李美玲 萬寶恒

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。在日常檔案工作中，要加強(qiáng)各部門的歸檔意識，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強(qiáng)檔案規(guī)范意識以及責(zé)任意識。

醫(yī)院檔案管理工作責(zé)任意識檔案是組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。醫(yī)院檔案是由黨群、行政、醫(yī)管、科技、基建、設(shè)備類和財(cái)務(wù)等多個(gè)部門形成的綜合性檔案體系，是醫(yī)院管理中的重要組成部分，更是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。如何做好醫(yī)院檔案資料的管理，提高檔案管理水平，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作，服務(wù)于醫(yī)療改革和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，具有重要的意義。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識

醫(yī)院檔案的形成涉及到多個(gè)部門?！稒n案法》第五條規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案管理工作的重要保證。目前醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在著“重醫(yī)療，輕檔案”的問題，各部門對檔案的重視程度不夠，對檔案資料歸檔意識淡漠。一般來說，要結(jié)合醫(yī)院自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立由院長或副院長直接分管，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，專職檔案員及相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人為成員的三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，加強(qiáng)宣傳教育，普及檔案基本知識就顯得非常重要。認(rèn)真組織全體員工學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)依法管理檔案的理念。讓大家明確《檔案法》賦予職工的權(quán)利和義務(wù)，并把這種權(quán)利和義務(wù)變成職工的自覺行動，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時(shí)宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員檔案管理意識，讓領(lǐng)導(dǎo)和職工重視檔案管理工作，主動關(guān)心和支持檔案工作，有利于檔案工作的順利開展，確保檔案管理工作向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。

二、注重平時(shí)收集，增強(qiáng)及時(shí)歸檔意識

文書是檔案的前身，檔案是文書的歸屬。檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必歸”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。注重平時(shí)收集歸卷，是規(guī)范文件管理的需要，是搞好正式立卷的前提，更是保證檔案質(zhì)量的根本，只有平時(shí)做好文件的收集、歸檔工作，才能確保文件不至于疏漏或丟失，保持檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范，便于開發(fā)利用。

檔案資料平時(shí)收集歸卷是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，日常工作中要加強(qiáng)檔案工作宣傳，把檔案意識工作擴(kuò)大到醫(yī)院的各個(gè)科室，讓大家在日常工作中都有一種“檔案意識”，在平時(shí)工作中把應(yīng)該歸檔的文件主動分類，做好保存工作，定期交給檔案室歸檔。專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤、愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動上門，跟蹤收集。檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，便于檔案資料歸卷管理和查找利用，對平時(shí)辦畢的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行收集。一是把好收文關(guān)，做好登記關(guān)、閱辦關(guān)、必要時(shí)運(yùn)用收文進(jìn)行催收、督辦；二是把好發(fā)文關(guān)，三是各部門制發(fā)的各種文件材料，要充分利用三級網(wǎng)絡(luò)管理模式將應(yīng)收集的文件收集齊全。第三認(rèn)真進(jìn)行材料鑒別，確保所收集的文件材料處理的規(guī)范準(zhǔn)確。第四，及時(shí)做好歸卷工作，盡可能把有因果關(guān)系的材料放在一起歸卷。注重檔案材料平時(shí)的收集歸卷工作，減少遺漏和丟失，確保檔案質(zhì)量，提高工作效率。

三、健全檔案管理制度，增強(qiáng)檔案規(guī)范意識

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全和完善檔案管理制度，是促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的關(guān)鍵。在實(shí)際工作中，由于對檔案管理這項(xiàng)工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得醫(yī)院檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。醫(yī)院要結(jié)合本單位的工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制定一系列比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、可行的檔案管理規(guī)定，對各職能部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，納入醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任制一同考核。建立檔案的整理、歸檔、保管、利用制度，各個(gè)部門都遵循檔案保管期限、歸檔范圍的規(guī)定。由專職人員負(fù)責(zé)檔案工作，負(fù)責(zé)檔案室的日常立卷、歸檔、編目利用等工作。首先要確定文書檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和要求、檔案借閱規(guī)定、保管及銷毀規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循；其次要對檔案的收集、立卷、歸檔、利用制定科學(xué)的流程，使檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理有據(jù)可依。在檔案硬件方面一要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20～25平方米，二要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

四、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員責(zé)任意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識。注重檔案管理人員培訓(xùn)，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每兩三年對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。支持和鼓勵檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，有計(jì)劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面的、系統(tǒng)地業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為檔案管理人員暢通職稱評審?fù)ǖ溃膭顧n案工作理論研究和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，提高道德和法律意識，要有高度的責(zé)任感和使命感，不斷提升業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，從嚴(yán)要求自己，在工作中一絲不茍，嚴(yán)格遵守保密制度及其他管理規(guī)定，對收集的資料要認(rèn)真核實(shí)，做到認(rèn)真、及時(shí)、完整，分類有序、隨收隨放、定期檢查、把好質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料的完整性、可靠性、真實(shí)性。

參考文獻(xiàn)：

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