于云

【摘 要】概括介紹了南水北調工程建設管理文書工作的方法及經(jīng)驗，總結了自身從事文書工作的感悟和領會，對比了現(xiàn)代化文書管理工作和以往文書管理工作的優(yōu)越性。

【關鍵詞】南水北調；建設管理；文書工作

文書工作的歷史源遠流長，自秦漢開始，封建文書制度就逐漸建立和完備，后來經(jīng)過多次文書工作改革，直至演變成今天大家都知道的文書。雖然有不少關于文書和文書工作的論著，但是個人認為，文書工作是一份實踐性很強的工作，從事文書工作的人需要根據(jù)工作實際情況在實踐中慢慢探索、慢慢積累經(jīng)驗之后才能運用科學的思維方法使文書工作更好地為大家服務，尤其是工程建設管理文書工作，更需要對工程的全面了解及建立創(chuàng)新模式管理。

根據(jù)我從事工程建設管理文書的工作經(jīng)驗，淺談一下南水北調工程建設管理文書工作。

1.工程建設管理文書工作的基本要求

工程建設管理文書工作的基本要求是實事求是、規(guī)范統(tǒng)一、安全保密、準確及時。

實事求是是文書工作的根本前提，規(guī)范統(tǒng)一是文書工作應堅持的基本原則，安全保密是文書工作的最基本的要求，準確及時是對文書工作提出的準確、嚴密、高效率的全面質量要求。

2.工程建設管理文書的主要對象是工程建設管理文件，包括文件的制發(fā)、收辦和管理

2.1文件的制發(fā)包括擬稿、核稿、審簽、印制等程序

擬稿即根據(jù)工程建設的需要，就某一問題起草文件，一般堅持一事一文的原則。要正確表述所要解決的問題、簡潔明了、開門見山，選擇正確的公文形式。公文起草完畢之后需要領導審核然后簽發(fā)，如果公文內(nèi)容涉及多個部門則需要其他部門會簽完畢之后再簽發(fā)，簽發(fā)后的公文需要編號印發(fā)，然后分發(fā)。

2.2文件的收辦顧名思義就是公文的收取和辦理

收取公文之后應先進行登記，然后進行分流篩選，將需要辦理的文件根據(jù)內(nèi)容和領導同志的分工分送領導同志進行批示；然后再按照部門職能分工，直接注請有關部門辦理。

2.3文件的管理

要做好南水北調工程建設管理文書工作，首先要對南水北調工程了解，我對文件的分類整理分為幾個方面：

第一根據(jù)文件的年度。

每一年度的的文件都單獨存放，這樣查找的時候先查年度，再有年度查到盒子，最后查到文件這樣由大到小非常方便。

第二根據(jù)編號、內(nèi)容進行分類。

每一年的文件進一步細化分為南水北調東線山東干線公司發(fā)文、山東省南水北調工程建設管理局發(fā)文、建設管理處辦理文件、國務院南水北調辦來文文件、安全生產(chǎn)文件、會議紀要、會議通知等幾大類，根據(jù)需要另行增加。

干線公司發(fā)文主要內(nèi)容為本年度工程部印發(fā)的文件及收到的部分其他部門文件。2004年9月，山東省南水北調工程建設管理局發(fā)文《山東省南水北調工程建設管理局關于規(guī)范發(fā)文文號的通知》（魯調水局辦字【2004】17號）規(guī)范了省指揮部、省南水北調局、干線責任公司籌備領導小組及干線責任公司的發(fā)文文號，其中干線責任公司的文號格式為“魯調水企字【20××】×號”。2008年4月，南水北調山東干線公司參照《國家行政機關公文處理辦法》，結合南水北調山東干線有限責任公司實際，下發(fā)了《關于規(guī)范各部（辦、直屬機構）發(fā)文文號的通知》（魯調水企字【2008】40號），進一步規(guī)范并細化了干線公司的發(fā)文文號。

文號格式主要為魯調水企×字【20××】×號。

比如2012年南水北調東線山東干線公司工程部發(fā)的20號文件，文號即為魯調水企工字【2012】20號。

建管局發(fā)文主要內(nèi)容為本年度建管處印發(fā)的文件及收到的部分其他處室文件。文號格式為“魯調水×字【20××】×號，意義基本與公司發(fā)文文號相同。舉個例子，2012年山東段南水北調工程建設管理局建管處發(fā)的20號文件，文號即為魯調水建字【2012】20號。

干線公司發(fā)文和建管局發(fā)文兩種都是按照文件命名順序進行存檔，這樣命名和整理之后的文件會變得非常整齊，也方便歸檔、查找及微機檢索。

建設管理處辦理文件主要包括建設管理處收辦的除國調辦以外的文件。其中上級單位發(fā)來的文件都統(tǒng)一編號為甲字××號，其他單位來文都統(tǒng)一編號為乙字××號。統(tǒng)一的編號使文件科學規(guī)范，井井有條。

國務院南水北調辦來文文件是建管處辦理文件中單獨拿出來的一部分，因為國調辦是我們的直管單位，有關工程建設的批復、整改、命令等等文件都由他們直接發(fā)文，所以將國調辦來的文件單獨整理非常方便查詢。

安全生產(chǎn)是每個工程建設都要注重的，尤其像南水北調這樣史無前例的浩大工程，安全生產(chǎn)更應該是重中之重。各級領導部門，從國務院到水利廳都非常重視，所以將這一塊也單獨收集整理，以便查閱方便。

會議紀要卷即是收集了一些會議的紀要，包括局黨委會議紀要，局長辦公會會議紀要，工程建設中需要研究的專題會議紀要等等。

會議通知則是分發(fā)和收到的各種會議的通知。

第三根據(jù)單項工程進行分類。

目前各個設計單元工程逐漸的完工，根據(jù)驗收的需要，分別建立了韓莊運河段、濟南至引黃濟青段、東平湖至南四湖段、魯北段工程完工驗收資料。并按照驗收申請、驗收通知、驗收鑒定書的順序收納歸檔，方便以后檔案整理。

對工程建設管理文件進行分類的原則主要是方便查閱。在對文件進行立卷分類的同時，建立了電子檔案，如果需要查閱文件的時候，先查電子檔案再根據(jù)文號查閱紙板文件。

3.工程建設管理文書工作的OA系統(tǒng)

2011年下半年，南水北調工程建設管理的OA辦公系統(tǒng)正式啟用，OA系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員控制，每個人都有自己的用戶名和登錄密碼。系統(tǒng)登陸后設置首頁、公文辦理、日常辦公、動態(tài)信息、會議管理、溝通協(xié)調、個人事務、幫助等菜單。下面簡單說一下每個菜單的內(nèi)容。

公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理、內(nèi)部簽報、會議紀要、跟蹤監(jiān)控、公文綜合查詢、傳閱記錄。個人認為公文辦理是整個OA系統(tǒng)的核心。

日常辦公包括內(nèi)部通知、印章管理、計劃總結、材料交流、在崗狀況維護。

動態(tài)信息包括內(nèi)部情況通報、每周要情、征遷工作情況通報、工程動態(tài)、建設管理月報、稽查報告。

會議管理則為會議議題的起草與辦理。

協(xié)調溝通包括留言條、手機短信、自寫短信、私人通訊錄、私人短信。個人可以通過此功能發(fā)送短信或留言條以催辦相關文件。

個人事務包括請假和出差、網(wǎng)上報修、個人常用意見。

幫助為在線幫助等。

4.心得體會

4.1要愛崗敬業(yè)，干一行愛一行

從事工程建設文書管理人員應該發(fā)揮主觀能動性，忠于職守、忠實肯干、干出水平。只有這樣才能將文件管的井井有條，文書科室是一個部門的窗戶、眼睛，如果一個部門的文書科室亂七八糟，很容易讓人質疑這個部門的辦事能力及效率，而相反，如果文書科室干凈利落、井井有條會給整個部門加分，讓人相信這個部門，相信這個部門是個能辦事、辦實事的部門。

4.2要加強宣傳，增加與部門其他同志的溝通

文件是一些很散的東西，有時候將他交給承辦人，承辦人辦完了或者因為事情太多擱置了，這就需要我們文書人員積極的與其溝通以便將文件及時收回存檔。要經(jīng)常提醒大家文件辦完后請及時歸還，告訴大家文件存檔的重要性及其價值意義。

4.3要實施文書管理的現(xiàn)代化

從南水北調工程建設管理的OA辦公系統(tǒng)正式啟用以來，我確確實實的感受到了現(xiàn)代化工具的便利性。首先大大節(jié)省了文件周轉時間，提高了辦事效率。以前一個文有時需要一個星期才能出來，現(xiàn)在2天就可以成文印發(fā)。第二有效控制了文件丟失，現(xiàn)在文件都是通過電子辦公，不會存在文件擱置在個人手里以致丟失的現(xiàn)象。第三則是非常方便查閱，以前都是紙質文件，先得查登記再去查檔案盒再找到文件，非常繁瑣，現(xiàn)在直接輸入文號或關鍵詞，文件一目了然。第四，節(jié)省空間，紙版文件非常占用空間而且不易保管，如果保管不善，時間長了可能會發(fā)霉腐爛，而電子文件則完全不需要考慮這方面的問題。

我們從事文書管理的人員要不斷學習新的技術才能與時俱進，將文書工作做的更好。