為了規(guī)范建設(shè)工程檔案的管理，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的收集；整理；編制；驗收移交標(biāo)準(zhǔn)，其中就要求建立完整準(zhǔn)確的系統(tǒng)的工程聲像檔案和電子檔案。比如：四川廣安鄧小平故居紀(jì)念館內(nèi)的聲像檔案和圖片展覽電子檔案就很做得很好，播放十分鐘，就讓參觀者很有震憾力和宣染教育意義。在實(shí)際工作中我們往往注重文字檔案和照片檔案，對其編制也比較有經(jīng)驗。但對工程聲像檔案和電子檔案的編制往往存在多種缺陷。許多資料員根本不知到如何去編好工程聲像檔案和電子檔案。

工程聲像檔案的編制：

（三）編制內(nèi)容：

1.開工前應(yīng)拍攝的內(nèi)容：

（1）工程原址原貌。（從多方位拍攝）

（2）原重要地物或紀(jì)念物。

2.主體工程施工應(yīng)拍攝的內(nèi)容：

（1）主體工程設(shè)計模型。

（2）地基基礎(chǔ)及施工技術(shù)工藝制作。

（3）施工現(xiàn)場整體工程施工情況。

（4）重要的隱蔽工程。

（5）主要的鋼筋制作和安裝。

（6）能反映主體混凝土灌筑質(zhì)量等。

（7）管道及設(shè)備安裝。

3.工程施工組織及工程質(zhì)量應(yīng)拍攝的內(nèi)容：

（1）工程開工儀式。

（2）施工中主要的質(zhì)量檢查驗收。

（3）工程竣工儀式。

4.工程竣工驗收應(yīng)拍攝的內(nèi)容：

（1）單體建筑物全貌。

（2）整體建筑物全貌。

（3）室內(nèi)狀況。

（4）室外環(huán)境及設(shè)施。

5.工程聲像檔案的質(zhì)量要求：

（1）工程照片要求圖像清晰，要有文字說明：包括拍攝事由；時間；地點(diǎn)；人物；背景；攝影者。

（2）進(jìn)行錄像擋案拍攝要求分類拍攝，不同項目要分開拍攝。

（3）拍攝對象應(yīng)能提供不同角度的場面。

（4）拍攝圖像要求清晰、色彩飽和度正常。

（5）要求盡量采用分辨率達(dá)到3000X2000像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝。

（6）要留保同期聲，可插入音樂、解說詞和字幕。

6.工程聲像檔案的歸檔整理：工程聲像檔案的整理編制工作包括：填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、總說明、卷內(nèi)備考表和文字說明等。如果是工程錄像檔案，檔案盒上要標(biāo)有簡單說明，內(nèi)容包括：工程名稱、錄制人、審核人、或?qū)徟?。如果是工程照片就要求符合以下要求?/p>

（1）案卷封皮要用硬紙板，白紙要用80g書寫紙，釘子要用鋁釘，膠水要用硫磷酸酯和富馬酸二甲酯。

（2）案卷封面、卷內(nèi)目錄、總說明、卷內(nèi)備考表按規(guī)定填寫好就行了。

二.工程電子檔案的編制：

1. 工程電子檔案的種類：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件。

（1）將紙質(zhì)文件按照檔案管理要求通過掃描形成的電子檔案。要與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)，內(nèi)容要求真實(shí)，準(zhǔn)確、完整。

（2）將非通用文件格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用格式。如施工圖CAD電子文件。若無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將其紙質(zhì)文件掃描成電子文件，以JPEG，TIFF（G4）文件為通用格式。

（3）在無法獲取紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件的情況下，應(yīng)掃描該紙質(zhì)文件，并收集掃描后的圖像文件。

2. 工程電子檔案的鑒定：

（1）對每份電子文件要鑒定是否在歸檔范圍內(nèi)。

（2）對每份電子文件要鑒定是否與相應(yīng)紙質(zhì)文件完全一致，若不一致，應(yīng)重新收集正確的電子文件和紙質(zhì)文件。

（3）對每份電子文件要鑒定是否包含有效的、可讀的數(shù)字物簽名，若不存在，應(yīng)收集簽名后的文件或紙質(zhì)文件的掃描件。

3. 工程電子檔案的整理和歸檔：

工程電子檔案的組織和排理順序要求按紙質(zhì)檔案文件整理要求進(jìn)行并與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。同一項目的所有電子文件歸檔前應(yīng)轉(zhuǎn)換為TIFF格式的圖像文件，同時保留轉(zhuǎn)換前的電子原件。電子原件與電子轉(zhuǎn)換件及目錄數(shù)據(jù)要求分別存儲到符合要求的脫機(jī)載體上。