宋國蘭

【摘 要】系統(tǒng)維護工作在整個系統(tǒng)生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統(tǒng)開發(fā)，開發(fā)工作完成后，開發(fā)隊伍解散或撤走，系統(tǒng)開始運行后沒有配置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)維護人員。這樣，一旦系統(tǒng)發(fā)生問題或環(huán)境發(fā)生變化，最終用戶無從下手，這就是為什么有些信息系統(tǒng)在運行環(huán)境中長期與舊系統(tǒng)并行運行不能轉(zhuǎn)換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長，系統(tǒng)維護的工作量將越來越大。因此，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)必須要探討注意的問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)

隨著我國檔案信息化建設(shè)的逐步推進，建立以計算機技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為各級各類檔案管理部門提高自身素質(zhì)、實現(xiàn)發(fā)展目標的戰(zhàn)略措施。但是，多年來系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的大量事實告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的道路坎坷，許多已建系統(tǒng)帶來的效益遠遠不及預(yù)先的承諾與期望，系統(tǒng)建設(shè)中耗資巨大、效益難望，或半途而廢、或使建設(shè)單位背上沉重包袱的情況時有發(fā)生。應(yīng)該說造成上述狀況的因素是多方面的，但筆者認為，大多數(shù)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)不成功的原因除了由于建設(shè)單位對問題的復(fù)雜性認識不足，對于建設(shè)中遇到的困難沒有思想準備，缺乏有效克服困難的方法與手段外，主要還有以下幾個問題應(yīng)引起注意。

一、系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低

用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)。由于專業(yè)背景不同，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對用戶需求的理解和用戶對計算機化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進展逐步加深。在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，用戶參與程度低，系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔(dān)，信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習(xí)慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達，在建設(shè)過程中也難以反映出來。由于用戶需求得不到全面、準確的反映，用戶對系統(tǒng)建設(shè)中的問題、困難和制約條件也缺乏理解，使得系統(tǒng)建成后，遺留問題多，用戶滿意度低。

檔案管理信息系統(tǒng)的用戶是各級各類檔案管理機構(gòu)。滿足它們在檔案管理活動中的信息需求，是管理信息系統(tǒng)建設(shè)的直接目的。由于系統(tǒng)本身和系統(tǒng)建設(shè)工作的復(fù)雜性，用戶的需求不容易一次表達清楚。隨著建設(shè)進程的推移和工作的深入，用戶需求的表達和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)人員對用戶需求的理解才能逐步明確、深化和細化。而且，檔案管理信息系統(tǒng)是人—機系統(tǒng)，在實現(xiàn)各種功能時，人與計算機的合理分工和相互密切配合至關(guān)重要，這就需要用戶對系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)和運行規(guī)律有較深入的了解，專業(yè)人員也必須充分考慮用戶的特點和使用方面的習(xí)慣與要求，以協(xié)調(diào)人—機關(guān)系。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不同于一般工程項目的開發(fā)，不能簡單地采用“交鑰匙”辦法進行承包。用戶必須作為管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一部分在系統(tǒng)建設(shè)的各個階段直接參與，而用戶與系統(tǒng)建設(shè)工作脫節(jié)，往往是系統(tǒng)建設(shè)工作失敗的重要原因之一。

二、缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?？茖W(xué)規(guī)劃對于任何需要經(jīng)過較長時間努力才能實現(xiàn)的事情都是非常重要的。規(guī)劃，一般是指對較長時期的活動進行總體的、全面的計劃。檔案部門作為信息服務(wù)部門，適應(yīng)時代發(fā)展要求，其結(jié)構(gòu)和活動內(nèi)容日趨復(fù)雜，實現(xiàn)檔案信息管理計算機化需要經(jīng)過長期的努力，因而必須對檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)進行規(guī)劃，根據(jù)部門的目標和發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律，并考慮到部門面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)地制定管理信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，合理安排系統(tǒng)建設(shè)的進程。

隨著科學(xué)技術(shù)的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展，國際社會和國內(nèi)信息化進程不斷向前推進，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的需求日趨緊迫。盡管檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過這些年的努力已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但不少已經(jīng)建成或正在建設(shè)的系統(tǒng)仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統(tǒng)建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的目標和戰(zhàn)略不匹配；已建成的系統(tǒng)解決問題的有效性低，不能適應(yīng)環(huán)境變化和組織變革的需要；組織結(jié)構(gòu)陳舊，管理落后；系統(tǒng)使用人員的素質(zhì)偏低；系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境落后，技術(shù)方案不合理；系統(tǒng)開發(fā)以及運行維護的標準、規(guī)范混亂；資源短缺，投入太少，而對系統(tǒng)的期望又過高。造成以上問題其中一個主要原因就是人們更多地關(guān)心怎樣建設(shè)一個管理信息系統(tǒng)，而對于建設(shè)一個什么樣的管理信息系統(tǒng)卻注意不夠。對于系統(tǒng)的具體方案考慮較少，對總體方案與發(fā)展戰(zhàn)略不夠重視。

三、系統(tǒng)測試工作流于形式

大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)，特別是與軟件開發(fā)公司聯(lián)合開發(fā)建設(shè)的系統(tǒng)，由于用戶缺乏系統(tǒng)開發(fā)工作常識，開發(fā)單位急于報成果，開發(fā)公司刻意縮短開發(fā)時間降低開發(fā)成本等原因，致使系統(tǒng)測試得不到充分進行，有的甚至流于形式。造成開發(fā)人員撤走后，系統(tǒng)運行過程中缺點、毛病百出，許多功能無法實現(xiàn)。因此，不要以為程序設(shè)計完成后系統(tǒng)開發(fā)工作就已經(jīng)完成了，其實大量而艱巨的系統(tǒng)測試工作才剛剛開始。系統(tǒng)測試是信息管理系統(tǒng)開發(fā)周期中一個十分重要而漫長的階段，其重要性體現(xiàn)在它是保證系統(tǒng)質(zhì)量與可靠性的最后關(guān)口，是對整個系統(tǒng)開發(fā)過程包括系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計和系統(tǒng)實現(xiàn)目標的最終審查。盡管在系統(tǒng)開發(fā)周期的各個階段均采取了嚴格的技術(shù)審查，希望盡早發(fā)現(xiàn)問題予以修正，但依然難免遺留下差錯，如果沒有在投入運行前的系統(tǒng)測試階段被發(fā)現(xiàn)并及時糾正，問題遲早會在運行中暴露出來，到那時要糾正錯誤將會付出更大的代價，甚至?xí)斐刹豢霸O(shè)想的后果。之所以說系統(tǒng)測試是一個漫長的過程，是因為測試階段占用的時間、花費的人力和成本占軟件開發(fā)的很大比例。統(tǒng)計表明，開發(fā)較大規(guī)模系統(tǒng)，系統(tǒng)測試的工作量約占整個軟件開發(fā)工作量的40-50%。而對于一些特別重要甚至人命關(guān)天的大型系統(tǒng)，測試的工作量和成本更大，甚至超過系統(tǒng)開發(fā)其他各階段總和的若干倍。

四、系統(tǒng)維護工作沒有得到足夠重視

管理信息系統(tǒng)在完成系統(tǒng)實施、投入正常運行之后，就進入系統(tǒng)運行與維護階段。一般信息系統(tǒng)的使用壽命，短則4-5年，長則達10年以上。在系統(tǒng)的整個使用壽命中，都將伴隨著系統(tǒng)維護工作的進行。系統(tǒng)維護的目的是保證管理信息系統(tǒng)正常而可靠地運行，并能使系統(tǒng)不斷得到改善和提高，以充分發(fā)揮作用。因此，系統(tǒng)維護就是為了保證系統(tǒng)中的各個要素隨著環(huán)境的變化始終處于最新的、最正確的工作狀態(tài)。

然而系統(tǒng)維護工作在整個系統(tǒng)生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統(tǒng)開發(fā)，開發(fā)工作完成后，開發(fā)隊伍解散或撤走，系統(tǒng)開始運行后沒有配置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)維護人員。這樣，一旦系統(tǒng)發(fā)生問題或環(huán)境發(fā)生變化，最終用戶無從下手，這就是為什么有些信息系統(tǒng)在運行環(huán)境中長期與舊系統(tǒng)并行運行不能轉(zhuǎn)換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長，系統(tǒng)維護的工作量將越來越大。系統(tǒng)維護的費用往往占整個系統(tǒng)生命周期總費用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山來比喻系統(tǒng)開發(fā)與維護的關(guān)系，系統(tǒng)開發(fā)工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重視，而系統(tǒng)維護工作如同冰山浸在水下的部分，體積遠比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽視；從另一方面來看，相對具有“開創(chuàng)性”的系統(tǒng)開發(fā)來講，系統(tǒng)維護工作屬于“繼承性”工作，挑戰(zhàn)性不強，成績不顯著，使很多技術(shù)人員不安心于系統(tǒng)維護工作，這也是造成人們重視開發(fā)而輕視維護的原因。從近幾年來一些檔案部門在信息系統(tǒng)建設(shè)實踐中得出的正反兩方面的經(jīng)驗來看，系統(tǒng)維護確實是信息系統(tǒng)可靠運行的重要技術(shù)保障，我們應(yīng)給予足夠的重視。

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