印文凈

引言：隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的電子技術(shù)開始被應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理中。通過電子管理，可以利用各種電子設(shè)備和技術(shù)，將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)了合理的轉(zhuǎn)換，使之更利于保存和使用。本文，我們即從檔案電子管理的含義入手，分析企業(yè)檔案電子化管理的作用，以及目前我國(guó)企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題。并積極尋找可行措施來加強(qiáng)企業(yè)檔案電子化管理。

電子管理是對(duì)企業(yè)檔案管理的重大改革，代表了企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，會(huì)形成大量的檔案資料，這些檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步至關(guān)重要，需要予以妥善的管理。但是，傳統(tǒng)的檔案管理辦法較為繁瑣、復(fù)雜，檔案管理人員的工作壓力較大， 且檔案管理的具體效果不盡如人意，也導(dǎo)致大量寶貴的企業(yè)檔案資源無法得到充分的利用，造成了極大的資源浪費(fèi)。但是，電子管理的出現(xiàn)，極大的推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)企業(yè)來說意義重大。

一、對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)

1、企業(yè)檔案電子化管理的含義。企業(yè)檔案的電子管理指的是利用各種電子設(shè)備和技術(shù)，對(duì)企業(yè)的各種紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行合理的篩選和處理，并將大量的檔案轉(zhuǎn)換成可以被計(jì)算機(jī)軟件識(shí)別的信息，從而有效提高企業(yè)檔案管理的效率和效果，并極大的方便了大家對(duì)檔案資源的利用。

2、企業(yè)檔案電子化管理的作用。（1）利于保管，降低管理成本。統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在報(bào)關(guān)的過程中容易遭到各種人為和自然的損壞，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中還會(huì)積累大量的檔案資料，需要占用較大的空來進(jìn)行保存，無形中也會(huì)增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。但是對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行電子化管理，只需要輕便小巧的載體便可以將企業(yè)的所有檔案資料保存起來，很好的保管了企業(yè)的各種寶貴的檔案資料，方便長(zhǎng)久存檔，并且占用的設(shè)施和空間都很小，有效的降低了管理成本。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行備份和復(fù)制也會(huì)十分方便。（2）便于開發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行電子化管理之后，企業(yè)可以更好的對(duì) 檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用。在 實(shí)現(xiàn)電子化后，利用網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)可以十分方便的對(duì)檔案進(jìn)行管理，工作人員也可以隨時(shí) 通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱、下載，極大的簡(jiǎn)化了管理程序，提高了管理效率。例如，企業(yè)的技術(shù)人員如果需要進(jìn)行技術(shù)革新，便不需要再跑到檔案室花費(fèi)大量的時(shí)間查找資料，而只需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索，并下載相應(yīng)的工藝包，即可開始自己的技術(shù)設(shè)計(jì)工作，十分方便快捷。

二、我國(guó)企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

我國(guó)的許多企業(yè)從 20 世紀(jì)90 年代初便開始積極地嘗試對(duì)自身的檔案進(jìn)行電子管理，經(jīng)過長(zhǎng)期的努力和實(shí)踐，取得了一定的效果，但也存在一些不容忽視的問題。

1、認(rèn)識(shí)問題。一些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案電子管理的認(rèn)識(shí)不夠深入，片面的認(rèn)為電子管理就是簡(jiǎn)單的利用各種電子設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)和刻錄盤等進(jìn)行管理，對(duì)電子管理的具體流程和作用認(rèn)識(shí)不夠。

2、應(yīng)用不深入。目前，雖然許多企業(yè)都在積極的利用電子管理對(duì)自身檔案資源進(jìn)行管理，但大多只是在利用計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的處理檔案部門的一些文件和日常工作，或者僅限于輸入目錄。并沒有全面深入的將電子管理應(yīng)用到 整個(gè)檔案管理部門的所有工作中，檔案的電子管理不夠深入，甚至是有名無實(shí)。

3、人員素質(zhì)問題。就目前的實(shí)際情況來看，許多企業(yè)從事檔案管理工作的人員整體素質(zhì)偏低，高級(jí)的專業(yè)技術(shù)人員，特別是具備檔案和信息管理才能的復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏。一些年齡偏大的工作人員甚至不具備足夠的計(jì)算機(jī)操作能力。許多工作人員不了解檔案電子管理的具體要求，實(shí)際管理工作效果較差，效率較低，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案電子管理的進(jìn)程。

4、數(shù)據(jù)系統(tǒng)問題。數(shù)據(jù)系統(tǒng)問題是企業(yè)檔案電子管理的一個(gè)較為突出的問題。因?yàn)槿狈σ粋€(gè)完整的數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)，所以不少企業(yè)的檔案電子管理都較為雜亂無章，缺乏系統(tǒng)性，漏洞百出，且不具備較強(qiáng)的兼容性，實(shí)用性也較差，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案電子化管理的措施

1、提高認(rèn)識(shí)，重視檔案電子管理。企業(yè)首先要提高認(rèn)識(shí)，重視檔案電子管理。企業(yè)的大量檔案資源可以為企業(yè)的發(fā)展提供參考，并且有可能會(huì)受到自然災(zāi)害和人為破壞的影響。所以，企業(yè)要積極通過檔案電子管理來 提高檔案的安全性，并大力推進(jìn)企業(yè)的檔案電子管理進(jìn)程。因此，要把檔案電子管理作為企業(yè)日常工作中的一個(gè)重要組成部分進(jìn)行安排和組織，認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理對(duì)企業(yè)的重要作用，并在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部加大對(duì)檔案電子管理的宣傳力度，提高全體員工，尤其是檔案管理部門工作人員的認(rèn)識(shí)。

2、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。針對(duì)目前企業(yè)從事檔案管理工作的人員整體素質(zhì)偏低，專業(yè)技術(shù)人才缺乏的情況，企業(yè)要積極的采取措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先，企業(yè)要積極的進(jìn)行人員調(diào)整，選拔一批精通檔案管理，且具有較高的電子技術(shù)水平的年輕人參與到企業(yè)的檔案管理工作中。對(duì)于在職的工作人員，也要注意定期進(jìn)行相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高工作人員的整體素質(zhì)和水平，保證企業(yè)檔案電子管理工作的順利開展。

3、加強(qiáng)硬件建設(shè)。為了保證企業(yè)檔案電子管理工作的效果，企業(yè)要積極的加強(qiáng)硬件建設(shè)。企業(yè)可以積極地投入充足的資金，為檔案管理部門配備各種日常必需的電子設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)和服務(wù)器以及各種數(shù)碼硬件等，為案電子管理工作打造堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。另外，企業(yè)還要注意順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并結(jié)合檔案事業(yè)的變化，不斷引進(jìn)最新的技術(shù)和設(shè)備，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。

4、建立數(shù)據(jù)庫。企業(yè)可以建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)大量的電子檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的收集和管理，提高管理工作的兼容性和實(shí)用性，更好的法實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的共享。同時(shí)要注意進(jìn)行必要的安全防護(hù)，保證企業(yè)檔案資源的安全。

5、建立管理制度。為保證企業(yè)檔案電子管理工作的效率和質(zhì)量，企業(yè)可以積極的制定詳細(xì)的管理制度，對(duì)每個(gè)管理部門的具體職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。例如，對(duì)各個(gè)部門電子檔案的內(nèi)容、格式以及上傳時(shí)間等進(jìn)行明文規(guī)定。并制定考核制度，定期進(jìn)行檢查和評(píng)比。并制定獎(jiǎng)懲制度，按照評(píng)比的具體結(jié)果對(duì)具體部門和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)罰。從而維護(hù)企業(yè)檔案電子管理工作順利高效運(yùn)行。

結(jié)語：

總之，對(duì)企業(yè)的檔案資源進(jìn)行電子管理，可以有效的推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。降低企業(yè)檔案管理的成本，并提高管理工作的效率和質(zhì)量，對(duì)企業(yè)來說具有深遠(yuǎn)的意義。

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（作者單位：中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)鞍山鐵塔制造總廠）