摘要：檔案分類是提高檔案資源品質(zhì)，增強(qiáng)檔案資源組織化程度，提升檔案資源可利用性的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作。為此，加強(qiáng)檔案分類理論和實(shí)踐問(wèn)題的研究就成為現(xiàn)代檔案學(xué)的一個(gè)重要課題。本文將就檔案分類的實(shí)質(zhì)、分類規(guī)則的運(yùn)用、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的合理選擇，以及檔案分類方案的編制要求等問(wèn)題，結(jié)合國(guó)內(nèi)外相關(guān)理論和我國(guó)檔案分類實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)行一些理性思考。

關(guān)鍵詞：檔案分類 分類實(shí)質(zhì) 分類規(guī)律 分類規(guī)則 分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案分類問(wèn)題一直是我國(guó)檔案學(xué)研究的一個(gè)非常重要的實(shí)踐和理論問(wèn)題。在該問(wèn)題的研究實(shí)踐中，人們不僅關(guān)注檔案實(shí)體分類問(wèn)題的研究，而且關(guān)注檔案內(nèi)容（信息）分類問(wèn)題的探討。另外，我國(guó)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究中針對(duì)檔案種類劃分、全宗劃分等問(wèn)題的研究，也屬于廣義的檔案分類問(wèn)題研究范疇?？梢?jiàn)，它既是檔案學(xué)應(yīng)用理論研究的重要課題，又是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的重要問(wèn)題。在現(xiàn)代檔案學(xué)理論知識(shí)體系中占有非常重要的位置。

本文結(jié)合國(guó)內(nèi)外相關(guān)理論研究成果和我國(guó)檔案分類實(shí)踐面臨的問(wèn)題，談?wù)剬?duì)檔案分類的實(shí)質(zhì)與作用、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題的新認(rèn)識(shí)，希望對(duì)我國(guó)的檔案分類理論研究和實(shí)踐發(fā)展有所貢獻(xiàn)。

一、檔案分類的實(shí)質(zhì)

檔案分類的實(shí)質(zhì)是通過(guò)再現(xiàn)文檔之間的“歷史邏輯關(guān)聯(lián)”和文檔內(nèi)容之間的“主題邏輯關(guān)聯(lián)”，建立“檔案有機(jī)體”、構(gòu)建“檔案信息體系”，提高檔案資源的品質(zhì)和可用性。

一種信息資源的品質(zhì)和可用性程度不同，會(huì)對(duì)這種信息資源的價(jià)值實(shí)現(xiàn)和存在產(chǎn)生決定性的影響。因?yàn)椋瑳](méi)有一個(gè)國(guó)家或組織會(huì)愿意不計(jì)成本地長(zhǎng)期保存某種低質(zhì)的、可用性差的信息資源。檔案作為一種重要的社會(huì)資源，不論是對(duì)政府機(jī)關(guān)還是企業(yè)事業(yè)單位及各種其他社團(tuán)組織來(lái)說(shuō)，都具有非常重要的證據(jù)意義和信息價(jià)值，同時(shí)也是人類社會(huì)歷史記憶、集體記憶的重要組成部分。檔案管理的重要社會(huì)使命之一就是要通過(guò)有效、科學(xué)的管理，為人類社會(huì)的存續(xù)和健康發(fā)展提供高品質(zhì)的、可用性強(qiáng)的檔案資源。誠(chéng)然，分類作為一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，并不是唯一可以提升檔案資源品質(zhì)的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，除此之外，其他檔案管理工作也對(duì)提升和保障檔案資源的品質(zhì)和效用具有重要影響作用。然而，從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有合理、科學(xué)的檔案分類，那么其他檔案業(yè)務(wù)管理工作的成效也無(wú)法得到很好體現(xiàn)。

檔案分類的主要工作內(nèi)容包括：檔案實(shí)體分類和檔案內(nèi)容（信息）分類兩個(gè)層面的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。其中，檔案實(shí)體分類，又稱“全宗內(nèi)檔案分類”，是“按檔案在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，構(gòu)成有機(jī)體系。是檔案整理中介于區(qū)分全宗與立卷之間的一個(gè)環(huán)節(jié)”。這種解釋的最主要思想成就，就是說(shuō)明了檔案實(shí)體分類的根本性目的——構(gòu)建檔案有機(jī)體。從目前的檔案管理基本對(duì)象來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體主要包括兩種基本存在形態(tài)，一種是通過(guò)模擬方式記錄的物理形態(tài)的檔案實(shí)體，另一種是通過(guò)電子方式記錄的數(shù)字形態(tài)的檔案實(shí)體。

盡管這兩種“實(shí)體”有所區(qū)別，即與“載體”或“存儲(chǔ)介質(zhì)”之間的關(guān)聯(lián)度不同（前者是“終生定居式”的，后者是“臨時(shí)寄居式”的），但這兩種形態(tài)“檔案”的分類目標(biāo)是基本一致的，即都是通過(guò)主要采用歷史的方法，再現(xiàn)文檔之間的歷史聯(lián)系，在分門別類的基礎(chǔ)上，使檔案資源成為一種“有機(jī)體系”。由于數(shù)字形態(tài)的檔案同特定的存儲(chǔ)介質(zhì)之間存在可分離性，所以電子文檔之間的歷史關(guān)聯(lián)可以通過(guò)相互鏈接的方式，以多種歷史的邏輯關(guān)聯(lián)形式呈現(xiàn)出來(lái)，更能反映文檔之間的多種歷史的有機(jī)聯(lián)系性。所以，從根本意義上說(shuō)，傳統(tǒng)形態(tài)的檔案有機(jī)體系的建設(shè)，因受“載體與其記錄內(nèi)容不可分離性”的影響，只能采用“線性方式”將文檔之間的歷史聯(lián)系中比較主要的“關(guān)聯(lián)性”再現(xiàn)出來(lái)；而數(shù)字形態(tài)的電子檔案，由于其“記錄內(nèi)容”可以不依賴特定的載體（或介質(zhì)）而存在，并且相同的文檔可以同時(shí)存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)中而不影響其“真實(shí)性和完整性”，所以有條件根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要和管理需要，呈現(xiàn)文檔之間的多種歷史有機(jī)聯(lián)系。

西方國(guó)家通常把“文件與檔案分類（classification）”界定為“在文件和檔案環(huán)境下，按照分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)的慣例、方法和程序規(guī)則，對(duì)文件進(jìn)行鑒別和排列的過(guò)程”。其實(shí)，他們所說(shuō)的“分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)”的確立前提，也是指對(duì)文檔之間的歷史的邏輯關(guān)聯(lián)性的呈現(xiàn)，并且通過(guò)“慣例”總結(jié)、方法確立和業(yè)務(wù)“程序規(guī)則”的建立等方式，將文檔之間的歷史的邏輯聯(lián)系再現(xiàn)出來(lái)。值得注意的是：西方檔案學(xué)理論中對(duì)檔案本質(zhì)的認(rèn)識(shí)比較重視“文件有機(jī)體”：而我們國(guó)家的檔案學(xué)理論對(duì)檔案本質(zhì)的認(rèn)識(shí)強(qiáng)調(diào)抽象意義上的“原始記錄”。由此也使中、西檔案分類理論的研究呈現(xiàn)出互有側(cè)重思想成果。我國(guó)的檔案分類理論整體框架比較完整，對(duì)檔案分類理論的宏觀性研究較多；西方的檔案分類理論比較注重方法、規(guī)則和程序、慣例層面的研究，注重可以指導(dǎo)文件和檔案分類實(shí)踐的“分類系統(tǒng)”、“分類體系”和“分類方法”的實(shí)用性研究?？梢哉f(shuō)各有優(yōu)勢(shì)，只有相互借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才是完善和發(fā)展我國(guó)檔案分類理論之道。

檔案內(nèi)容（信息）分類，應(yīng)屬于信息內(nèi)容組織與管理范疇，其實(shí)質(zhì)是依據(jù)用戶的需要，快捷、準(zhǔn)確滿足用戶對(duì)檔案信息的業(yè)務(wù)需求和信息需求的目標(biāo)價(jià)值取向，將檔案內(nèi)容依照一定的邏輯規(guī)則和方法加以分門別類，形成具有嚴(yán)密邏輯結(jié)構(gòu)的檔案內(nèi)容主題關(guān)聯(lián)體。由于用戶需求的多樣性、動(dòng)態(tài)性影響，所以基于此種需求導(dǎo)向的檔案內(nèi)容分類所構(gòu)建的檔案信息分類體系也同樣具有類似的特征。

盡管兩種意義上的檔案分類存在著較大的區(qū)別，但是有一點(diǎn)必須加以強(qiáng)調(diào)：檔案實(shí)體分類所再現(xiàn)和確立的、反映文檔之間有機(jī)的、歷史邏輯聯(lián)系的文件體系，在任何情況下，都是檔案內(nèi)容（信息）分類所要達(dá)成目的或?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)的前提與基礎(chǔ)。換言之，通過(guò)檔案實(shí)體分類所“固化”和“確定”的文檔之間的有機(jī)的歷史邏輯關(guān)聯(lián)，是我們正確理解、判斷和全面認(rèn)識(shí)有關(guān)文檔“整體價(jià)值”的必要前提；失去了這種“歷史關(guān)聯(lián)”，我們將無(wú)法真正認(rèn)識(shí)和把握檔案文件的利用價(jià)值?；诖朔N認(rèn)識(shí)，我們才得出了上述結(jié)論，同時(shí)我們也反對(duì)將兩種“分類”對(duì)立起來(lái)的看法和觀點(diǎn)。誠(chéng)然，我們也反對(duì)將兩者完全混同的思想認(rèn)識(shí)。

能夠有效再現(xiàn)文檔之間歷史的有機(jī)關(guān)聯(lián)性，并能夠通過(guò)一定的邏輯形式予以呈現(xiàn)的檔案實(shí)體分類，是我們確立檔案實(shí)體有機(jī)體，建立科學(xué)的檔案分類系統(tǒng)的重要保證?；谟脩粜枨髮?dǎo)向的檔案內(nèi)容（信息）分類，必須嚴(yán)格遵守邏輯分類要求，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的“主題關(guān)聯(lián)”，構(gòu)建反映檔案內(nèi)容（信息）之間主題聯(lián)系的邏輯分類體系。檔案實(shí)體的歷史邏輯關(guān)聯(lián)是理解和判斷檔案利用價(jià)值、整體使用價(jià)值的重要前提。檔案實(shí)體分類的目的就是通過(guò)有效維護(hù)和再現(xiàn)這種歷史邏輯關(guān)聯(lián)，提升檔案資源的品質(zhì)和可用性；而檔案內(nèi)容（信息）的分類，則可以通過(guò)體現(xiàn)用戶多樣性、動(dòng)態(tài)性需求的文檔內(nèi)容之間“主題邏輯關(guān)聯(lián)”的信息分類體系，來(lái)滿足用戶的需求。

檔案分類有兩個(gè)層次，即認(rèn)識(shí)性分類和管理性分類。檔案的認(rèn)識(shí)性分類即檔案種類的劃分；檔案的管理性分類即檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員在檔案管理實(shí)踐中，對(duì)檔案實(shí)體和檔案的內(nèi)容信息所進(jìn)行的分類。檔案的實(shí)體分類和檔案內(nèi)容信息的分類，不僅含義與所指不同，其作用特點(diǎn)和要求也明顯不同。檔案實(shí)體分類是指針對(duì)檔案本身即實(shí)存或理化意義上的檔案所進(jìn)行的分類，其作用與目的是建立檔案存放保管時(shí)的秩序與體系。檔案內(nèi)容信息的分類是對(duì)檔案所記述的內(nèi)容信息所進(jìn)行的分類，其作用和目的主要是對(duì)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行條理化的加工、處理，為人們對(duì)檔案內(nèi)容信息的利用提供盡可能多的途徑、角度，為充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的價(jià)值與作用創(chuàng)造條件。

二、檔案實(shí)體分類規(guī)則

檔案實(shí)體分類規(guī)則的確立，不能片面強(qiáng)調(diào)形式邏輯規(guī)范的要求，也應(yīng)充分考慮到檔案有機(jī)體的歷史生長(zhǎng)特點(diǎn)，辯證地開(kāi)展檔案實(shí)體分類實(shí)踐，維護(hù)每個(gè)全宗檔案有機(jī)體的歷史真實(shí)面貌。

根據(jù)我國(guó)的檔案實(shí)體分類理論的要求，“分類作為一種基本的認(rèn)識(shí)方法和管理方法，必須具有邏輯性，符合基本的邏輯規(guī)則”。這些形式邏輯規(guī)則包括：嚴(yán)整性規(guī)則（子類的外延之和等于母類的外延）、同一性規(guī)則（每一次具體的劃分只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)）、排他性規(guī)則（同位類之間不能相互交叉、重疊）。這些形式邏輯規(guī)則的遵守，對(duì)保證檔案實(shí)體分類體系的整體邏輯聯(lián)系，確實(shí)非常重要。但是，我們應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體作為一個(gè)社會(huì)組織社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是一種歷史的、有機(jī)的文件體系。每個(gè)全宗的檔案都不是一種按照嚴(yán)格的“純邏輯規(guī)則”形成的文件體系，其中不免有這樣或那樣的非邏輯的“產(chǎn)物”，這也是“歷史的東西”所具有的一種特征。如果人為強(qiáng)制地加以“拆分”，則會(huì)“損傷”全宗內(nèi)文件有機(jī)體的“整體完整性”。所以，不能像對(duì)待檔案內(nèi)容（信息）分類那樣，要求檔案實(shí)體分類一定要嚴(yán)格遵守“邏輯性”或“形式邏輯規(guī)則”的要求，而應(yīng)予以客觀地對(duì)待，并采取相對(duì)靈活的分類方法來(lái)區(qū)分檔案文件所屬的類別。

例如，某企業(yè)的檔案實(shí)體分類方案中，依據(jù)企業(yè)的職能活動(dòng)特征，在“產(chǎn)品管理”類目下設(shè)立了“項(xiàng)目開(kāi)發(fā)”和“項(xiàng)目建設(shè)”兩個(gè)二級(jí)類目，可以說(shuō)是符合“形式邏輯規(guī)則”嚴(yán)整性要求的，但在“項(xiàng)目建設(shè)”的類目下僅設(shè)置了“設(shè)計(jì)管理、材料設(shè)備管理、施工管理、統(tǒng)計(jì)管理和項(xiàng)目工程驗(yàn)收”等5個(gè)三級(jí)類目，如果從邏輯上分析，明顯確立一個(gè)三級(jí)類目，即“供應(yīng)商評(píng)估”。但是，這并沒(méi)有影響該企業(yè)檔案實(shí)體分類的質(zhì)量，原因其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是該企業(yè)并沒(méi)有在職能活動(dòng)中形成記錄和反映“供應(yīng)商評(píng)估”方面的文件。再如，有的組織在編制檔案分類方案的過(guò)程中，設(shè)置了“特種載體檔案”類，這與其他一級(jí)類目的劃分標(biāo)準(zhǔn)（職能分類標(biāo)準(zhǔn)）是不一致的，似乎也違背了“形式邏輯規(guī)則”中的“同一性規(guī)則”。但是，檔案實(shí)體分類的目的之一就是“方便檔案實(shí)體的安全保管”，而不同載體檔案的保管條件要求是不同的，所以按載體的特殊保管要求，在分類方案中增加“特種載體類”是沒(méi)有問(wèn)題的。此外，在類目名稱的選擇方面，有時(shí)我們所使用的類目名稱，如果從“概念的外延”角度來(lái)考察會(huì)存在“交叉”問(wèn)題，但又沒(méi)有辦法找到更合適的類目名稱表達(dá)“詞匯”。每當(dāng)這種情況出現(xiàn)時(shí)，比較好的處置方法就是通過(guò)“類目注釋”的方式來(lái)分別予以說(shuō)明。所以，形式邏輯規(guī)則所要求的“排他性”，在具體實(shí)踐中，決不可機(jī)械地運(yùn)用，而應(yīng)充分考慮實(shí)際情形，做好相應(yīng)的變通處理。歷史與邏輯即有統(tǒng)一性，同時(shí)也不能在兩者之間劃等號(hào)，因?yàn)檫壿嫷臇|西往往已經(jīng)抽調(diào)了歷史的東西中那些“枝節(jié)和末梢”了！

三、檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)其選擇和確立的客觀性及其對(duì)檔案實(shí)體形成規(guī)律與特點(diǎn)的有效表達(dá)性，不能因圖一時(shí)方便而錯(cuò)誤地將不具有客觀性和穩(wěn)定性的屬性、特征作為檔案實(shí)體的分類標(biāo)準(zhǔn)選擇和確定檔案實(shí)體的分類標(biāo)準(zhǔn)，必須遵從檔案有機(jī)體的歷史形成規(guī)律和主要特點(diǎn)，不可主觀地、人為地簡(jiǎn)單從事，更不能將錯(cuò)誤的分類標(biāo)準(zhǔn)選擇思想制度化、規(guī)范化。

從我國(guó)檔案實(shí)體分類實(shí)踐的具體歷史情況來(lái)說(shuō)，主要存在兩種錯(cuò)誤的傾向必須堅(jiān)決予以糾正。其一是不考慮各個(gè)立檔單位檔案有機(jī)體的特殊歷史形成性，片面地強(qiáng)調(diào)構(gòu)建統(tǒng)一的“檔案實(shí)體分類體系”；其二是將“價(jià)值判斷結(jié)果一一保管期限”作為組織全宗中“文書(shū)檔案”實(shí)體分類的主要標(biāo)準(zhǔn)來(lái)使用和推廣。這兩種做法均違背了檔案實(shí)體分類的規(guī)律性要求和國(guó)際上通行的檔案實(shí)體分類慣例。分析其癥結(jié)，主要體現(xiàn)在：

第一，錯(cuò)誤地將各個(gè)立檔單位的檔案認(rèn)定為完全符合邏輯的產(chǎn)物，忽視了各個(gè)立檔單位檔案有機(jī)體形成的多樣性和特殊性。檔案人，尤其是檔案管理規(guī)范的制訂者，務(wù)必要清醒地認(rèn)識(shí)到：各個(gè)立檔單位的檔案全宗都是歷史的、“自然生長(zhǎng)”的文件有機(jī)體系，具有各種樣態(tài)，整理和劃分全宗及全宗內(nèi)的檔案實(shí)體必須堅(jiān)持尊重歷史的態(tài)度和原則，不可想當(dāng)然地進(jìn)行。

第二，錯(cuò)誤地將僅適用于檔案內(nèi)容（信息）分類的規(guī)則和思想，運(yùn)用到檔案實(shí)體分類實(shí)踐中。如前所述，檔案內(nèi)容分類是為了體現(xiàn)檔案信息之間的“主題關(guān)聯(lián)”性，所以可以打破全宗界限，按照形式邏輯規(guī)則來(lái)組織檔案資源的信息分類，構(gòu)建便于用戶使用的檔案信息邏輯體系；而檔案實(shí)體分類的目的是為了重現(xiàn)檔案文件的歷史有機(jī)聯(lián)系性，建立檔案有機(jī)體。如果在實(shí)踐中忽略這兩者的區(qū)別，則會(huì)“張冠李戴”，人為地制造檔案實(shí)體管理的混亂。

第三，錯(cuò)誤地把保管期限當(dāng)成檔案實(shí)體的“客觀屬性和特征”，并把它應(yīng)用于指導(dǎo)各立檔單位文書(shū)檔案實(shí)體分類。其實(shí)，凡具有基本檔案學(xué)常識(shí)的人都知道，作為檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)使用的“檔案屬性和特征”必須符合兩個(gè)基本條件要求：一是客觀性要求，二是穩(wěn)定性要求?！皺n案保管期限”就是人們對(duì)檔案保存價(jià)值分析、判斷結(jié)果的標(biāo)記，它帶有明顯的“主觀色彩”，具有“不穩(wěn)定性”的特點(diǎn)。每個(gè)時(shí)代的鑒定檔案保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)都具有很大的人為性特征，所以檔案的“保管期限特征”并不是一種“客觀的、穩(wěn)定的”特征，它會(huì)隨著人們的認(rèn)識(shí)能力、鑒定業(yè)務(wù)水平和社會(huì)環(huán)境的不同而發(fā)生變化。

基于上述認(rèn)識(shí)，如果有關(guān)部門能夠及時(shí)調(diào)整不當(dāng)?shù)淖龇?，則會(huì)及時(shí)糾正失誤，使檔案分類重新回到正確的軌道上來(lái)，相反，如果繼續(xù)把失當(dāng)?shù)淖龇ê鸵?guī)范要求當(dāng)成所謂的“制度創(chuàng)新成果”，諱疾忌醫(yī)，則會(huì)給中國(guó)檔案分類實(shí)踐造成更大的損失。一種錯(cuò)誤的思想理論如果尚停留在認(rèn)識(shí)層面，其對(duì)現(xiàn)實(shí)檔案實(shí)體管理活動(dòng)還不會(huì)產(chǎn)生太大的負(fù)面影響：但如果將其“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化”甚至以一定的“強(qiáng)制力”予以在檔案實(shí)體分類實(shí)踐中推廣，則無(wú)疑會(huì)給檔案資源的科學(xué)管理和檔案資源體系的建設(shè)造成嚴(yán)重負(fù)面影響。改革的結(jié)果不一定都是好的、合理的，檔案行政管理部門應(yīng)對(duì)各種“改革的產(chǎn)物”進(jìn)行科學(xué)論證，并按照“七分研究三分制定”的要求，審慎地注意改革成果的實(shí)踐應(yīng)用。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院