南京軍區(qū)福州總醫(yī)院 科訓(xùn)科，福建福州 350025

基于條形碼的醫(yī)院科研經(jīng)費管理模式的建立

張勝行，陳大鵬，楊小龍，凌小明

南京軍區(qū)福州總醫(yī)院 科訓(xùn)科，福建福州 350025

科研經(jīng)費管理是醫(yī)院科研管理的一個重要環(huán)節(jié)，文章介紹了醫(yī)院根據(jù)科研管理流程研發(fā)的數(shù)字化醫(yī)院科研管理信息系統(tǒng)，建立了基于條形碼的醫(yī)院科研經(jīng)費管理模式，討論了該系統(tǒng)的主要功能以及應(yīng)用體會。

科研經(jīng)費管理；科研管理信息系統(tǒng)；條形碼；醫(yī)院信息系統(tǒng)

近年來，醫(yī)學(xué)研究投入不斷增加，科研經(jīng)費來源日趨多樣化，其管理和使用存在的問題越來越突出[1]。在全面建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院的新形勢下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院科研管理將是在知識經(jīng)濟時代生存的最基本條件[2]。依托科研信息平臺，提升醫(yī)院科研管理水平已勢在必行[3-4]。自2010年以來，我院借助于信息化建設(shè)優(yōu)勢，建立了基于全流程管理的交互式科研信息管理平臺，采用基于條形碼的網(wǎng)絡(luò)化科研經(jīng)費管理模式，有效規(guī)范了我院科研經(jīng)費的管理，并帶動了科研管理水平的提高。

1 科研管理信息平臺的框架

該系統(tǒng)通過客戶機/服務(wù)器（Client/Server，C/S）和瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server，B/S）模式相結(jié)合的方式實現(xiàn)。前臺以B/S方式實現(xiàn)：項目申報/管理模塊、成果申報/管理模塊、項目評審模塊、經(jīng)費管理模塊、重點學(xué)科和人才管理模塊。后臺為C/S模式，科研管理部門負責(zé)對網(wǎng)上申報的科研項目和科研成果進行審核并轉(zhuǎn)為正式數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)維護、統(tǒng)計等功能。服務(wù)器操作系統(tǒng)采用Windows2003，Web服務(wù)器軟件為微軟ⅡS6.0，用戶端Web瀏覽器采用IE5.0，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用Microsoft SQL Server2005，開發(fā)工具是Visval Studio 2005，Web開發(fā)技術(shù)使用最新的ASP.NET?？蒲薪?jīng)費管理模塊是其中最重要的模塊之一，經(jīng)費管理流程，見圖1。

2 基于條形碼的醫(yī)院科研經(jīng)費管理模式功能

本系統(tǒng)主要管理科研項目經(jīng)費入賬開支，通過條形碼實現(xiàn)科研經(jīng)費信息的查詢、統(tǒng)計報表的打印等功能[4]。通過條形碼還可了解各類項目的總投入、支出和結(jié)余情況，系統(tǒng)提供了詳細的查詢功能，可以通過模糊查詢、瀏覽或打印組合條件的方法查詢科研項目各明細的開支和結(jié)余情況，查詢的結(jié)果[5]。

圖1 經(jīng)費報銷流程圖

2.1 項目負責(zé)人根據(jù)需求填寫條碼式報銷單

2.1.1 系統(tǒng)填報功能

項目負責(zé)人以其用戶名和密碼登陸后，可瀏覽到其所有在研項目的編號、名稱、起始年限、經(jīng)費情況、項目狀態(tài)，通過點擊經(jīng)費管理下拉菜單中的不同功能按鈕可實現(xiàn)：在線填寫科研經(jīng)費報銷申請；查詢報銷經(jīng)費是否通過科技處的審批；查看科研經(jīng)費使用情況和每筆支出科目情況。

項目負責(zé)人根據(jù)系統(tǒng)提示填寫好報銷單后，系統(tǒng)可自動生成帶條形碼的經(jīng)費報銷單[6]，條碼上匯集了報銷單上的所有信息，除了申請者的基本信息和項目信息外，還具有開支種類、開支量以及對管理部門的提示，包括經(jīng)費報銷的項目、項目經(jīng)費結(jié)余情況。此報銷單填寫規(guī)范、信息完整、字跡清晰，可避免因手工書寫字跡潦草、錯誤等問題[7]。

2.1.2 預(yù)警提示功能

本工作對GMZ07膨潤土及其不同摻砂率混合物的飽和試樣進行直剪試驗及掃描電鏡測試,研究試樣用不同濃度鹽溶液飽和時的強度特性,分析和總結(jié)試驗結(jié)果可得到以下結(jié)論.

系統(tǒng)按照各級科研經(jīng)費管理辦法要求，對項目支出科目（包括研究經(jīng)費、國際合作與交流經(jīng)費、勞務(wù)費和管理費等）按照一定比例設(shè)限[8]，如按照《國家自然科學(xué)基金項目資助經(jīng)費管理辦法》面上項目中國際合作與交流經(jīng)費≤15%、勞務(wù)費≤10%、管理費≤5%等經(jīng)費支出科目的比例要求，科研經(jīng)費使用只能在相應(yīng)的范圍內(nèi)開支，當(dāng)超支時系統(tǒng)會進行預(yù)警[9]，提示超支，且下一步操作受限。同時，項目負責(zé)人又可在系統(tǒng)中隨時查看到項目實際開支情況、各科目經(jīng)費余額、剩余可使用經(jīng)費等，從而更好地安排經(jīng)費使用，減少經(jīng)費使用的盲目性。

2.1.3 經(jīng)費查詢功能

由于程序字段設(shè)置詳盡，每個課題的各個細節(jié)特征均可作為查詢要素，每個明細要素均可作為科研經(jīng)費管理人員單獨或混合查詢的要素[10]。由于課題信息要素全面，管理人員查詢操作靈活方便，完全可以滿足平時管理和及時匯總的需要。同時，為便于課題研究人員自我查詢，軟件充分利用現(xiàn)有醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）資源，設(shè)置了數(shù)據(jù)向HIS輸出功能。工作人員隨時可以將科研費使用數(shù)據(jù)上傳至HIS相應(yīng)查詢模塊，研究人員通過個人ID號及密碼登陸查詢模塊，即可查詢本人各課題經(jīng)費使用情況。這一功能使科研經(jīng)費管理更加科學(xué)透明，同時使課題研究人員對自己的經(jīng)費情況清楚明了，便于合理安排使用。

2.2 科管部門對經(jīng)費登記審核

經(jīng)費報銷單送達科管部門后，工作人員利用管理系統(tǒng)對報銷單條形碼掃描簽收，同時系統(tǒng)產(chǎn)生報銷單收到時間。對合格的報銷單實施登記確認，并進入審核環(huán)節(jié)，科管部門審核時主要對科研項目的進度、經(jīng)費使用的合理性進行分析；對不合格的報銷單注明原因退回，同時通過系統(tǒng)給申請者消息預(yù)警。

2.2.1 科研經(jīng)費錄入功能

每個科研項目經(jīng)費到賬后，由科技管理部門根據(jù)上級撥款通知將具體入賬明細錄入系統(tǒng)。經(jīng)費到賬時登記的財務(wù)科目可以根據(jù)不同的項目來源進行設(shè)置。到款登記后，可打印到款通知單，由項目負責(zé)人到財務(wù)處辦理相應(yīng)的經(jīng)費劃撥手續(xù)。

2.2.2 科研、財務(wù)經(jīng)費自動對接功能

通過自主研發(fā)的全流程管理交互式科研信息管理平臺，利用條形碼工具，實現(xiàn)科研經(jīng)費管理系統(tǒng)與醫(yī)院的財務(wù)管理系統(tǒng)的自動對接，并在兩者之間建立轉(zhuǎn)換工具，保證財務(wù)科目數(shù)據(jù)與科研項目預(yù)算科目數(shù)據(jù)的對應(yīng)。實現(xiàn)了財務(wù)管理信息的有效共享，達到管理環(huán)節(jié)的相互協(xié)調(diào)、相互依托、相互滲透，有效地解決科研經(jīng)費管理各部門銜接不夠和溝通不暢的問題。

2.2.3 科研經(jīng)費審核功能

科研管理人員點擊審核條件按鈕，通過掃描報銷單上的條形碼，在系統(tǒng)界面上出現(xiàn)名稱、申請人、審批時間、科室等內(nèi)容，并出現(xiàn)科研項目的經(jīng)費使用情況，便于科研人員對經(jīng)費使用情況進行審核?？蒲泄芾聿块T對每項科研經(jīng)費報銷申請進行審核，如經(jīng)費支出范圍、比例是否符合醫(yī)院科研經(jīng)費使用管理辦法，管理部門將審批修改意見及時反饋給申請人，以便他們及時作出修改后重新遞交報銷申請。

2.3 財務(wù)部門審核報銷

2.3.1 簡化錄入功能

財務(wù)管理部門通過條碼掃描槍直接掃描條形的識別碼，可將單據(jù)的數(shù)據(jù)自動錄入系統(tǒng)，完成醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)與科研管理平臺的對接。財務(wù)部門根據(jù)財務(wù)管理規(guī)定對報銷單據(jù)進行檢查、審核。符合規(guī)定的即自動進入登記報銷程序，對不合格的報銷單注明原因退回，同時通過系統(tǒng)給申請者消息預(yù)警。項目負責(zé)人可在系統(tǒng)上看到報銷進程及結(jié)果。

2.3.2 自動統(tǒng)計功能

系統(tǒng)可根據(jù)需要統(tǒng)計項目負責(zé)人或項目等經(jīng)費使用情況，實現(xiàn)對每個支出科目（包括研究經(jīng)費、國際合作與交流經(jīng)費、勞務(wù)費、管理費）經(jīng)費使用累計，為今后填寫各類統(tǒng)計報表提供方便。

3 科研經(jīng)費管理應(yīng)用條形碼的體會

利用科研經(jīng)費條形碼管理系統(tǒng)我們構(gòu)建了一整套科研經(jīng)費管理體系，有效地加強了科研經(jīng)費使用的監(jiān)管力度，使科研經(jīng)費管理更加科學(xué)化、透明化、高效化[11]。

3.1 規(guī)范了科研經(jīng)費管理

經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立，理順了科研、財務(wù)和各科室的關(guān)系，有利于縱向科研經(jīng)費按合同管理，有利于科研經(jīng)費的監(jiān)督控制和及時評價，有效控制了人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協(xié)作研究費過多支出，提高科研經(jīng)費使用效率，避免課題經(jīng)費使用超支現(xiàn)象和預(yù)算與執(zhí)行脫節(jié)的情況[12]。

3.2 強化了經(jīng)費使用的監(jiān)督

在科管部門、財務(wù)管理部門和課題負責(zé)人之間建立計算機網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，管理部門可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)定期瀏覽和檢查每項課題經(jīng)費的使用情況，了解已出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)的問題，及時采取相應(yīng)對策，加強對經(jīng)費的監(jiān)督控制和評價。課題負責(zé)人也可在網(wǎng)絡(luò)上查詢自己的科研經(jīng)費使用和結(jié)余情況，減少盲目開支，另一方面在合理的預(yù)算開支范圍內(nèi)，簡化了報銷流程，使項目負責(zé)人將更多的精力投入到研究中，進而提高了科研工作的效率。

3.3 方便了科研經(jīng)費統(tǒng)計

該系統(tǒng)經(jīng)過一年多的使用，運行穩(wěn)定、可靠、方便、實用，減輕了繁瑣的日常手工統(tǒng)計，避免了手工操作的誤差，避免了以往因財務(wù)扣費滯后而造成的超支現(xiàn)象，大大方便了課題經(jīng)費的管理，促進了科研經(jīng)費管理的規(guī)范化、科學(xué)化。同時能為及時動態(tài)了解和分析科研工作狀態(tài)提供客觀、真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和科學(xué)的分析結(jié)果，有效提高了科研管理的效率。

隨著科研經(jīng)費管理制度的不斷改革，醫(yī)院科研工作與社會各界的科技合作聯(lián)系將不斷加強，科研經(jīng)費渠道也呈多樣化，科研資金管理范圍不斷拓展、管理內(nèi)容日趨復(fù)雜,對科研經(jīng)費專管人員和財務(wù)人員的管理要求也越來越高。我們將繼續(xù)優(yōu)化條形碼管理模式，持續(xù)加強科研經(jīng)費項目分類管理，以確保經(jīng)費的合理使用。

[1] 李志光,楊濤,梁寧霞,等．基于WEB的醫(yī)院科研管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建[J]．中華醫(yī)學(xué)管理雜志,2009,22(20):111-112．

[2] 孫艷敏．醫(yī)院計算機網(wǎng)絡(luò)化的管理與實踐[J]．中國醫(yī)療前沿, 2008,3(2):50-51．

[3] 沈昭在．知識經(jīng)濟時代與醫(yī)學(xué)科研管理[J]．中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志,2000,13(2):67-68,92．

[4] 王燕妮,李劍,亢繼科,等．我院物資管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2012,27(10):102-103．

[5] 趙錦輝．計算機軟件在醫(yī)院科研經(jīng)費管理中的應(yīng)用[J]．衛(wèi)生經(jīng)濟研究,2010,(9):46-47．

[6] 邵文歡,魏祥昆．醫(yī)院使用固定資產(chǎn)條形碼管理的探索與實踐[J]．中國醫(yī)院管理,2012,32(5):79

[7] 曹劍峰．網(wǎng)絡(luò)化科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立與應(yīng)用[J]．中醫(yī)藥管理雜志,2011,19(10):962-963．

[8] 佘三元．我國高校科研經(jīng)費管理存在的弊端及其對策[J]．?？诮?jīng)濟學(xué)院學(xué)報,2008,7(4):25-29．

[9] 錢毅．醫(yī)院科研經(jīng)費管理的存在問題和解決對策[J]．科技管理研究,2007,(8):84-86．

[10] 王義明．科研項目經(jīng)費預(yù)算動態(tài)管理系統(tǒng)初探[J]．財務(wù)與會計,2005,(4):7-8．

[11] 葉雪顏．談醫(yī)院科研經(jīng)費的管理[J]．中醫(yī)藥管理雜志,2007, 15(9):669-670．

[12] 于新穎,陳瑛,張煥萍,等．對醫(yī)院科研經(jīng)費管理存在問題的幾點思考[J]．中華醫(yī)院科研管理雜志,2006,19(2):94-95．

Establishment of Management Mode of Scientific Research Funds Based on Barcode Technology in Hospitals

ZHANG Sheng-hang, CHEN Da-peng, YANG Xiao-long, LING Xiao-ming
Department of Technical Training, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350025, China

Research funds management is an important section in scientific research management. This paper introduced construction of digital hospital scientific research management information system on the basis of the scientific research management process and how to establish the barcode-technologybased management mode of scientific research funds in the hospital, and discusses the function and application of this system.

scientific research funds management; scientific research management information system; barcode; hospital information system

R197.324；R197.32

B

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.07.026

1674-1633(2013)07-0073-03

2013-04-16

2012年福建省科技擁軍項目（2012YJZ1606）。

本文作者：張勝行，主管技師，醫(yī)學(xué)碩士，主要研究方向：醫(yī)學(xué)免疫學(xué)和科研管理。

凌小明，主任醫(yī)師，醫(yī)學(xué)碩士，主要研究方向：醫(yī)院管理。

作者郵箱：fzzyyzsh@126．com