邢強(qiáng)

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)逐漸被人們創(chuàng)建，信息管理工作越來(lái)越方便。事業(yè)單位對(duì)信息管理系統(tǒng)的需求越來(lái)越迫切，近幾年在我國(guó)，這方面的技術(shù)也不斷發(fā)展，但是過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)過(guò)很多問(wèn)題。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，各事業(yè)單位要了解自身實(shí)際情況，掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的相關(guān)知識(shí)，在實(shí)際應(yīng)用中不斷地加以改進(jìn)和完善，才能推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：因特網(wǎng)；信息時(shí)代；信息管理

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）11-0071-02

一、信息管理的含義以及它所具有的特征

（一）含義

信息管理指的是人類為了有效地研發(fā)和使用信息資源，依靠現(xiàn)代的信息技術(shù)，將信息資源合理有效地進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等的社會(huì)活動(dòng)。通俗地講，信息管理就是人對(duì)信息資源以及一些活動(dòng)的管理。信息管理的過(guò)程包括收集信息、傳輸信息、加工信息以及儲(chǔ)存信息等工作。

（二）特征

1.信息管理的管理特征

管理工作包括信息管理，所以管理的一般性能夠體現(xiàn)在信息管理上。比如說(shuō)：管理的基本職能我們知道，它是計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，并且管理的主體是組織活動(dòng)，管理的目標(biāo)是達(dá)到并完成組織的既定目標(biāo)，然而這些特點(diǎn)在信息管理中同樣得到體現(xiàn)。但是，信息管理又具有自己的一般特點(diǎn)。一是管理的對(duì)象是信息資源和信息活動(dòng)；二是信息管理存在于管理過(guò)程之中，有其自身的管理，同時(shí)支持其他管理活動(dòng)。

2.信息管理的時(shí)代特征

一是信息需求量迅速擴(kuò)大。伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，世界國(guó)與國(guó)、國(guó)與地區(qū)之間無(wú)論是政治、經(jīng)濟(jì)還是文化交往逐漸頻繁，以至信息大量產(chǎn)生。同時(shí)，信息組織與存儲(chǔ)技術(shù)迅速發(fā)展，使得信息儲(chǔ)存積累可靠便捷。二是信息處理和傳播速度更加迅速。賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展，才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。三是科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，造成信息處理工作的方法百花齊放。信息對(duì)管理工作的作用大大提高，信息的處理方式方法也就變得復(fù)雜。早期所謂的信息加工就是指一種經(jīng)驗(yàn)性的加工或者就是低級(jí)的計(jì)算。而現(xiàn)在的加工處理方法不僅要依靠數(shù)學(xué)方法，還要使用數(shù)理統(tǒng)計(jì)、和人工智能等方法。

二、信息管理系統(tǒng)的發(fā)展及其作用

（一）信息管理的發(fā)展

信息管理系統(tǒng)早在20世紀(jì)80年代初期就已經(jīng)在像美國(guó)等發(fā)達(dá)的資本主義性質(zhì)的國(guó)家得到很大程度上的利用，而且經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的不斷研究開(kāi)發(fā)，以英國(guó)為代表，有關(guān)管理信息的系統(tǒng)軟件被廣泛使用在生產(chǎn)生活、運(yùn)輸交通等各個(gè)行業(yè)，早期人們稱信息管理為無(wú)紙化、無(wú)筆化管理方法。但是因?yàn)槲覀儑?guó)家的計(jì)算機(jī)軟、硬件的研發(fā)技術(shù)相對(duì)發(fā)達(dá)國(guó)家是比較落后的，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的滯后性和計(jì)算機(jī)軟件研發(fā)受限以及軟件研發(fā)人才稀缺，很大程度上對(duì)我國(guó)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用造成了影響；就目前而言，我國(guó)信息管理系統(tǒng)大部分都是從國(guó)外引進(jìn)的，再進(jìn)行漢化、改造，變成符合我國(guó)事業(yè)單位或各行各業(yè)的信息管理系統(tǒng)，但是，技術(shù)的針對(duì)性不是很強(qiáng)，不能夠較好地適應(yīng)我國(guó)各行業(yè)的發(fā)展，不符合發(fā)展要求。所以我們國(guó)家首要任務(wù)就是要建立自己的信息管理系統(tǒng)，來(lái)滿足國(guó)內(nèi)各行各業(yè)包括事業(yè)單位的信息管理，減少對(duì)國(guó)外系統(tǒng)的依賴性，逐步健全我們自己創(chuàng)造的信息管理系統(tǒng)，只有這樣，我們國(guó)家才能享受現(xiàn)代化信息時(shí)代帶給我們的利益。

（二）信息管理系統(tǒng)的作用

1.輔助分析作用

在事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部信息和外部信息需要決策和監(jiān)督時(shí)，就要依靠各種數(shù)據(jù)信息。如果以人工手動(dòng)方式來(lái)處理數(shù)據(jù)，那樣得到的只能定期報(bào)告，很難滿足事業(yè)單位的需要，使得事業(yè)單位的決策活動(dòng)只能是依靠經(jīng)驗(yàn)，這樣往往帶有盲目性。但是信息管理系統(tǒng)是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將信息儲(chǔ)存起來(lái)，可以隨時(shí)提供各種所需的信息，能保證決策監(jiān)督的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

2.節(jié)約人力、物力

由計(jì)算機(jī)處理大量、重復(fù)的信息管理工作，所以可以減輕工人的工作強(qiáng)度，關(guān)鍵的是將信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以后，所有的工作都由它來(lái)完成處理和保存等工作，這樣可以省略人工方式處理環(huán)節(jié)，最后達(dá)到減員并且提高經(jīng)濟(jì)效益的成果。

3.信息管理系統(tǒng)可促進(jìn)事業(yè)單位組織管理的職能優(yōu)化合結(jié)構(gòu)優(yōu)化

信息管理系統(tǒng)的本身就是一項(xiàng)繁瑣的工作，另一個(gè)原因就是我國(guó)事業(yè)單位存在著管理基礎(chǔ)比較薄弱和管理方式方法不妥當(dāng)?shù)葐?wèn)題，所以在這問(wèn)題上，就會(huì)涉及事業(yè)單位原有的職能分配問(wèn)題、機(jī)構(gòu)設(shè)置問(wèn)題是否恰當(dāng)，因而需要進(jìn)行管理職能和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化。

4.有助于提高事業(yè)單位的組織機(jī)構(gòu)的工作效率

當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行處理信息時(shí)，它的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于人類手工整理的速度，這樣就會(huì)使管理信息的提供時(shí)間不短縮小，事業(yè)單位部門之間的工作聯(lián)系越來(lái)越緊密，大大加快了事業(yè)單位業(yè)務(wù)辦理的速度，從而提高了事業(yè)單位的工作效率。

5.有助于提高事業(yè)單位組織管理人員的綜合素質(zhì)

目前，我國(guó)事業(yè)單位在建設(shè)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，最為突出的問(wèn)題就是報(bào)考計(jì)算機(jī)專業(yè)人員不是很多，而且又缺少懂計(jì)算機(jī)技術(shù)懂管理的人才；而信息管理系統(tǒng)建設(shè)要依靠技術(shù)管理人員，那么技術(shù)管理人員如果對(duì)信息管理系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)知識(shí)不了解，信息管理系統(tǒng)就不會(huì)成功開(kāi)發(fā)出來(lái)。因此，在信息管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，想要保證建設(shè)工作的順利進(jìn)行，人才培養(yǎng)必須同步進(jìn)行，進(jìn)一步提高管理人員的綜合素質(zhì)。

三、事業(yè)單位對(duì)信息管理系統(tǒng)的需求

步入21世紀(jì)之后，隨著生產(chǎn)力的大力發(fā)展，科學(xué)水平的不斷進(jìn)步以及辦公工具被人們發(fā)明，造成人們對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的需求越來(lái)越大，依賴程度越來(lái)越高。事業(yè)單位也同樣向往現(xiàn)代化辦公的發(fā)展方向，但是需要對(duì)大量的信息進(jìn)行更好地管理，這項(xiàng)工作的確是一項(xiàng)非常繁瑣復(fù)雜的艱巨工作，原因是這些數(shù)據(jù)和信息需要快速的分析處理也要有很高保密要求，以往都是使用人工方法，而存在的弊端多之又多，比如說(shuō)：浪費(fèi)辦公人員很多時(shí)間和精力，其次人為管理難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且調(diào)節(jié)時(shí)也會(huì)很是麻煩，費(fèi)時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫(kù)被廣泛地應(yīng)用，為這些數(shù)據(jù)的分析處理帶來(lái)了很大改變，所以事業(yè)單位對(duì)這種信息管理的模式迫切需求，因?yàn)樾畔⒐芾硐到y(tǒng)的建立將給事業(yè)單位的辦公帶來(lái)很大便利，這樣就更能夠節(jié)約辦公的時(shí)間和人力物力，更能夠有效地進(jìn)行分類保管。但是任何事物在接觸的初期都會(huì)產(chǎn)生磨合，那么事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)會(huì)有哪些弊端呢？下面讓我們舉例說(shuō)明。

四、在事業(yè)單位應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決對(duì)策

現(xiàn)如今很多企事業(yè)單位都應(yīng)用了信息管理系統(tǒng)，但由于不同的影響因素，從它的實(shí)施效果來(lái)看，還有較多不盡人意的地方，而且在不同發(fā)展階段，所表現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題也存在著某種程度上的差異。那么下面主要分析一下存在的問(wèn)題。

（一）導(dǎo)入階段

1.存在的問(wèn)題

事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的呢？這個(gè)問(wèn)題是每個(gè)事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)之前明確的首要問(wèn)題。為了急于滿足事業(yè)單位信息整理的需要，在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)對(duì)問(wèn)題欠考慮的情況。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備好大量的人力、物力、財(cái)力各個(gè)方面的準(zhǔn)備計(jì)劃。信息管理系統(tǒng)的載體是一種先進(jìn)的管理思維，這就要對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程做出恰當(dāng)?shù)淖兓约案玫膬?yōu)化。

2.解決導(dǎo)入階段問(wèn)題的對(duì)策

第一，提前做好準(zhǔn)備工作，比如說(shuō)應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的可行性分析報(bào)告、在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳工作、選擇什么樣的團(tuán)隊(duì)等，做好準(zhǔn)備工作，就能為接下來(lái)的開(kāi)發(fā)工作奠定基礎(chǔ)。第二，加強(qiáng)上層管理者對(duì)實(shí)施信息管理的全面的、清楚認(rèn)真的認(rèn)識(shí)，這樣就會(huì)影響到基層對(duì)信息管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)以及實(shí)施的最終狀況。

（二）研發(fā)階段

1.存在的問(wèn)題

研發(fā)階段過(guò)程中首要問(wèn)題就是信息管理系統(tǒng)研項(xiàng)目依靠什么方式？如果采用外包方式，軟件開(kāi)發(fā)商需要承擔(dān)軟件開(kāi)發(fā)及維護(hù)等一系列的工作。如果采用內(nèi)部研發(fā)方式，事業(yè)單位的內(nèi)部員工需要承擔(dān)相同的工作，這樣一來(lái)，就對(duì)事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國(guó)內(nèi)情況來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在一部分事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式，但是外包往往使事業(yè)單位不重視調(diào)研和開(kāi)發(fā)，缺乏研發(fā)的積極性，認(rèn)為把研發(fā)的工作交給開(kāi)發(fā)商做就可以了，這樣就造成在應(yīng)用的時(shí)候軟件不符合事業(yè)單位的實(shí)際需求。

2.解決研發(fā)階段問(wèn)題的對(duì)策

研發(fā)工作需要建立在市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在市場(chǎng)調(diào)研方面沒(méi)有基層參與，只有事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)自決定，容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個(gè)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的真實(shí)需要結(jié)果就是造成資源的浪費(fèi)和效率提高不明顯的情況。因此技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進(jìn)行技術(shù)建模，要盡量定制出適合事業(yè)單位各個(gè)機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)。

（三）運(yùn)行階段

1.存在的問(wèn)題

雖然在研發(fā)階段解決了遇到的困難，但是不代表運(yùn)行階段就會(huì)輕松很多。例如研發(fā)階段過(guò)程中解決的大多數(shù)問(wèn)題都是技術(shù)上的，但是在運(yùn)行階段需要解決的問(wèn)題更多是屬于“人”的問(wèn)題?！靶畔ⅰ焙汀叭恕笔切畔⒐芾硐到y(tǒng)的最重要兩個(gè)部分。信息管理系統(tǒng)是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，也是“人”的問(wèn)題。管理信息系統(tǒng)需要靠人來(lái)實(shí)施，而因?yàn)橄到y(tǒng)的實(shí)施會(huì)帶來(lái)對(duì)員工的觀念的沖擊，使其產(chǎn)生預(yù)期的效益是一個(gè)重要的問(wèn)題。

2.解決運(yùn)行階段問(wèn)題的對(duì)策

推進(jìn)信息管理系統(tǒng)的實(shí)施工作正如上文所分析：信息管理系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中要考慮很多有關(guān)“人”的因素。事業(yè)單位的信息化想要一步到位很困難，要根據(jù)實(shí)際情況不斷地推進(jìn)。在起步階段不一定要馬上建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，而是要根據(jù)事業(yè)單位本身的特點(diǎn)腳踏實(shí)地一步一步地進(jìn)行。

五、意見(jiàn)和建議

事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，還需要在很多方面去進(jìn)行改進(jìn)，那么就其安全性設(shè)計(jì)而言可以從幾個(gè)方面加以改進(jìn)：一是由于事業(yè)單位自身存在的特點(diǎn)，對(duì)其信息管理的安全性要求很高。在引入的階段必須要注意機(jī)構(gòu)身份的識(shí)別，事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息進(jìn)入信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格把關(guān)。二是對(duì)于單位內(nèi)部的信息的進(jìn)入和管理的工作要做到責(zé)任到個(gè)人，這樣就避免任何的細(xì)節(jié)性錯(cuò)發(fā)的發(fā)生。三是利用其他與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)為工具，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全進(jìn)一步保護(hù)。

事業(yè)單位對(duì)信息管理系統(tǒng)的需求越來(lái)越迫切，但在進(jìn)行引進(jìn)信息管理系統(tǒng)時(shí)，要了解自身的實(shí)際情況，準(zhǔn)確掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的相關(guān)知識(shí)，才能推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)步和發(fā)展。

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[2005-12-22].

（責(zé)任編輯：田苗）