鄭建

【摘 要】檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

就目前的檔案管理工作來說，有部分部門單位的檔案管理意識相對來說還是比較薄弱，對于檔案管理工作往往也不夠重視，而且也沒有做好檔案管理的監(jiān)督工作。這就導(dǎo)致了檔案管理工作在人力、財力和物力等物質(zhì)條件的支持上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所需要的要求。雖然不少單位都有配置專門的檔案管理人員，但是他們往往都沒有真正把檔案管理工作作為單位工作的重點，也沒有很好的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，因此還不能形成有效的檔案管理機制。

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

3.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2.健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.改進(jìn)和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4.采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

5.做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

三、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，而對于目前我國的檔案管理工作或多或少都還存在這樣那樣的一些問題，這就需要相關(guān)單位部門充分重視大檔案管理工作，要認(rèn)識到檔案管理對于一個單位的價值是巨大的，雖然它沒有直接的經(jīng)濟利益那么明顯，但其作用是不能忽視的。在新的社會經(jīng)濟市場條件下，檔案管理工作必須要與時俱進(jìn)，要緊密聯(lián)系新時代檔案管理工作的需求和要求，并結(jié)合單位的實際情況，做好檔案管理的工作，從而促進(jìn)本單位的發(fā)展，促進(jìn)現(xiàn)時代檔案管理工作的進(jìn)步。

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