○ 丁 燁

（滬東中華造船（集團）有限公司 上海 200129）

一、內部控制概述

內部控制的概念和內涵經歷了一個不斷發(fā)展的過程。值得重點關注的是美國COSO委員會1992年提交的研究報告《內部控制——整體框架》，認為內部控制有五個相互聯(lián)系、相互作用的組成要素，即控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控。雖然在2004年9月，COSO委員會發(fā)布了《企業(yè)風險管理——整合框架》，但《企業(yè)風險管理——整合框架》是在《內部控制——整體框架》的基礎上進行擴展（八個組成要素，即內部環(huán)境、目標設定、事項識別、風險評估、風險應對、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控），將內部控制上升到全面風險管理的高度來認識。但就目前來說，影響最大、應用最廣泛的還是《內部控制——整體框架》。

《內部控制——整體框架》相比之前的內部控制概念有三點發(fā)展：風險評估在內部控制中的重要作用；信息與溝通是強化內部控制的重要途徑；對內部控制系統(tǒng)本身的監(jiān)控是內部控制發(fā)揮作用的關鍵環(huán)節(jié)。本文下面首先介紹這五要素，然后基于這五要素框架進行分析。

1、控制環(huán)境

控制環(huán)境是其內部控制組成要素的基礎，是所有控制方式與方法賴以生存與運行的環(huán)境。它對于塑造企業(yè)文化、提供紀律約束機制和影響員工控制意識有重要作用。影響控制環(huán)境的因素有四個方面：企業(yè)人員的操作、價值觀及能力；管理階層的管理哲學和經營風險；管理階層的授權方式及組織人事管理制度；最高當局及董事會對單位管理關注的焦點及指引的方向等。

2、風險評估

每個單位均應評估來自外部和內部的不同風險。評估風險的先決條件是制定目標，各不同階層的目標必須保持一致性。風險評估是指辨認并分析影響目標達成的各種不確定因素，是決定應如何管理的基礎。由于經濟、業(yè)務、主管機關和營運環(huán)境不斷變化，風險也隨變化而來，因此辨認并處理這些風險自然就有必要。

3、控制活動

控制活動指確保管理階層指令實現(xiàn)的各種政策和程序。單位各階層和各種職能均參與不同的控制活動，如核準、授權、調節(jié)、審核營業(yè)績效、保證資產安全、職能分工等等。由于單位性質、規(guī)模、組織方式等不同，其控制也有所不同。

4、信息與溝通

信息與溝通是及時、準確、完整地收集與企業(yè)經營管理相關的各種信息，并使這些信息以適當?shù)姆绞皆谄髽I(yè)有關層級之間進行及時傳遞、有效溝通和正確應用的過程，是實施內部控制的重要條件。信息與溝通主要包括信息的收集機制及在企業(yè)內部和外部有關方面的溝通機制等。

5、監(jiān)督

監(jiān)督是一種隨著時間而評估內控制度執(zhí)行質量的過程。這個過程通過持續(xù)監(jiān)督、個別評估及綜合監(jiān)督來完成的。持續(xù)監(jiān)督發(fā)生在經營過程中，包括例行管理、監(jiān)督活動以及職工為履行其職務所采取的行為。個別評估的范圍和頻率取決于風險的評估和持續(xù)監(jiān)督程序的有效性。持續(xù)監(jiān)督和個別評估一起進行，稱為綜合監(jiān)督。內控缺陷應向上匯報，而且重大事件要報告給最高管理層或董事會。

二、案例公司物資采購內部控制情況

基于內部控制框架的五要素，我們來分析下案例公司在內部控制方面的績效。針對存在的問題，提供完善建議。

1、案例公司物資內控現(xiàn)狀

目前案例公司采購業(yè)務流程完全采用SEM系統(tǒng)，應用內容包括設計、生產、現(xiàn)場管理、物資采購、物流配送、安全、質量及售后服務、外協(xié)外包、財務、資金管理和組織人事管理等主營業(yè)務，還包括檔案、文控、法務、企業(yè)標準、知識產權等其他支撐業(yè)務。具體從設計研究院采購指令的下達，到生產管理部采購計劃和訂貨清單的完成，系統(tǒng)電子傳遞到配套部業(yè)務員，由其制定訂貨方案，經過分管領導審核之后，再將訂貨方案報企劃部組織的計劃與價格審查小組進行審查。通過審價后，業(yè)務員根據(jù)訂貨方案進行系統(tǒng)電子審批。按照審批權限，各級領導完成電子審批。完成電子審批后，合同管理員根據(jù)合同性質和金額不同，將合同提交相關人員簽字。法律顧問室接到提交的合同文本后進行審查，通過后加蓋合同印章。合同生效后，業(yè)務員做好采購物資的驗收入庫。業(yè)務員按照合同條款及公司規(guī)定履行付款申請，經過分管領導對付款項目進行審批，再由業(yè)務員提交付款單，辦理付款事項。然后業(yè)務員持續(xù)跟蹤落實合同執(zhí)行情況，更新合同臺賬，確保采購物資按計劃到貨。物資采購過程完全實現(xiàn)電子化信息傳遞。

2、物資采購中存在的問題

在物資采購流程檢查過程中發(fā)現(xiàn)一些問題，按照《內部控制——整體框架》的五要素框架，這些問題主要是“控制活動”方面的。

（1）配套部統(tǒng)管原材料采購和倉儲業(yè)務，違背不相容職務相分離原則。（2）訂貨申請單由物資采購電子系統(tǒng)自動編號，保持編號的連續(xù)性，但是訂貨單即采購指令（POR）由SEM系統(tǒng)作電子存放，不打印成紙質文檔。入庫單由業(yè)務員自行歸檔，二年以內存放在配套部，二年以上存放在集配中心倉庫中，缺乏集中管理。（3）質量檢驗由品質保證部把關，在入庫驗收及建造過程中對質量問題進行認定，但并沒有全面地將入庫檢驗質量結果與相應的供應商評價相聯(lián)系，而且沒有統(tǒng)計質檢數(shù)據(jù)。（4）入庫單有連續(xù)編號（由物資采購電子系統(tǒng)自動生成），質檢單卻沒有與之對應的編號，只是按照整個項目完成后，由品質保證部按照檢驗項目歸檔，只有項目序號，沒有驗收單的統(tǒng)一編號。（5）合格與不合格產品的驗收記錄都只填寫《采購產品進廠進箱驗收記錄》。表格中有采購員、編號項目，但抽查中發(fā)現(xiàn)有未填寫的情況。驗收中存在的問題只在配套部、供應商、品質保證部三方之間解決，缺乏逐級上報的規(guī)定機制。（6）供應商只按年限分為臨時、正式的客戶，臨時供應商的考察期為一年。分類標準沒有更加細致，因而尚未編制明確的制度規(guī)定或說明，以對各類供應商建立與之相對應的預付款比例政策。（7）資財部很少不定期抽查倉庫在庫物資。盤點制度中缺乏對賬及核對差異調整的會計程序和實物處理程序的規(guī)定。（8）沒有建立全面的對采購后評估程序及發(fā)現(xiàn)問題的責任追究制度。

3、改進物資采購內控的措施

針對案例公司的上述問題，主要有這些方面的改進建議。（1）明確劃分采購部內原材料采購和倉儲業(yè)務的職責，以避免資產管理失控的風險。（2）訂貨單即采購指令（POR）按照規(guī)定打印成紙質文檔，集中歸檔。采購管理部綜合管理員應當監(jiān)督各采購業(yè)務負責人，按照歸檔制度確定歸檔頻率，將相關單據(jù)連續(xù)歸檔。（3）結合質檢數(shù)據(jù)的收集統(tǒng)計分析生成的供應商入庫檢驗質量結果方面的資料，納入到采購后評價體系中。（4）建立和入庫單相對應的連續(xù)編號的入庫質檢單。（5）嚴格按照記錄要求每項填寫。按是否合格分開記錄，并且建立按照問題大小逐級上報各個管理部門的規(guī)定。（6）預付款比例應與供應商評估結果相對應，對各類供應商建立與之相對應的預付款政策。（7）財務要加強和各倉庫進行對賬，年中盤點的時間應由資財部進行不定期抽查。盤點中對于原因清楚的差異，由財務出具賬務處理意見，由采購部出具實務處理意見，根據(jù)重要性水平，分別報相關副總及總經理審批。（8）公司應當根據(jù)評估及檢查的情況，進行分析提出相應的缺陷和改進建議，并且組織相關部門進行討論，然后按照編號逐條督辦落實。

三、進一步改進企業(yè)物資內部控制的建議

根據(jù)《內部控制——整體框架》的五要素框架，本文認為，企業(yè)加強物資采購內部控制，至少還要做好以下幾個方面的工作。

1、改善控制環(huán)境

（1）要通過提升人員素質（政治素質和業(yè)務素質）來強化控制環(huán)境的安全性。企業(yè)高層的管理人員應該具備很高的政治素質和業(yè)務素質，否則制定科學合理、嚴謹有序的內控制度就成了一句空話。而制定了內控制度就需要具有相應素質的員工來執(zhí)行，如果人員素質不符合要求，控制措施就會失效。所以，企業(yè)應按照不同崗位的要求，招聘不同學歷和專業(yè)技能的人才競聘上崗，科學合理地安排，使每個職員所擔任的職務與其所具備的素質、能力相稱，使其最大限度地發(fā)揮自身的積極性和能動性，把所擔任的工作做到最好。（2）要強化全員對內控的認識。在激烈的競爭壓力下，企業(yè)較多地強調業(yè)務發(fā)展，一味追求經濟目標的實現(xiàn)，不同程度地放松了內部管理。

2、完善組織控制

（1）使不相容職務分離，即經營業(yè)務的授權者與執(zhí)行者要分離，執(zhí)行者與記錄者、監(jiān)督者要分離。但要注重把握兩點：一是在決策層內部應有的明確的透明度、合理的權利分割與牽制。二是決策過程中應有的科學程序以及決策與管理體系中應有的結構層次。（2）決策一旦作出，其執(zhí)行過程也必須由不同部門和不同人員相互監(jiān)督和制約。比如采購決策和具體執(zhí)行采購的人要分離。

3、加強企業(yè)內部稽核

物資采購內部控制是否能做好，持續(xù)監(jiān)督非常重要。必須切實加強考核、監(jiān)督、制約機制，避免有制度不執(zhí)行的問題。很多案例表明，一些問題的發(fā)生，并不是因為沒有制度，而是沒有嚴格執(zhí)行制度。

反過來，監(jiān)督過程也能發(fā)現(xiàn)內部控制制度存在的問題，為完善內部控制制度指出方向。事實上，各行業(yè)以及同一行業(yè)的不同企業(yè)都有自己的特色，各企業(yè)要切實制定適合自己企業(yè)的內控制度，否則制度與執(zhí)行實際情況的矛盾會影響制度的嚴肅性和權威性。

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