（石家莊市橋西區(qū)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)局 河北石家莊 050000）

在世界信息化潮流的沖擊下，檔案工作將面臨更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著人事制度改革不斷深入、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及用工形式多元化，作為“信息資源之源”的檔案部門如何把握機(jī)遇、合理利用自身的優(yōu)勢(shì)，避免劣勢(shì)和威脅，是人事檔案信息化建設(shè)能否順利發(fā)展的關(guān)鍵。結(jié)合目前人事檔案普遍存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。綜合考慮普遍存在現(xiàn)象，規(guī)避檔案或管理中不利因素，采取積極措施，以促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

一、人事檔案管理中存在的問題

人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動(dòng)過程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料,記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程,真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視不夠,表現(xiàn)在人事檔案管理工作中,有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū),認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作,只要不丟失,不泄密,能做好外調(diào)、查閱就行了。因此,忽視人事檔案工作的管理,誠(chéng)然檔案存在的問題也不會(huì)解決,其辦公場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障,檔案工作也就做不好。

管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理,單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足,人事檔案管理工作量大,通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做,屬于非專業(yè)人員管理,并且人員變動(dòng)頻繁,管理水平不高,管理手段落后,對(duì)檔案工作投入不足,因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。

管理手段也較陳舊,在檔案管理手段上,由于沒有單獨(dú)的人事檔案管理軟件,管理人員一直采用手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔,出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。

管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉,難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

2、人事檔案保密性不強(qiáng)

根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度的規(guī)定,“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理,正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性,“組織意見”本人是不知道,而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3、人事檔案存在弄虛作假

人事檔案的生命在于其真實(shí)性,在現(xiàn)有人事檔案管理模式下,“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等,個(gè)別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁?jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職位,偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù),給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn),使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。

4、人事檔案材料不完整

人事檔案內(nèi)容短缺,材料內(nèi)容不完整:如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng),沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料,導(dǎo)致收集檔案材料不全;有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放,沒有及時(shí)對(duì)材料鑒別歸檔;對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核,造成內(nèi)容殘缺不全。

干部職工對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足。他們?cè)谔顚懧臍v表、年度考核表等表格時(shí),有的人能省則省甚至不填寫,敷衍了事;有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中,認(rèn)為自己保管更安全,用起來(lái)也更方便,不愿意將材料交給檔案管理部門。

5、管理制度落后于人事制度改革

隨著人事制度改革不斷深入,人才流動(dòng)日漸頻繁,選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理落后,沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正,阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案,造成人事檔案材料不完整,給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來(lái)不便。

二、人事檔案管理的信息化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動(dòng)等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動(dòng)保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無(wú)法與現(xiàn)代人事信息的變動(dòng)保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡??；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)

1、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。

2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入

俗話說物質(zhì)決定意識(shí)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎(chǔ)，又離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無(wú)疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。此外，單位或部門還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。

3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識(shí)，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識(shí)技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。

4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”

通過實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對(duì)檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會(huì)達(dá)到其目的。

5、人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、人事制度改革和人員模式改變,對(duì)人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合,形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法,制定一系列管理制度。如:企業(yè)人事檔案管理管理?xiàng)l例、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益?！?/p>