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        醫(yī)院文書檔案管理存在問題及對(duì)策

        2013-04-29 00:00:00孫琦

        摘要:文書檔案管理是醫(yī)院的綜合檔案室或辦公室最經(jīng)常以及最基本的工作之一,是醫(yī)院為患者提供良好醫(yī)療條件的前提。醫(yī)院的文書檔案管理一般包括醫(yī)院文書檔案的收集,整理,統(tǒng)計(jì)、立卷、歸檔、查閱以及銷毀等工作。文書檔案管理是醫(yī)院不斷提高管理水平的需要,是醫(yī)院管理向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展的重要標(biāo)志。醫(yī)院文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展過程,反映著醫(yī)院不同時(shí)期的各項(xiàng)重要人物、重要活動(dòng)以及重要工作等事件,是醫(yī)院發(fā)展的見證。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院 文書檔案管理 存在的問題 對(duì)策

        中圖分類號(hào):G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2013)02(b)-0235-01

        醫(yī)院文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案,其記錄了醫(yī)院所從事的各項(xiàng)管理活動(dòng),如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是指由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成,是用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體系的信息資料。文書檔案包括各類民主選舉的選民登記和選票,簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書和會(huì)議記錄,還有醫(yī)院和上級(jí)部門印發(fā)的各類正式的紅頭文件,以及照片、錄音、錄像和各種電子檔案等。

        1.醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

        1.1文書檔案管理重視程度不夠

        由于醫(yī)院文書檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,所以醫(yī)院一般都對(duì)文書檔案管理意識(shí)比較淡薄,同時(shí)還可能會(huì)存在一定程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí),有的人甚至認(rèn)為文書檔案管理工作十分簡單,技術(shù)含量不高,利用價(jià)值不大,沒有存在的價(jià)值。由于對(duì)文書檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視,很容易造成文書檔案的信息資源開發(fā)不足,從而使文書檔案的利用率下降。

        1.2文書檔案管理人員素質(zhì)不高

        在醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中,一般都重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn),卻忽略了醫(yī)院文書檔案的管理人員的學(xué)習(xí)情況。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展。有的醫(yī)院文書檔案管理人員本來也不是學(xué)習(xí)文書檔案管理專業(yè)的,而是從事行政、護(hù)理、計(jì)算機(jī)等工作的,但是由于各種不同的原因,在經(jīng)過一段時(shí)間的培訓(xùn)后,便開始從事文書檔案管理的工作。但是由于他們?nèi)鄙賹I(yè)的文書檔案管理知識(shí),所以很難勝任規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理工作。

        1.3文書檔案管理制度不完善

        醫(yī)院一般都制定了完善的醫(yī)院管理制度,但是卻對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理工作內(nèi)容卻沒有明確的要求和管理模式,更沒有制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。這就造成了有價(jià)值的文書檔案得不到應(yīng)有的重視和不能夠得到統(tǒng)一收集、整理,造成了文書檔案收集效率不高,信息管理與文書檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),失去了文書檔案工作的完整性。

        1.4檔案工作硬件投入不足

        一些醫(yī)院的文書檔案室、文書檔案設(shè)備、消防設(shè)施等達(dá)不到文書檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外,文書檔案管理技術(shù)落后,也制約了文書檔案管理的發(fā)展。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用,傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的要求,但受到經(jīng)濟(jì)等條件的制約,醫(yī)院的文書檔案管理工作資金投入嚴(yán)重不足,使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得不到提高。

        2.加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作的對(duì)策

        2.1加強(qiáng)學(xué)習(xí),增強(qiáng)意識(shí)

        加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理人員的檔案法學(xué)習(xí),同時(shí)還要增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的文書檔案意識(shí),尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。還要加大力度對(duì)文書檔案管理進(jìn)行宣傳,使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都對(duì)文書檔案管理有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。因?yàn)槲臅鴻n案管理地位的提高,離不開醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的充分認(rèn)識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性,才能加大醫(yī)院對(duì)文書檔案管理的投入。還要不斷提高醫(yī)院文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,因?yàn)獒t(yī)院文書檔案管理人員的素質(zhì)的高低直接影響著醫(yī)院文書檔案管理的水平。要把文書檔案管理納為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓,要每年派出文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí),通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等,來提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,以便適應(yīng)醫(yī)院文書檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展,不斷推動(dòng)文書檔案管理工作的發(fā)展。

        2.2建立健全的規(guī)章制度

        隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、檔案管理手段的及時(shí)更新和管理水平的逐漸提高,因此醫(yī)院必須要建立與之相應(yīng)的檔案管理體系。通過建立健全的規(guī)章制度,明確文書檔案管理人員職能,將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)、同步發(fā)展。建立科學(xué)的文書檔案管理體系以及健全的文書檔案管理制度,是文書檔案管理的關(guān)鍵。因此醫(yī)院要根據(jù)

        《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合醫(yī)院的文書檔案工作的實(shí)際情況,建立健全的文書檔案管理的制度。制定文書檔案管理人員的崗位職責(zé)、文書檔案的保密制度、文書檔案的保管制度、文書檔案的查閱制度以及文書檔案的鑒定、借閱、銷毀等規(guī)章制度,使每份文書檔案管理工作都有章可循,并有明確的要求和制度的約束。

        2.3加強(qiáng)資金投入,提高配備

        加強(qiáng)文書檔案管理就要適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金的投入,并引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備。要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備,比如文書檔案用房、辦公設(shè)備等;同時(shí)加強(qiáng)防盜、防火、防潮、防霉、防蟲等防護(hù)措施,確保文書檔案的使用壽命。還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的合理配置和利用。電子文件歸檔范圍可以參照有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍,確定保管年限,形成的電子文件還要及時(shí)進(jìn)行備份,避免電子文件被隨意刪除。通過計(jì)算機(jī)高速智能檢索通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息運(yùn)輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學(xué)化管理。還可以方便使用者及時(shí)查找、閱讀,既節(jié)約時(shí)間,也能夠節(jié)省人力、物力和財(cái)力,有效地提高工作效率。還可以將檔案目錄和部分內(nèi)容錄入到局域網(wǎng),利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)醫(yī)院各科室之間的資源共享,以滿足醫(yī)療、科研等多方面的需求,從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。

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