在日常辦公中，每個(gè)企業(yè)每天都要處理大量的紙質(zhì)文件與電子文檔，當(dāng)紙質(zhì)文件需要傳閱、審批、分類、長(zhǎng)期存檔并定期調(diào)閱查詢時(shí)、當(dāng)電子文檔需要和紙質(zhì)文件統(tǒng)一管理時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這一切不僅耗費(fèi)時(shí)間，還要花費(fèi)一定的保管成本，查找起來(lái)也費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)于往來(lái)傳真較多的企業(yè)，還會(huì)遇到垃圾傳真、錯(cuò)拿錯(cuò)發(fā)重要傳真、甚至因遺失傳真延誤業(yè)務(wù)的困擾，這不僅影響辦公效率，也會(huì)有機(jī)密信息外泄的隱患。

如何將這些數(shù)量龐大、易丟失又不易查找的紙質(zhì)文件和電子文檔整合在一起實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理？

在富士施樂近期舉辦的文件管理解決方案體驗(yàn)月活動(dòng)中，很多用戶找到了答案。

電子辦公桌

富士施樂獨(dú)有的Docu-Works+Docushare結(jié)合的文件管理解決方案，可將電子化的紙質(zhì)文件與電腦中的各種格式文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，輕松實(shí)現(xiàn)共享、檢索和調(diào)用，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效溝通。

例如，將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，再將電腦中的所有文檔（無(wú)論是PDF、WORD、還是 PowerPoint、甚至是圖片JPEG格式）轉(zhuǎn)換為與掃描文檔統(tǒng)一的DocuWorks格式。Docu-Works具有更人性化的獨(dú)一無(wú)二的文檔管理界面，相比傳統(tǒng)辦公文件的管理，可以讓文檔管理、查找、確認(rèn)、審批文稿圖樣的工作變得更生動(dòng)、更高效、更直觀。就像將辦公桌移到電腦上，在這個(gè)“電子辦公桌”上，原本格式各異的電子文檔，可以像紙質(zhì)文件一樣隨心所欲地進(jìn)行合并、拆分、編輯、批注、查找、打印及發(fā)送郵件等。同時(shí)，還可利用“電子文具”對(duì)這些文檔進(jìn)行標(biāo)記、蓋章、劃圈、標(biāo)簽、批注，比使用真實(shí)文具還要方便。在這個(gè)平臺(tái)上，用戶不需要學(xué)習(xí)復(fù)雜的電腦知識(shí)，就能夠熟練地完成歸檔、資料管理等辦公電子化的各種要求，在幫助企業(yè)節(jié)約辦公成本的同時(shí)，提高辦公效率。

通過這套解決方案中強(qiáng)大的檢索功能，用戶還可根據(jù)文檔中的關(guān)鍵字、業(yè)務(wù)參數(shù)等信息，快速準(zhǔn)確地查閱相關(guān)資料。而其具備的工作流定制功能，則能夠幫助用戶根據(jù)實(shí)際工作流程進(jìn)行電子化流轉(zhuǎn)，大大減少流程所耗費(fèi)的時(shí)間和紙張。另外，其具備的故障自動(dòng)保護(hù)和災(zāi)難備份功能，還可使公司的資料時(shí)時(shí)處于受保護(hù)和可使用的狀態(tài)。

據(jù)富士施樂的一項(xiàng)數(shù)據(jù)顯示，這一解決方案使用戶查找所需資料的時(shí)間由原來(lái)的1小時(shí)大大縮減為現(xiàn)在的5分鐘，查詢時(shí)間減少80%以上，運(yùn)作開支最多可以節(jié)約25%。

傳真無(wú)紙化

富士施樂這套文件管理解決方案還可結(jié)合數(shù)碼復(fù)合機(jī)實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化傳真”，不僅能加強(qiáng)信息安全、優(yōu)化辦公流程，還能減少紙張及能源消耗。采用這套方案，當(dāng)接收傳真時(shí)，無(wú)需再將傳真打印輸出，而是以電子文檔的形式直接發(fā)送到電腦中。電腦接收到傳真后，“紙盤”會(huì)相應(yīng)顯示收到的傳真數(shù)量，并彈出提醒窗口，避免信息接收的遺漏。將紙盤內(nèi)的傳真文件導(dǎo)入DocuWorks中，利用 DocuWorks豐富直觀的功能，即可像處理紙質(zhì)傳真一樣對(duì)傳真電子文件進(jìn)行批注、蓋章等操作，使得傳真的后續(xù)處理更加輕松、高效。

富士施樂的無(wú)紙化傳真解決方案，真正著眼于完整的傳真業(yè)務(wù)工作流程，不僅避免了紙質(zhì)傳真易丟失的現(xiàn)象，減少了紙張的用量與碳排放，同時(shí)加強(qiáng)了信息安全管理，讓業(yè)務(wù)流程更加流暢與高效。