王麗勇

（赤峰學院院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設探析

王麗勇

（赤峰學院院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

高校檔案管理工作一直以來都是學校日常工作的一個重要的組成部分，高校檔案管理工作的質(zhì)量同樣對學校教學產(chǎn)生直接的影響，它也是衡量學校教育水平的一個重要標準.本文就目前高校內(nèi)檔案管理工作出現(xiàn)的問題，談了幾點改進的意見和看法.

高校；檔案；質(zhì)量

高校檔案管理工作對于學校未來的發(fā)展至關重要，它是學校文化建設的一個重要內(nèi)容.因而提高高校檔案管理質(zhì)量有利于學校的建設，同時這也是適應社會新形勢的需要.

1 管理工作存在的問題

1.1 工作不夠規(guī)范

目前的高校檔案管理工作從整體上來說，缺乏規(guī)范化、制度化的管理，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面.其一是在檔案收集過程中沒有嚴格的要求和規(guī)定.檔案管理人員在收集檔案的時候工作散漫，并且沒有考核制度，并且缺乏規(guī)范的管理制度，對于一些資料是否需要收集到檔案中去并沒有合適的規(guī)定.這樣一來就會出現(xiàn)一個問題，當收集檔案的時候，完全看自己的意愿，原意交的就交，不愿意則可以不交，所以才會在收集過程中問題頻出.其二是工作人員在整理檔案的時候不夠規(guī)范.這個問題是由多方面的原因引起的，對其影響最大的是檔案人員的專業(yè)素質(zhì).目前很多檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)存在著很大的差別，有的管理人員素質(zhì)低，專業(yè)能力不夠，因此在整理文檔的時候并不能很好的完成工作.還由于檔案整理過程中缺乏規(guī)范性，所以檔案人員在排序分卷的時候，完全按照自己的個人想法來操作，而忽視了卷內(nèi)文件應有的順序，這樣一來造成文檔排序不合理，并且資料有時候還存在著缺漏.其三是管理人員對檔案保管不妥當.這主要表現(xiàn)在當檔案向外借出的時候，工作人員由于疏忽而忘了做好記錄，因此很多檔案不能夠按時的歸還，并且檔案在外借過程中遭到了損壞，致使檔案資料漏失.

1.2 管理意識不強

高校管理人員自身對于檔案重視不夠是影響到檔案管理質(zhì)量最根本的原因.檔案是高校文化建設的重要內(nèi)容之一，加強對檔案管理是提高高校檔案管理質(zhì)量的必然要求.然而高校檔案管理的現(xiàn)狀非常不容樂觀，其原因是檔案管理人員自己對于檔案的認識不夠，他們并不了解高校檔案的重要意義，在檔案管理工作的時候往往只是浮于表面，而不將工作真正的落到實處.在我國很多高校中對于檔案管理的方案和規(guī)劃并不多，因此檔案管理缺乏一定的規(guī)范，有些高校雖然有明確的規(guī)定，但只是停留在口頭上，并沒有的哪敢管理的質(zhì)量，這樣直接影響到高校檔案管理的質(zhì)量.除此之外，高校內(nèi)檔案管理人員責任意識不強，因此在工作上無法盡心盡力，有的管理人員自身缺乏檔案管理知識，所以在管理檔案時候只能做一些淺顯的工作，例如從外界接收檔案、保管檔案、將檔案進行分類等，因而一旦在工作中遇到新的問題，管理人員往往不能獨自的解決問題，在建立檔案的時候由于業(yè)務不熟悉，可能還會出現(xiàn)檔案不齊全、不完整現(xiàn)象.

2 高校檔案管理質(zhì)量保證體系建設

2.1 加強隊伍建設

加強高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設首當其沖要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理人員的素質(zhì)與其工作質(zhì)量息息相關，從某種程度上來說，管理人員業(yè)務素質(zhì)直接對管理質(zhì)量起著決定性的作用，因此提高檔案隊伍的整體素質(zhì)是非常有必要的.高校檔案管理人員隊伍中有專業(yè)的檔案人員也有非專業(yè)的兼職人員，兼職人員并不屬于高校檔案部門，因此他們的業(yè)務能力與專業(yè)人員相比較為落后，所以在檔案管理的過程中，可能會給管理質(zhì)量帶來安全隱患.所以要提高高校檔案管理質(zhì)量，必須縮小管理人員的素質(zhì)能力差距.各個高校在提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)時候，應該從整體入手，加強整個檔案隊伍的建設，這樣才能保證檔案隊伍的質(zhì)量.加強檔案隊伍建設的手段有很多，最有效的就是要定期的對檔案工作人員進行業(yè)務培訓工作，在培訓工作中，應該重點向檔案人員宣傳檔案管理的重要性，普及檔案相關的知識和信息，最重要的是要讓管理隊伍學會如何的使用計算機等新技術，將這些技術應用到工作中去.不僅如此要加強檔案管理隊伍專業(yè)能力的培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)他們創(chuàng)新思維，讓其在工作中能夠不斷的創(chuàng)新.在高校內(nèi)建立激勵機制對于改善檔案管理工作來說同樣有效，現(xiàn)在檔案管理質(zhì)量得不到保障的關鍵原因是管理人員在崗位到感受不到工作的壓力，因而他們很難約束自己，在工作上無法全身心的投入，所以高校需要建立激勵體制來調(diào)動管理人員的積極性.除此之外，激勵體制還能夠給檔案工作人員無形的施加壓力，讓他們感覺到工作的危機感，這樣在工作時候才不會態(tài)度散漫，并且有了危機感之后，工作人員還會轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，主動的參加學校的再教育，充實自己的知識，提高自己的業(yè)務水平.

2.2 實現(xiàn)管理信息化

隨著社會信息化的發(fā)展，人們在生活的各個方面都會大量的運用到信息化技術帶來的產(chǎn)品，它們在人們?nèi)粘５纳钪姓紦?jù)著重要的位置.不僅如此這種新形勢之下，人們的思想也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，他們一邊在享受著信息化帶來的方便時效，一邊更加希望信息化技術能夠滲透到生活與工作的各個方面中去，因此高校檔案需要采用信息化技術進行管理，這樣才能夠滿足人們的意愿，同時也是與時俱進的必然要求.高校如果需要實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要轉(zhuǎn)變他們的工作方式與工作理念.這需要高校檔案管理者改變自己的工作思路，從實際出發(fā).具體的方式是在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個檔案管理網(wǎng)站.設置專門的校園檔案管理網(wǎng)站其實對于檔案的質(zhì)量管理有著重要的作用.現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案管理方式早已經(jīng)不符合新形勢的發(fā)展，這是因為傳統(tǒng)的方式大多都是紙質(zhì)的資料，這種紙質(zhì)的檔案在很大程度上限制了其使用價值的發(fā)揮，很多紙質(zhì)檔案只能一直收藏在檔案室里，而無法得到很好的利用，這樣一來就自然而然的失去了其使用的價值.不僅如此紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代信息化管理方式相比工作更為困難，因為紙質(zhì)檔案的采集量非常多，因此在歸檔的時候相當麻煩，而且對于技術的要求也很高.由此可以看出高校領導應該大力的引進信息化技術，采用先進的辦公技術才能提高高校檔案管理質(zhì)量.具體的操作是在建立網(wǎng)站之后，將各類的檔案進行歸類，然后再將這些信息存入到互聯(lián)網(wǎng)中去，這樣一來就能夠非常便捷的使用網(wǎng)站來管理校園檔案，除此之外建立網(wǎng)站加強對高校檔案的管理還有一個其他的優(yōu)勢，就是它能提高檔案的利用率.這是因為高校內(nèi)大部分的大學生都會上網(wǎng)，對網(wǎng)絡的依賴性強，因此利用互聯(lián)網(wǎng)來管理和宣傳學校檔案，可以引起學生的關注，從而有利于檔案的進一步共享.

2.3 建立考核機制

檔案管理工作人員的工作態(tài)度不夠端正，行為散漫是導致高校檔案管理質(zhì)量較低的主要原因之一，因此加強隊伍管理，建立考核機制是非常有必要的.高校應該在檔案工作人員中建立考核機制，除此之外要定期的對管理人員工作進行檢查，對每一個管理人員的服務質(zhì)量以及工作能力進行考核，如果一旦發(fā)現(xiàn)有服務質(zhì)量差，工作不認真的員工，可以給予一定的處罰，同樣對于認真積極工作的員工在經(jīng)過一定的考核后要給予其獎勵.這樣才能調(diào)動檔案管理人員工作熱情，提高檔案管理質(zhì)量和水平.

3 結束語

高校檔案管理質(zhì)量的體改需要先完善檔案管理機制，這樣才能讓高校檔案管理工作有效的進行.完善管理機制，需要利用信息化技術，與時俱進，并且要加強隊伍素質(zhì)建設，在隊伍中建立考核機制，這樣一來才能讓管理水平得到提高.

〔1〕張晏如.談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設[J].北京檔案，2011(1).

〔2〕嚴融洎.組織評估在高校檔案管理質(zhì)量保障體系應用[J].管理學家，2012(2).

〔3〕陳琪.高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變問題研究[J].價值工程，2011(4).

G271

A

1673-260X（2013）11-0280-02