趙霞

辦公室作為一個綜合的、全面的辦事機構(gòu)，既擔負著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐。新的形勢對辦公室強化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。通過近兩年多的辦公室工作，我對新時期的辦公室行政管理工作有了很深的認識和體會。

1.充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個單位的“窗口”。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復的服務(wù)，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。

另一方面，從提高辦公室整體效率看，機關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負責本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決、業(yè)務(wù)部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，而且還得懂得各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)準則，所以只有找準、認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位為民服務(wù)的觀念；只有積極努力、耐心細致地為領(lǐng)導服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，才能提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序、穩(wěn)定、正常的開展。

2.正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領(lǐng)導和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

（1）助手作用。辦公室對上級機關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導的意見貫徹執(zhí)行并組織實施和檢查落實執(zhí)行結(jié)果，對加強機關(guān)管理、維護正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。

（2）參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗、提出改革建議，及時向領(lǐng)導匯報并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導參謀。

（3）協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中的確需要負責協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時轉(zhuǎn)達傳送上級主管部門以及本單位領(lǐng)導的各項指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系、起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。

（4）保障作用。既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。

3.做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風。在行政管理崗位上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻。

第一，要增強服務(wù)意識，敢于面對矛盾和問題。在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對工作認真負責，甘于吃苦，樂于奉獻，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風，嚴格用各種紀律和規(guī)章制度要求自己。無論是大事、小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。

第二，要努力提高能力，主動適應(yīng)辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當好領(lǐng)導的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動服務(wù)中尋找主動，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對新知識、新問題的學習研究，在規(guī)范服務(wù)、搞好事務(wù)上要主動去想、主動去做。

第三，要強化團隊觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力。辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進步，提高工作質(zhì)量和效率。