蔡元俠

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0189-02

文書檔案是各項工作的真實記錄，是檔案的重要組成部分，是工作發(fā)展史的真實寫照。文書檔案資源建設(shè)是文書檔案管理的源頭性工作，加強(qiáng)文書檔案的資源建設(shè)對于檔案部門服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會、服務(wù)人民群眾有著重要的意義，各級國土機(jī)關(guān)特別縣區(qū)級基層國土機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)切實加強(qiáng)文書檔案資源建設(shè)。但是，長期以來，部分單位對國土檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，從而使得檔案管理工作逐漸被忽視，被遺忘。筆者根據(jù)自己多年從事檔案管理工作中積累的經(jīng)驗，就基層國土機(jī)關(guān)文書檔案資源建設(shè)中存在的問題、原因分析進(jìn)行粗淺的剖析，并提出幾點建議。

一、區(qū)局檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，淮陰國土分局針對檔案管理基礎(chǔ)薄弱，基層部分國土所檔案工作嚴(yán)重滯后的實際情況，下大力氣進(jìn)行整改，并以此為突破口，規(guī)范內(nèi)部管理。通過召開中層干部會議、舉辦專（兼）職檔案員培訓(xùn)班、增加基層單位檔案經(jīng)費等措施，全面提升全局檔案規(guī)范管理化水平，強(qiáng)力扭轉(zhuǎn)檔案工作的被動局面。目前，分局建成面積達(dá)188平方米，密集架15組30列、檔案柜40組、設(shè)備齊全的檔案室，已整理各類檔案總數(shù)63662卷，其中業(yè)務(wù)檔案63162卷，文書檔案680卷、3189件。具體體現(xiàn)在：

一是強(qiáng)化檔案管理意識，確保檔案管理工作落到實處。分局根據(jù)工作實際及時補(bǔ)充完善各類檔案的歸檔范圍，在做好文書檔案、業(yè)務(wù)檔案收集的同時，特別注重會議記錄、統(tǒng)計報表、會計資料、視聽資料等重要文件資料的收集，確保了歸檔工作的系統(tǒng)性和完整性。

二是加大資金投入，夯實檔案管理基礎(chǔ)。近幾年來，我局抓住部分單位改擴(kuò)建的有利時機(jī)，提前謀劃，提前介入，認(rèn)真落實《檔案室設(shè)置和管理規(guī)范》，共投入資金100余萬元，為國土服務(wù)中心新購置檔案柜280組，增設(shè)視頻資料檔案柜和空調(diào)設(shè)備，實現(xiàn)基層國土所檔案室標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三是健全日常管理制度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化。為強(qiáng)化國土服務(wù)中心檔案管理工作，我局專門將其列入年度目標(biāo)考核，并建立檔案管理制度、檔案工作責(zé)任制、檔案保密、借閱制度和檔案傳遞制度等制度，從制度上規(guī)范國土服務(wù)中心的檔案管理工作。

二、基層國土機(jī)關(guān)文書檔案資源建設(shè)中存在的問題

一是應(yīng)歸檔的文書檔案收集不全。如：一些文件材料中有請示無批復(fù)或有批復(fù)無請示，一些重大活動的過程性文件資料收集歸檔不全，部門之間不平衡，部門移交的文件資料相對較齊全，且保存完好、歸檔及時；一些部門則相對重視業(yè)務(wù)卷宗移交，對文書檔案的整理歸檔不夠重視。

二是已歸檔的文書檔案價值不大。各部門雖然對文書檔案進(jìn)行整理歸檔工作，但大多是根據(jù)自己的需要留存文件，極少考慮到文書檔案的后期利用價值，一些有價值的文書檔案資料時有遺失。一些部門為了自己利用方便，將重要文件在本部門存放，不愿或不主動移交分局檔案室存檔，還有的把原件留存，復(fù)印件上交。

三是對歸檔的文書檔案開發(fā)利用不夠。對文書檔案中的信息資源，缺乏深層次的加工整理，缺乏系統(tǒng)性的調(diào)查研究，缺乏深層次的整合，開發(fā)利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

三、原因分析

一是歸檔意識不強(qiáng)。在日常工作中，各部門收到一些上傳下達(dá)的文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項、經(jīng)層層交辦后，事情做完了，文件去向不明，而部門具體負(fù)責(zé)的人員因事務(wù)繁忙，也未跟蹤收集，容易造成一些文件資料收集不全，歸檔不完整。還有部分人員認(rèn)為現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)、科技資訊發(fā)達(dá)，需要查詢文件資料時可直接上網(wǎng)檢索瀏覽下載，紙質(zhì)文件資料不需要保存歸檔，因而不重視文書檔案的收集、整理和歸檔工作。

二是檔案人員綜合素質(zhì)不高。檔案崗位缺乏既懂專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)又懂計算機(jī)管理的人才，一些部門對檔案業(yè)務(wù)不熟，分類方案不懂，也很少有機(jī)會參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不清楚哪些文件材料需要收集、歸檔，如何整理檔案。檔案員缺乏超前意識和創(chuàng)新能力，收集檔案都是采取“你交我收”、一年移交接收一次的被動收集方式制約著國土文書檔案資源建設(shè)。

三是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認(rèn)識不足。長期以來，國土工作的著力點基本上都放到管理工作上，加上受人力、資金、精力的限制，領(lǐng)導(dǎo)忙于業(yè)務(wù)工作就忽視了檔案工作。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，“只要工作干好了，檔案存不存無所謂”?；陬I(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識程度不高，自然影響到檔案員對檔案工作的態(tài)度，再加上日常工作任務(wù)的繁重，資金來源、裝備保障、人員配備等方面存在不足，較大程度上影響了檔案資源建設(shè)。

四是上級機(jī)關(guān)拔入的基層檔案的經(jīng)費有時難以落實?；鶎訖n案資源是為廣大人民群眾無償服務(wù)、無償使用的，查找檔案只服務(wù)，不收費，不似地方綜合檔案館查檔服務(wù)是收費的。每年檔案的遞增要花費大量的人力、物力、財力，雖然上級國土機(jī)關(guān)拔入基層的經(jīng)費中包含了檔案費用，但有的單位更愿意把經(jīng)費投入到其它工作方面，很少用在檔案方面，每年檔案的遞增工作不到“萬不得已”不遞增，給檔案工作造成很大的被動，檔案庫房演變成了貯藏室，且管理設(shè)施簡陋。

四、加強(qiáng)國土文書檔案資源建設(shè)的幾點建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是保障。

凡事領(lǐng)導(dǎo)高度重視是關(guān)鍵，是最重要的保障，檔案資源建設(shè)工作也不例外。各級國土機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想上一定要充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)工作的重要性、必要性，對檔案部門在人力、物力、財力上應(yīng)給予充分的保障和支持，配齊、配精、配強(qiáng)檔案力量，形成自上而下的人員結(jié)構(gòu)體系，讓文書檔案資源建設(shè)有強(qiáng)大的人力保障。同時，還要積極組織從事檔案工作的專兼職人員走出去、請進(jìn)來，積極參加地方檔案業(yè)務(wù)部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)，到外地檔案資源建設(shè)工作成效顯著的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)和提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)以及管理水平。

（二）提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任意識是關(guān)鍵。

一要提高思想認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作做為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。要經(jīng)常組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，培養(yǎng)大家樹立“檔案工作人人有責(zé)”的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性、規(guī)范性。三是檔案員要增強(qiáng)工作責(zé)任心。注意在日常工作中收集整理各類檔案，特別是業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、視頻資料、照片資料，并防止檔案材料丟失，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范文書檔案的收集整理和移交歸檔工作是基礎(chǔ)。

一要建立健全長效制度。將文書檔案交接工作納入各部門的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。明確各機(jī)關(guān)、各部門主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，具體承辦人員是直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案材料的收集整理歸檔工作。各部門要制定本部門的文書檔案歸檔的交接制度，規(guī)定檔案人員在調(diào)動工作時，必須將文書整理歸檔完畢及辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位，檔案員在人員調(diào)整前必須先辦理檔案交接手續(xù)。二要加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督?？h區(qū)局檔案員應(yīng)將本局的檔案分類方案及時公布，如有修訂應(yīng)及時更新。使各部門檔案員熟悉歸檔范圍、歸檔方法，按歸檔范圍來收集需歸檔的文件資料。同時，縣區(qū)局檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門文書檔案資料交接工作的監(jiān)督檢查，督促其將規(guī)定落到實處。三要充分發(fā)揮主觀能動性。檔案員應(yīng)積極參與、了解國土局中心工作,圍繞重點時期、重大事件、重要活動，盡可能將一切與國土工作和隊伍建設(shè)有關(guān)的具有紀(jì)念意義、憑證性和保存利用價值的文獻(xiàn)、手稿、圖片等各種文件資料收集起來，加以整理歸檔，豐富文書檔案庫藏。檔案員要改變“坐、等、靠”的收集方式, 必要時主動上門征集檔案，拓展征集渠道、擴(kuò)大征集范圍，加大檔案收集力度