期各個學校組織了關于1991～2000 年畢業(yè)生畢業(yè)信息的“十年回登”的工作，但由于一些學校合并，撤銷，搬遷等歷史原因，還有一些學校檔案保管不妥善、管理人員流動或是當年條件技術差等自身原因，導致依舊有一部分學生的學歷信息沒有上網(wǎng)，或者上網(wǎng)信息錯誤，給學生和學校都造成了很大的影響。目前，專升本學歷清查、復查和學歷認證成為學籍管理的工作常態(tài)，時間跨度大，管理過程長，成為成人教育學籍管理的重要標志。

1.2 穩(wěn)定性

學籍管理工作是一項嚴謹?shù)摹⒃瓌t性強的并且十分繁雜的一項工作， 它的工作內(nèi)容從新生入學注冊開始一直到畢業(yè)生學歷注冊結(jié)束，是成人教育管理工作的核心。學籍管理工作需要學籍管理人員實際在崗操作，尤其是對學籍管理流程的熟悉運用，需要常年的經(jīng)驗積累和不斷的學習總結(jié)。 管理人員必須增強學籍管理中的服務意識，利用現(xiàn)代化管理手段，保證學籍管理水平，提高管理能力和服務質(zhì)量。培養(yǎng)一個成熟的學籍管理人員，一到兩年是無法完成的，所以，一個穩(wěn)定的組織管理機構(gòu)和一支有責任、有能力、有恒心的學籍管理隊伍是要逐步建立的，穩(wěn)定性就顯得尤為重要。

1.3 易被忽略性

1.3.1 領導對成人教育學籍管理不夠重視

普通高校中的成人教育相對于普通教育來說，校內(nèi)學生只占了很少一部分，大多數(shù)學生都在函授站或是校外分院學習，部分領導看到在校生人數(shù)少，就認為工作量減少，相應配備的管理人員也減少，甚至有些學籍管理人員是兼職工作，這極大地影響了學籍管理工作的有序化進程。

1.3.2 學校對成人學籍管理人員綜合素質(zhì)沒有統(tǒng)一要求

學籍管理工作量大，責任重大，對學籍管理工作人員的業(yè)務能力有很高的要求，然而很多管理人員沒有經(jīng)過崗位培訓，他們對學籍管理軟件也不熟悉，很多情況下只能靠自己的經(jīng)驗和摸索來工作。 管理人員結(jié)構(gòu)普遍定位不準確，有些學校認為只要有責任心的人都可以進行學籍管理工作，這個想法是有誤區(qū)的。 學籍管理已經(jīng)邁入數(shù)字信息化時代，有些流程可以做到無紙化工作，純粹是數(shù)字與信息的交流，傳統(tǒng)的工作方式和守舊的操作模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化管理，所以要求有專門人才負責學籍管理工作。

1.3.3 學校很少為成人學籍管理提供現(xiàn)代化管理軟件

普通高等院校幾乎都有自己的教務學籍軟件，但很少為成人學籍管理制定相配套的軟件。 目前，很多學校在學籍管理工作中依舊采用手工操作， 只有小部分工作使用office 軟件和一些簡單編程的軟件進行管理，致使管理工作中各個環(huán)節(jié)需要運用大量不同的軟件，工作效率低下，并且容易出錯。有些學校雖然運用了教務學籍管理系統(tǒng)，但由于采用的是普通高等院校的模式，或是采集數(shù)據(jù)分析需求不足，導致系統(tǒng)功能不夠完善，只能處理一些簡單的學生信息導入導出，成績單打印等工作，對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計，學籍信息校驗，或是學籍異動等工作無法勝任，不能有效的服務學籍管理工作。

2 規(guī)范成人高等教育學籍管理的方法

2.1 規(guī)范成人高等教育學籍管理制度

2.1.1 成人高等教育學籍管理制度必須有法可依，有據(jù)可循?，F(xiàn)階段，我國成人高等教育管理制度根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國高等教育法》制定，并沒有自己的《成人教育法》。 因而，成人教育學籍管理具體工作依據(jù)《教育部關于印發(fā)＜高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定＞的通知》（教學[2001]4 號）；《關于印發(fā)＜高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定＞實施細則的通知》（教學司[2001]80 號）；《關于貫徹落實＜普通高等學校學生管理規(guī)定＞有關工作的通知》（[2005]22 號）；《教育部關于印發(fā)＜普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法＞的通知》（教學[2007]3 號）；《教育部高校學生司＜關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知＞》（教學司[2010]8 號）等文件。

迫切希望有關部門盡快出臺成人高等教育相關法律，完善成人高等教育管理制度。

2.1.2 學校自己制定的成人高等教育學籍管理制度除了依據(jù)以上所有管理規(guī)定和教育部印發(fā)的文件之外，還要遵循各省上級主管部門下發(fā)的各項學籍管理規(guī)定，唯有遵守各項守則和規(guī)定，學籍管理工作才能做到有法可依，有章可循，各項工作才能更加規(guī)范，有序。

此外，學校的管理制度還應充分體現(xiàn)“以生為本”的原則，實現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變，增強學籍管理中的靈活性與開放性。 制度的制定要以學生利益為出發(fā)點，為學生創(chuàng)造一個良好的學習育人環(huán)境，使其充分發(fā)揮學習能動性和創(chuàng)造性，同時兼顧公平。

2.1.3 規(guī)范函授站點以及校外分院的學籍管理制度，推動學籍管理上行下效，使主辦院校與校外函授站站點分院進行無縫對接，順利開展工作，主要通過以下方式來發(fā)揮作用∶

1）政策法規(guī)培訓。對校外函授站點和分院的學籍管理人員進行業(yè)務培訓，學習各種學籍管理規(guī)章制度，通過定期舉辦函授站長會議和學籍教務交流會議，分享和傳達上級部門的精神要求。業(yè)務能力培訓。通過培訓的管理人員能夠熟悉學籍管理的各項工作，明確各項工作的主要目的和意義， 知道在什么階段應該配合主辦院校的哪些工作，確保今后在工作中能夠順利的、準確的、積極地完成各項學籍管理任務。

2）加強對校外函授站點和分院的學籍管理力度。由于函授站距離主辦院校較遠，不可能做到實時監(jiān)控事事把關，所以，要求站點管理人員嚴格按照學籍管理制度進行學籍管理工作，好的制度需要好的執(zhí)行力，把制度落到實處是每個管理人員必須要遵守的原則。

2.2 加強學籍管理人員隊伍建設

2.2.1 設立專門的學籍管理人員，建立合理的管理人員結(jié)構(gòu)。 學籍管理工作具有很強的政策性和技術性，學籍管理工作人員的挑選必須慎重。 管理人員是學籍管理的具體執(zhí)行人和負責人，管理人員的綜合素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，因而，管理人員上崗前一定要經(jīng)過嚴格的培訓，達標后才能進行具體工作。 各個高校要重視對學籍管理人員的選拔，挑選責任心強、細心、有毅力和有較強的計算機能力的人員，允許其在學籍管理崗位上工作。

2.2.2 定期對學籍管理人員進行崗位培訓和考核

1）政策法規(guī)和業(yè)務能力培訓。每年各省教育廳開學籍管理業(yè)務培訓會議，旨在提高學籍管理人員的業(yè)務素質(zhì)和傳達文件精神。 與會人員均是各個高校的學籍管理一線工作人員，他們通過培訓會議，提升業(yè)務技能，提高專業(yè)素養(yǎng)，不僅能夠了解到新的政策變動，還能夠借此交流研討，與其他各高校學籍管理人員加強學習聯(lián)系，共同研究和探討在工作中遇到的問題以及解決方法。 會議結(jié)束后，與會人員回到各高校，將會議精神傳達給其他管理人員，以促進共同進步。

2）建立健全學籍管理崗位考核制度。 學籍管理并不是一成不變，它也是與時俱進的，也是需要我們不斷學習和研究的。 建立科學有效規(guī)范的崗位考核激勵機制，可以激發(fā)學籍管理人員的工作熱情，可以最大限度的發(fā)揮學籍管理人員的主觀能動性，可以促進學籍管理人員的求知欲望。 同時，通過考核，去蕪存菁，把不合格的人員調(diào)離學籍管理崗位，合理配置管理人員結(jié)構(gòu)。

3）加強理論內(nèi)涵建設。學籍管理工作任務重，難度大，管理人員如果只注重相對具體的實際操作， 就會陷入因循守舊缺乏創(chuàng)新的泥沼里，加強學籍管理理論內(nèi)涵建設，通過對學籍管理學術研究以及調(diào)研，借鑒先進的管理經(jīng)驗和科學的管理模式，增強業(yè)務能力，就能更好地進行學籍管理工作。學籍管理人員的業(yè)務能力不僅體現(xiàn)在平時的工作能力上，也體現(xiàn)在理論水平和理論高度上?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020 年）中指出，各高校應提升科學研究水平，充分發(fā)揮高校在國家創(chuàng)新體系中的重要作用。學籍管理人員的研究成果和管理相結(jié)合，以研究成果促進管理進步，以實際管理驗證踐研究成果，用有價值的研究來推動現(xiàn)實管理工作，用具體管理工作來檢驗研究成果，促進研究和工作的有效結(jié)合。

3 規(guī)范學籍管理中各項流程管理

學籍管理中的流程管理，是學籍管理的基礎，貫穿于整個學籍管理過程。 根據(jù)成人教育學籍管理規(guī)章制度以及管理文件，制定學籍管理工作的流程，讓學籍管理工作人員清楚明白的知曉什么時間要做什么怎么做。

3.1 新生入學學籍注冊

3.1.1 新生學籍注冊，即各省級招辦按照國家有關招生規(guī)定核準并公布的年度招生計劃對高等學校擬錄取的考生予以核準備案并辦理錄取手續(xù)，將各高等學校在本地的招生錄取數(shù)據(jù)信息報教育部，教育部對所報錄取數(shù)據(jù)信息匯總審核后通過中國高等教育學生信息網(wǎng)分發(fā)至省級教育行政部門，供高等學校核對。 新生數(shù)據(jù)核對工作是學籍工作的首要任務。 數(shù)據(jù)庫里的信息一旦有誤，會直接影響學生畢業(yè)證的注冊，即便學生順利拿到畢業(yè)證，數(shù)據(jù)已經(jīng)電子注冊，會導致學生信息與畢業(yè)證信息不符，影響學生正常使用畢業(yè)證信息。 所以要做到及時發(fā)現(xiàn)錯誤，及時想辦法更正，堅決不把問題留到畢業(yè)生數(shù)據(jù)修改階段。

3.1.2 新生學籍注冊不是所有數(shù)據(jù)均進行注冊，而是通過核對新生數(shù)據(jù)，在新生入學后的一段時間里，進行學籍清理工作。清退確定未注冊人員的信息，以及辦理退學手續(xù)的學生信息，保證每個注冊的學生個人信息準確，學籍信息無誤。

3.2 專升本學生學歷清查與復查

新生電子注冊非常關鍵的一環(huán)是對專升本學生的?？茖W籍是否為國民教育系列，或是否套讀有了明確的界定。 教育部規(guī)定?？破瘘c本科的學生在參加成人高考時已經(jīng)完成了該生在中國高等教育學生信息網(wǎng)上對?？贫螌W歷進行注冊的工作，并且要求上網(wǎng)。與此同時，參加成人高考后，學生取得?？破瘘c本科學歷必須在完成高中起點?？茖W歷之后，之前或者同時進行，都無法使專升本信息上網(wǎng)。

近年來， 中國高等教育學生信息網(wǎng)學籍學歷管理平臺逐步完善，能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員自主清查和鏈接學生學籍學歷信息，大大簡化了工作流程。 “學歷清查”模塊的作用是對部分學生專科學歷的再認證，通過輸入學生個人信息和畢業(yè)相關信息，鏈接學生專科學歷信息，最終達到專升本學籍上網(wǎng)的目的。對于2000 年以前?？飘厴I(yè)的的學生，可以采用學歷認證來對學歷進行核實與復查。

慎重進行專升本學生入學資格審核， 順利完成學籍電子注冊，對于那些?？茖W歷有問題的學生，及時進行學歷清查和學歷認證，勸退非國民教育系列文憑和假文憑的學生，做到學籍信息準確無誤。

3.3 成人學籍異動及異動后續(xù)管理問題

3.3.1 學籍異動是成人學籍管理工作中的日常管理。 新生入學后，無論是轉(zhuǎn)專業(yè)、降級、休學、復學、保留學籍還是轉(zhuǎn)學，都要嚴格執(zhí)行相關規(guī)定，遵守有關制度，同時在學籍學歷管理平臺上的進行相關處理，便于學生畢業(yè)時的信息審查和電子注冊等相關工作的順利進行。

3.3.2 由于成人學生學籍的特殊性，導致成人學生學籍異動后的管理問題成為重中之重。 首先對于現(xiàn)有異動數(shù)據(jù)的清理，這是一項十分繁瑣的工作，需要結(jié)合各個班主任，函授站老師對管理學生學籍情況的反映，同時對比學籍學歷平臺數(shù)據(jù)的更改，還需要核查異動學生紙質(zhì)檔案等資料，最終才能完整學籍異動的數(shù)據(jù)清理工作。第二，記錄更新學生學籍異動情況，為學生順利畢業(yè)打下良好的基礎。

3.4 畢業(yè)生電子注冊

建立電子注冊責任制度，將畢業(yè)生電子注冊各個環(huán)節(jié)落實到責任人，貫徹執(zhí)行《高等教育學歷證書發(fā)放和管理實施細則》之規(guī)定，保障學歷注冊的順利進行。 學歷注冊的主要內(nèi)容如下∶

第一，畢業(yè)生圖像采集，照片信息的核對；

第二，核對畢業(yè)生數(shù)據(jù)，不僅要求本人對信息進行核對，也要求各班主任各函授站的老師確認；

第三，核查畢業(yè)生成績，反復核對后打印畢業(yè)生個人成績總表；

第四，對于個人信息有誤的學生，請學生本人提出申請后，經(jīng)由學校批準上報教育廳進行修改；

第五，將畢業(yè)生數(shù)據(jù)傳至中國高等教育學生信息網(wǎng)進行學歷電子注冊。

只有畢業(yè)注冊各個環(huán)節(jié)的工作認真細致，層層把關，才能確保畢業(yè)生電子注冊信息準確無誤。

4 加強學籍管理的數(shù)字信息化建設

數(shù)字信息化管理是學籍管理的必然趨勢。我們的時代已經(jīng)進入的信息化時代， 計算機的普遍應用和學籍學歷管理平臺的逐步完善，要求我們有一套與之相適應的管理模式和方法。計算機和網(wǎng)路使學籍管理更為便捷， 學籍信息的公開避免了學校和學生之間的信息不對稱，促進學籍管理的數(shù)字化、規(guī)范化、透明化。而如何加強學籍管理的數(shù)字信息化建設，成為學籍管理人員應緊迫研究的課題。

4.1 加強學籍管理數(shù)字信息化建設的必要性

4.1.1 信息傳遞網(wǎng)絡化

數(shù)字信息化學籍管理是一個公開的學籍管理，資源共享，學籍信息透明。 例如中國高等教育學生信息網(wǎng)，學籍管理人員登陸該平臺對學生學籍進行維護，學生通過實名注冊，同樣可以看到自己的學籍學歷信息。

4.1.2 用戶使用簡便化

通過校內(nèi)的學籍管理平臺，任何注冊用戶都可以通過計算機方便的查詢自己的學籍信息，或者查看成績，課程設置，不需要很高深的計算機知識。

4.1.3 搜索利用效率化

簡便有效的檢索功能和信息存儲功能，使得學籍管理人員不需要不斷翻閱學籍卡片或錄取大表來查找管理信息，有利于學籍工作的有序進行。 數(shù)字信息化管理模式減少管理人員的工作量，把管理人員從繁重的重復性勞動中解脫出來。

4.2 數(shù)字信息化管理應注意的問題

4.2.1 網(wǎng)絡安全問題

數(shù)字信息化管理以上網(wǎng)為前提，建立一個以學籍管理為中心的網(wǎng)站。 網(wǎng)站面對的人群，既有學籍管理人員，也有其他使用者，所以保護好自己的用戶名、密碼，就成為了學籍管理人員首先要注意的問題。

第一，要保證每人一個用戶名密碼，不要多人使用同一個賬戶，確保使用賬戶的唯一性，避免今后學籍管理中產(chǎn)生不必要的糾紛；

第二，定期給計算機更新及時打好補丁，并安裝防火墻殺毒軟件，預防賬戶被竊取；

第三，如果不進行學籍管理操作，及時退出學籍管理平臺，防止他人用自己的賬戶進行操作。

4.2.2 計算機文件管理問題

計算機的文件具有可復制性，這和學籍管理憑證的唯一性有很大的沖突，在學籍管理中，既要保證計算機中學籍文件的安全備份，又必須確立電子學籍管理憑證的唯一性，這要求學籍管理人員要具有一定的計算機處理能力力和網(wǎng)路知識，什么資料需要公開到外網(wǎng)，什么資料需要在內(nèi)網(wǎng)上妥善保存，學籍管理人員應做好充分準備，確保計算機上文件信息的安全。

5 規(guī)范成績管理和檔案管理

5.1 成績管理是成人高等教育學籍管理的一項重要內(nèi)容

它的主要內(nèi)容包括∶每個學生每學期所有課程的成績錄入核查，不及格成績的統(tǒng)計，畢業(yè)生成績的核對以及成績單的歸檔。 每一個環(huán)節(jié)都需要謹慎， 成績錄入錯誤可能會導致學生補考已經(jīng)合格的科目；不及格成績統(tǒng)計不全和畢業(yè)生成績核對不準確會使學生在畢業(yè)時仍有課程未能清考，導致無法順利畢業(yè)。

對于校外函授站和分院，更要加強成績的規(guī)范化管理。 確立每個學期報送成績單制度，把成績的核對作為日常管理工作。 如果在臨近畢業(yè)，函授生的成績出現(xiàn)問題，就很難解決，需要和函授站點反復核對多次溝通，往往會影響總的畢業(yè)名單的確定，給畢業(yè)生工作環(huán)節(jié)帶來麻煩。

5.2 資料的收集和檔案的管理需要學籍管理人員的重視

學生學籍檔案是學校在教育、 教學活動中的歷史憑證和記錄，它具有真實反映學生學習狀況，學籍信息的特點，它起著憑證、依據(jù)、資訊和史料記載的作用，妥善的保管學生學籍檔案是學籍管理人員的基本任務，要求學籍管理人員做好學生學籍檔案的收集整理、統(tǒng)計保管、提供移交等工作，尤其是那些還未能考上學籍的進修生和沒有及時把檔案提走的畢業(yè)生， 他們的檔案在學校存放有的甚至達到十年之久，學籍管理工作人員妥善存放，不能丟失任何一份檔案。

綜上所述， 成人學籍管理是一項既繁瑣又具有挑戰(zhàn)性的工作，它有很強的時間性和計劃性，需要學籍管理人員在固定的時間做固定的事；它還有全局性和統(tǒng)戰(zhàn)性，要求學籍管理人員有全方位的思考方式和跨部門合作的工作能力；它同時還是一項原則性和政策性很強的工作，不需要管理人員在政策方面有所“創(chuàng)新”，只要遵守規(guī)章制度，遵循文件條例，按部就班的工作；它還擁有周期性的特點，從新生入校到畢業(yè)生離校。 周期性并不是簡單的重復，學籍管理人員需要擺脫慣性思維方式，以開拓創(chuàng)新的管理模式來管理學籍工作。

成人學籍管理是一個服務性很強的工作崗位，其管理水平直接關系學校的辦學質(zhì)量和社會聲譽，學籍管理人員應緊跟時代形式，抓緊機遇，利用現(xiàn)代的管理機制和先進的管理方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗探索并建立健全學籍管理體制，提高工作效率，確保學籍管理工作的有序化和規(guī)范化，促進成人高等教育事業(yè)健康蓬勃發(fā)展。

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