樊莉

摘 要：人事檔案的管理工作在人事工作中占有重要的比重，在現(xiàn)階段，許多企業(yè)人事部門(mén)的管理工作還是存在許多問(wèn)題，所以必須對(duì)認(rèn)識(shí)制度進(jìn)行改革和深化。檔案作為社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，同時(shí)也是人類文明進(jìn)步的重要標(biāo)志，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有較大的影響力，對(duì)人事工作的展開(kāi)也有著關(guān)鍵作用，企業(yè)應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的效能，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決，不斷提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進(jìn)人事管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 效能 措施

前言：

人事檔案是對(duì)員工的經(jīng)歷、工作情況等內(nèi)容的記錄和反映，為提拔員工提著重要的依據(jù)，同時(shí)也是國(guó)家檔案的重要部分。人事檔案的管理工作對(duì)人力資源有著重要的影響，它能夠幫助企業(yè)識(shí)別人才、選拔人才。人事檔案管理能夠促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)，同時(shí)人力資源的使用能夠促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

一、提升人事檔案管理效能的意義

無(wú)論是在國(guó)家機(jī)關(guān)還是一般企業(yè)中，人事檔案的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，尤其是在改革開(kāi)放后，企業(yè)得到了空前的發(fā)展，所以人事檔案管理效能也提出了更高的要求，著名的管理學(xué)家西蒙曾說(shuō)過(guò)，管理就是決策。任何組織在做出管理決策時(shí)，都需要以人事檔案中的內(nèi)容作為依據(jù)，其中包括個(gè)人的經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、生活作風(fēng)及思想作風(fēng)方面的內(nèi)容，這些內(nèi)容能夠更好的幫助企業(yè)做出決策。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展的腳步也越來(lái)越快，認(rèn)識(shí)檔案管理的效能慢慢得到人們的重視，所以提高其管理效能對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)是關(guān)鍵因素。良好的人事檔案管理效能能夠幫助企業(yè)提升高生產(chǎn)效率，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中能夠站穩(wěn)腳步，不斷提升其核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)人力資源管理的發(fā)展也起著關(guān)鍵作用。無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)，企業(yè)還是社會(huì)組織，都應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理的重視力度，做到科學(xué)、合理地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）缺乏時(shí)效性

在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，許多企業(yè)的檔案材料過(guò)于老舊，內(nèi)容已經(jīng)無(wú)法跟上企業(yè)發(fā)展的需要，由于受到長(zhǎng)期擱置，許多檔案資料都沒(méi)有進(jìn)行再次鑒定，信息缺乏時(shí)效性，另外，許多檔案的管理工作并沒(méi)有得到落實(shí)，只是流于形式，無(wú)法真實(shí)反映員工的現(xiàn)狀和人事的實(shí)際情況，給企業(yè)的人事管理工作帶來(lái)了較大的阻礙。

（二）檔案管理工作不夠規(guī)范

就目前而言，我國(guó)的人事檔案管理工作并沒(méi)有形成完善的規(guī)范制度，也缺乏相應(yīng)的法律制度對(duì)其進(jìn)行約束，也沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的人事管理小組，同時(shí)缺乏系統(tǒng)的規(guī)范對(duì)人事工作進(jìn)行管理。企業(yè)沒(méi)有落實(shí)對(duì)員工的培訓(xùn)工作，員工的專業(yè)技能無(wú)法得到提升，專業(yè)知識(shí)無(wú)法得到更新，導(dǎo)致工作效率低下，工作方法過(guò)于傳統(tǒng)。

（三）信息化程度低

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)企業(yè)大多數(shù)都是以手動(dòng)操作的方式進(jìn)行檔案的管理工作，其過(guò)程十分繁瑣且枯燥，耗費(fèi)了大量的時(shí)間，并且效率也不高。由于相關(guān)操作人員的缺乏，面對(duì)大量的工作任務(wù)，無(wú)法進(jìn)行有效的整理，許多材料的真實(shí)性無(wú)法得到核實(shí)，企業(yè)檔案管理的信息化程度較低，對(duì)企業(yè)的管理水平有著不利的影響，無(wú)法符合科學(xué)管理的要求。

三、提升人事檔案管理的相關(guān)措施

（一）建立規(guī)范化的檔案管理制度

要想人事檔案的管理工作具備高質(zhì)量，必須運(yùn)用科學(xué)的手段來(lái)管理。所以要建立完善的信息化管理模式，從而提高人事檔案管理工作的效能。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要，具有一定的局限性，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，將人事檔案的管理工作推向信息化的進(jìn)程。

（二）充實(shí)人事檔案管理內(nèi)容

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，企業(yè)要想快速找到針對(duì)性人才，就必須對(duì)員工信息進(jìn)行深入的了解，才能夠合理安排工作任務(wù)，更好的提高其工作質(zhì)量。認(rèn)識(shí)檔案的內(nèi)容包括個(gè)人的生活經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、性格、愛(ài)好、專長(zhǎng)等方面，同時(shí)還應(yīng)該將其職業(yè)水平和信用記錄同時(shí)放入檔案的記錄當(dāng)中，提升檔案記錄的價(jià)值，為企業(yè)用人工作提供便利。

（三）完善人事檔案信息

針對(duì)企業(yè)的中高級(jí)干部，需要完善其檔案信息，保證信息化管理工作的順利開(kāi)展。人事檔案的管理工作對(duì)需對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)弱項(xiàng)，所以，為了提高其管理職能，需要不斷完善中高級(jí)干部的檔案資料，結(jié)合先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，建立創(chuàng)新的管理方式，為企業(yè)的專業(yè)人才提供保障，同時(shí)，相關(guān)理論的學(xué)習(xí)也十分必要，管理人員需要不斷提升自我的工作水平和技能。

（四）對(duì)人事管理工作進(jìn)行評(píng)估

具體可以從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，定期對(duì)主管部門(mén)進(jìn)行考核，對(duì)人事檔案進(jìn)行監(jiān)督；第二，實(shí)行人事檔案測(cè)評(píng)制度，該制度在人力資源管理中占據(jù)著重要的地位；第三，實(shí)行個(gè)人監(jiān)督制度，將人事檔案交給檔案本人和管理部門(mén)共同審核和鑒定，對(duì)主觀內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)審查，對(duì)出現(xiàn)異議的部分進(jìn)行核實(shí)，對(duì)企業(yè)和個(gè)人負(fù)責(zé)。

四、提高文書(shū)檔案管理效能

在文書(shū)檔案管理中還有許多問(wèn)題需要解決，例如：檔案的數(shù)量越來(lái)越多，給管理人員的工作帶來(lái)了一定的困難，傳統(tǒng)的管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代的文書(shū)檔案管理工作，只有不斷提高管理工作的質(zhì)量才能更好的保證檔案質(zhì)量。

1、掌握先進(jìn)的管理方法，提高管理人員的綜合素質(zhì)。利用現(xiàn)代化技術(shù)完成文件的起草、修改、檢索等工作，文書(shū)檔案的管理人員應(yīng)該不斷提高自身的操作水平，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2、優(yōu)化立卷方式。傳統(tǒng)的立卷方式無(wú)法適應(yīng)，目前的檔案鑒定工作，所以必須對(duì)傳統(tǒng)的立卷方式進(jìn)行改革，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)作為輔助方法，對(duì)檢索工具進(jìn)行調(diào)整、刪改，提高立卷的工作效率。

五、科技檔案的管理辦法

（一）科技檔案管理的內(nèi)容包括圖紙、文字材料、照片、錄音等。應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一的管理，由專門(mén)的檔案室來(lái)管理。

（二）其工作內(nèi)容包括收集、整理、統(tǒng)計(jì)等。需要保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

（三）建立專門(mén)的檔案鑒定小組，經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案實(shí)行銷(xiāo)毀動(dòng)作。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著我國(guó)信息化腳步的不斷加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用與我們生活中的各個(gè)方面，并使許多企業(yè)的完成來(lái)了改革創(chuàng)新工作，其中也包含人事檔案管理工作，企業(yè)需要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題，制定針對(duì)性的措施提升其管理職能，這是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

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