亚洲免费av电影一区二区三区,日韩爱爱视频,51精品视频一区二区三区,91视频爱爱,日韩欧美在线播放视频,中文字幕少妇AV,亚洲电影中文字幕,久久久久亚洲av成人网址,久久综合视频网站,国产在线不卡免费播放

        ?

        淺談電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

        2013-05-14 16:51:21劉麗華
        卷宗 2013年4期
        關(guān)鍵詞:信息

        劉麗華

        一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

        隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,目前大多數(shù)機(jī)關(guān)都形成大量的電子文件。所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。大量電子文件的產(chǎn)生,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇,也是挑戰(zhàn)。加強(qiáng)電子文件管理刻不容緩。與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):

        (一)電子文件信息的非人工識(shí)讀性。

        (二)對(duì)系統(tǒng)的依賴性。

        (三)電子文件信息與載體的可分離性。

        (四)電子文件信息的易逝性。

        (五)電子文件信息存儲(chǔ)的高密度性。

        (六)電子文件多種信息媒體的集成性。

        (七)電子文件的可操作性。

        二、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象

        (一)應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。

        (二)由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

        三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

        (一)對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別,也沒(méi)有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。

        (二)對(duì)檔案來(lái)源原則的影響。來(lái)源原則包括兩個(gè)方面:從外部來(lái)看是尊重全宗,從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前,隨著大量電子文件的產(chǎn)生,后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源,從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題,才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中,不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生,人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

        (三)對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響。檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等,都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

        四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

        (一)做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。

        (二)解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

        (三)使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此,在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容,就構(gòu)成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

        (四)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識(shí),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要??梢钥隙?,加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。另外檔案人員還應(yīng)加強(qiáng)電子文件的保密工作,確保檔案不丟失不失竊,不被修改,確保電子文件的真實(shí)性。

        (五)與紙質(zhì)文件并存的方式。由于電子文件可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的更改,所以要建立一套對(duì)電子文件使用的記錄制度,對(duì)于數(shù)據(jù)的每一次使用或修改都必須記錄在檔,確保有據(jù)可查。由于電子文件受電腦、磁盤載體的不安全性的影響,可能由于電腦病毒或者磁盤損壞等原因造成數(shù)據(jù)的丟失,所以建議電子文件與紙質(zhì)文件并存的方式來(lái)進(jìn)行檔案的管理。通過(guò)電子文件和紙質(zhì)文件的兩套并存確保檔案的原始性和真實(shí)性。

        (六)制定電子文件管理制度。建立一套完整、科學(xué)、嚴(yán)格的電子文件管理制度,從每個(gè)環(huán)節(jié)杜絕數(shù)據(jù)的流失、造假,是維護(hù)電子文件數(shù)據(jù)真實(shí)性的最重要措施。電子文件由于牽扯到流程較長(zhǎng),環(huán)節(jié)較多,信息量較大,所以如果哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都將勢(shì)必影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性。因此要制定出細(xì)化的管理制度,要求檔案人員嚴(yán)把每一關(guān),加強(qiáng)數(shù)據(jù)的審查,核實(shí)。對(duì)于電子文件的歸檔范圍,歸檔內(nèi)容,歸檔時(shí)間,歸檔要求和存檔方式都要有明確的制度要求,避免對(duì)電子文件的管理工作造成極大的危害和影響。

        猜你喜歡
        信息
        訂閱信息
        中華手工(2017年2期)2017-06-06 23:00:31
        展會(huì)信息
        信息超市
        展會(huì)信息
        展會(huì)信息
        展會(huì)信息
        展會(huì)信息
        展會(huì)信息
        信息
        健康信息
        祝您健康(1987年3期)1987-12-30 09:52:32
        在线观看在线观看一区二区三区 | 亚洲人成影院在线无码观看| 午夜在线观看有码无码| 青青草视频在线观看精品在线| 九九影院理论片私人影院| 亚洲国产精品成人无码区| 中文字幕亚洲无线码高清| 国产影片免费一级内射| 亚洲成av人片乱码色午夜| 免费无码午夜福利片69| 白白色免费视频一区二区| 亚洲av资源网站手机在线| 亚洲国产一二三精品无码| 亚洲男同帅gay片在线观看| 亚洲AV无码一区二区三区少妇av| 日本一区二区不卡二区| 少妇中文字幕乱码亚洲影视| 国产亚洲精品aaaa片app| 中文字幕五月久久婷热| 天天射综合网天天插天天干| 亚洲av无码一区二区三区不卡| 久久综合网天天 | 伊人狼人影院在线视频| 亚洲乱码一区二区三区在线观看| 国产精品无码a∨精品影院| 蜜桃一区二区三区在线看| 亚洲精品综合中文字幕组合 | 精品久久久久久无码中文字幕| 色综合天天网| 亚洲中文字幕乱码在线视频| 日本欧美大码a在线观看| 欧美成人精品一区二区综合| 无码精品一区二区三区免费16| 三级日韩视频在线观看| 亚洲av中文无码乱人伦在线播放| 日韩h网站| 日本av一区二区三区四区| 色一情一乱一伦麻豆| 国产免费久久精品国产传媒| 精品国产一区二区三区毛片| 久久精品免费一区二区喷潮|