燕 楊（蘇州市國土資源局相城分局辦公室，江蘇蘇州，215004）

工作人員整理檔案

傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)需要紛繁復(fù)雜的整理編輯、信息加工等大量的基礎(chǔ)工作，單純靠人力手工勞動(dòng)已經(jīng)很難按要求高效完成，更難適應(yīng)當(dāng)前快速準(zhǔn)確解決國土資源實(shí)際工作的需要。為此，蘇州市國土資源局相城分局檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐，在檔案規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，逐步將國土資源檔案實(shí)體數(shù)字化、檔案查閱網(wǎng)絡(luò)化，不僅使國土資源管理和個(gè)人查閱土地檔案信息更加快捷，也確保了檔案信息可靠、準(zhǔn)確，大大提升了檔案服務(wù)水平。

一、實(shí)行規(guī)范管理，夯實(shí)國土檔案“數(shù)字化”基礎(chǔ)

為實(shí)現(xiàn)國土檔案的數(shù)字化管理，分局首先嚴(yán)格按照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》的要求，對(duì)全系統(tǒng)檔案管理實(shí)行規(guī)范化管理，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。2006年，分局綜合檔案室通過省一級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定，2008年又通過江蘇省檔案管理“五星級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定，下屬9個(gè)國土資源所也都通過江蘇省檔案管理“三星級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。通過檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)，全系統(tǒng)檔案管理更加規(guī)范。一是對(duì)分局及下屬9個(gè)國土資源所的庫藏檔案全部進(jìn)行了重新整理歸檔，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善，有效防范了檔案管理工作中的漏洞。二是以電子化為手段，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案全部進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，從而解決了檔案保存難問題。三是對(duì)各業(yè)務(wù)科室的檔案工作進(jìn)行了重新規(guī)范，要求各部門及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料整理并移交檔案室歸檔。各部門形成的特種載體檔案（包括照片、底片、錄音、錄像等）在每次活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室。四是加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。分局及下屬9個(gè)國土資源所共計(jì)15名專職檔案員，全部通過蘇州市檔案局組織的培訓(xùn)考核。目前，分局檔案室?guī)旆?00平方米，密集架49組148立方米，檔案總數(shù)117456卷，圖件15650張；9個(gè)國土資源所檔案全部建起檔案庫房，實(shí)行庫房、閱檔、辦公“三分開”，并落實(shí)了防盜、防潮、防高溫、防火、防蟲、防鼠等“八防”措施。國土資源所庫藏檔案總數(shù)85624卷，檔案門類齊全完整，案卷質(zhì)量、保管條件均符合國家規(guī)范要求。

二、加強(qiáng)建設(shè)投入，打造國土檔案“數(shù)字化”平臺(tái)

為適應(yīng)國土檔案“數(shù)字化”建設(shè)的新形勢(shì)，2008年相城國土分局成立了檔案信息科，形成了局領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案信息科主管、各業(yè)務(wù)部門具體管的檔案管理責(zé)任體系，同時(shí)將檔案“數(shù)字化”建設(shè)納入到全系統(tǒng)信息化建設(shè)總體計(jì)劃中，統(tǒng)籌規(guī)劃、集中建設(shè)、分步實(shí)施，扭轉(zhuǎn)了過去檔案科唱“獨(dú)角戲”的局面。分局檔案信息科和各國土資源所先后引進(jìn)性能優(yōu)越的國土資源檔案管理軟件，將庫存檔案目錄及信息全部錄入信息系統(tǒng)之中，檔案借閱則采用電子簽名，為查找利用檔案提供高效、快捷、精確的平臺(tái)。從2009年起，檔案信息科添置了服務(wù)器、磁盤陳列等設(shè)備，將分局庫藏及各基層國土資源所長(zhǎng)久性文書檔案及業(yè)務(wù)檔案全部進(jìn)行集中數(shù)字化掃描，把紙質(zhì)載體的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成“一個(gè)平臺(tái)、二套網(wǎng)絡(luò)”的檔案信息化格局，有力地推進(jìn)了全系統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

三、不斷完善提高，建立國土檔案“數(shù)字化”長(zhǎng)效機(jī)制

隨著近年來房地產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，新增檔案數(shù)量十分巨大。為確保全系統(tǒng)數(shù)字檔案的現(xiàn)實(shí)性，相城國土分局加強(qiáng)了“數(shù)字化”檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制建設(shè)。一是加強(qiáng)資源整合。通過檔案管理信息系統(tǒng)與土地登記信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，將每日產(chǎn)生的土地登記數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互相轉(zhuǎn)換，共享使用，同時(shí)建立全系統(tǒng)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)，供各業(yè)務(wù)科室查閱。二是注重流程管理。為了切實(shí)保障土地登記信息導(dǎo)入和檔案實(shí)體資料歸檔同步進(jìn)行，分局檔案信息科統(tǒng)籌協(xié)調(diào)土地登記業(yè)務(wù)流程，做到從土地初始登記到檔案資料歸檔全程系統(tǒng)化管理。窗口接件后，掃描相關(guān)收件，紙質(zhì)檔案資料隨同掃描件進(jìn)行網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)，待審批通過后，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)入檔案室，經(jīng)整理、檢查確認(rèn)無誤后，將數(shù)字檔案信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案裝訂上架。在業(yè)務(wù)工作流程中實(shí)施檔案“數(shù)字化”掃描工作，不僅減少了檔案集中掃描費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的弊端，而且減少了紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)次數(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案利用的現(xiàn)實(shí)性，保證了實(shí)體檔案的安全性和完整性。三是強(qiáng)化安全保管。為了保障“數(shù)字化”檔案成果的安全保管，分局檔案信息科將“數(shù)字化”檔案的安全備份工作納入了規(guī)范化、常態(tài)化管理軌道。首先，建立“數(shù)字化”檔案的各項(xiàng)管理制度，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的備份納入到檔案信息科集中統(tǒng)一管理的范圍；其次，優(yōu)化數(shù)據(jù)的備份流程，業(yè)務(wù)登記數(shù)據(jù)和掃描件等數(shù)據(jù)每天自動(dòng)導(dǎo)入到磁盤陣列上，引進(jìn)專業(yè)軟件將前一天的數(shù)據(jù)和掃描件進(jìn)行異地和異質(zhì)備份，每半年將數(shù)據(jù)壓縮并刻錄到光盤上予以保存。目前正嘗試開展在線備份工作，切實(shí)保證“數(shù)字化”檔案成果的安全性。

四、發(fā)揮服務(wù)職能，增強(qiáng)“數(shù)字化”國土檔案利用效率

檔案“數(shù)字化”應(yīng)用讓檔案室的工作人員工作起來倍感輕松，更讓查閱資料者感到了前所未有的便捷。近年來，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的火爆，土地出讓和土地轉(zhuǎn)讓等交易活動(dòng)日益頻繁，土地登記檔案查閱數(shù)量劇增。2011年，檔案利用量2560人次，2012年檔案利用量為3450人次。檔案“數(shù)字化”為檔案利用帶來了極大的便捷，只要輕輕點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，調(diào)出數(shù)字檔案，就能進(jìn)行查閱，不僅提高工作效率，而且避免了翻閱紙質(zhì)檔案對(duì)檔案材料造成的損壞。

檔案“數(shù)字化”也極大地提高了國土資源工作效率。2011年，國家土地督察南京局對(duì)我區(qū)土地管理情況進(jìn)行例行督查，在不到一個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，對(duì)我區(qū)歷年報(bào)批土地的合法性進(jìn)行了審查，涉及1842個(gè)土地變化圖斑，23445.3畝土地，共查閱檔案3752卷；2012年，全區(qū)開展農(nóng)村集體土地確權(quán)發(fā)證工作，對(duì)全區(qū)四個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、四個(gè)街道和一個(gè)省級(jí)開發(fā)區(qū)的78個(gè)村，18個(gè)居委會(huì)1892個(gè)村民小組的農(nóng)村集體土地進(jìn)行確權(quán)，共調(diào)查了所有權(quán)宗地7567宗，查閱檔案8924卷，發(fā)放集體土地所有權(quán)證154本，合計(jì)面積為348449.19畝。分局檔案室依靠“數(shù)字化”檔案，在極短的時(shí)間內(nèi)，迅速、準(zhǔn)確地提供了各類檔案。蘇州市國土資源局相城分局實(shí)施國土檔案“數(shù)字化”建設(shè)，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作駛向現(xiàn)代信息的“快車道”。

蘇州市國土資源局相城分局榮譽(yù)室