汪玉峰

(天水師范學(xué)院 經(jīng)濟與社會管理學(xué)院,甘肅 天水 741001)

高校各種形式多樣、豐富多彩的學(xué)生文體活動是校園文化的重要組成部分，是加強和改進大學(xué)生思想政治教育的重要載體。高校學(xué)生文體活動對于提升學(xué)生品味，陶冶學(xué)生情操，增進學(xué)生交流和大學(xué)生素質(zhì)的全面發(fā)展起到了積極的推動作用。而如何科學(xué)、高效地組織開展好各項文體活動，是高校思想政治工作者尤其是輔導(dǎo)員所關(guān)注的重要問題之一。筆者在多年從事高校學(xué)生專職輔導(dǎo)員的工作實踐中，不斷探索，引進項目管理中工作分解結(jié)構(gòu)WBS方法，將各種形式的學(xué)生文體活動視為一個個的項目，利用WBS工具層層分解各項工作，最后形成一個個完整清晰的工作分解結(jié)構(gòu)圖，以此指導(dǎo)各項活動，不僅避免了一些不必要的失誤，而且降低了成本，提高了效率，活動也取得了理想的成績，達到了預(yù)定的目的。

一、工作分解結(jié)構(gòu)WBS概述

(一)WBS的概念

WBS 是英文Work Breakdown Structure 的縮寫，中文譯為工作分解結(jié)構(gòu)，屬于項目管理的范疇，它起源于美國國防系統(tǒng)工程管理，國際上被廣泛運用于航空航天和大型工程領(lǐng)域。項目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是以項目可交付成果為對象，由項目團隊對項目范圍和實施過程進行逐層分解之后得到的一種層次結(jié)構(gòu)。依據(jù)項目管理資料體系的定義，WBS 就是把項目的范圍按組成部分進行細(xì)化，并逐項分層次展開，直至細(xì)化到不可再獨立拆分的水平，也就是項目進展的各個環(huán)節(jié)，并能夠可靠地估算費用和工作持續(xù)時間[1]。

WBS是項目管理的核心工具之一,它首先是一種項目管理的基本思想,其次是一種實際操作的技術(shù),同時也是指應(yīng)用這種技術(shù)后得到的一種通過相應(yīng)圖表表示出來的結(jié)構(gòu)。當(dāng)面對復(fù)雜問題時,人們總是傾向于先將復(fù)雜的問題分解為若干簡單的子問題,如果分解的子問題仍然很復(fù)雜,這一分解過程將繼續(xù)下去,直到人們滿意為止,這種解決問題的模式自古就有。在現(xiàn)代項目管理中,這一思想得以繼承并與一些先進的管理技術(shù)相結(jié)合,從而成為了項目管理中的一個思想基礎(chǔ)和管理技術(shù)——WBS。思想上的WBS——項目逐層分解和簡化；技術(shù)上的WBS——如何實現(xiàn)這種分解和簡化(原則和方法),是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計工具；結(jié)果上的WBS——應(yīng)用WBS方法得到一個項目全部工作的任務(wù)分層次有序排列,這種排列可以是樹狀的結(jié)構(gòu)圖(如圖1:迎新晚會WBS),也可以是有編號的鋸齒圖[2]。

(二)WBS的作用

WBS方法已經(jīng)在工作實踐中得到證明：不僅可以對項目進行有效的管理，提高項目管理效率，降低項目管理成本，規(guī)避和控制項目風(fēng)險，還能提高項目目標(biāo)的達成率，甚至超越項目管理的期望值。因此WBS 在項目實施的過程中能發(fā)揮其突出的作用：第一，把項目分解成具體的活動，定義具體工作范圍，確保不漏掉任何重要的事情。第二，通過活動的界定，按照項目活動之間的邏輯順序來進行項目的實施，有助于制定完整的項目計劃。第三，通過項目分解，為制定完成項目所需要的技術(shù)、人力、時間和成本等質(zhì)量和數(shù)量方面的目標(biāo)提供基準(zhǔn)。第四，通過活動的界定，就能明確項目團隊人員各自的責(zé)任和權(quán)利，從而對項目應(yīng)當(dāng)承擔(dān)和不應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任有明確的劃分[3]。

二、高校學(xué)生文體活動引入WBS的必要性和可行性

(一)必要性

第一，思想政治教育總是通過各種形式的活動載體來進行的，要使活動高質(zhì)量的開展，取得預(yù)期的效果,就必須靠科學(xué)有效的方法作保障。具體的工作實踐中,有些活動開始部署得挺周到,安排得也基本合理,但實際運行起來, 活動就難免會虎頭蛇尾，往往達不到預(yù)期的目的,這并非活動本身的原因,而是方法的問題。這就要求我們在組織開展活動時,必須依靠行之有效的方法, 而工作分解結(jié)構(gòu)WBS方法正好符合這一需要，能夠化繁為簡，減少工作失誤，降低成本，提高效率。

第二，高校學(xué)生文體活動涉及的人員往往較多，給組織管理工作帶來了一定的難度，這就必須靠科學(xué)高效的方法來管理。在高校學(xué)生文體活動中，有管理者、組織者、參與者以及后勤服務(wù)人員等，如果分工不明或那個環(huán)節(jié)考慮不周，會影響整個活動的效果。利用WBS這一科學(xué)的方法進行合理的分工安排，使管理者對整個活動一目了然，能夠統(tǒng)籌整個活動的進程。使組織者和參與者明確各自的分工，能夠更好地發(fā)揮各自的職能和作用。

第三，高校文體活動經(jīng)常還受到各種外在因素的影響，就必須依靠細(xì)致周密的計劃安排來查漏補缺。高校學(xué)生文體活動，經(jīng)常受到天氣、場地、器材以及其它因素的影響。利用WBS提前對整個活動的所有環(huán)節(jié)做一統(tǒng)籌安排，以便使組織者盡早聯(lián)系協(xié)調(diào)人員場地，提前籌備所需器材設(shè)備，做到未雨綢繆，確保整個活動開展能有條不紊，萬無一失。

(二)可行性

WBS方法是工程項目管理中常用的一種方法，高校學(xué)生文體活動和項目的內(nèi)涵相一致，它同樣可以應(yīng)用到高校學(xué)生文體活動中，這一點我們可以從項目的定義得到說明。所謂項目，簡單講就是指為完成某一獨特產(chǎn)品、服務(wù)或任務(wù)所做的一次性工作。因此，只要是人類創(chuàng)造某種特定產(chǎn)品或服務(wù)的活動都屬于項目的范疇。項目的概念包含三層含義：第一，項目是一項有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；第二，在一定的組織機構(gòu)內(nèi)，利用有限資源(人力、物力、財力等)在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)；第三，任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求[4]。由此可見，高校學(xué)生文體活動與項目的內(nèi)涵相契合，具有項目的特征，因此，采用WBS方法對文體活動進行分解是完全可行的。另外，WBS方法在國際國內(nèi)一些大型文體活動中已經(jīng)有成功運用的先例，根據(jù)高校學(xué)生活動的特點，把WBS方法成功的經(jīng)驗合理地運用到高校學(xué)生文體活動中，不失為一種明智的選擇。

三、高校學(xué)生文體活動WBS的創(chuàng)建

作為大學(xué)生思想政治教育的重要載體的學(xué)生文體活動，其WBS的創(chuàng)建不僅僅是一項單純的技術(shù)工作，更要使其發(fā)揮思想政治教育的重要功能；創(chuàng)建學(xué)生文體活動WBS不僅僅是將一項工作所涉及的方方面面的各種事情簡單地記錄下來,也不僅僅是對以往一些活動的經(jīng)驗總結(jié)，而要經(jīng)過周密的思考和細(xì)致的分析，實事求是，結(jié)合高校學(xué)生文體活動自身的特點來進行，通常的做法就是依據(jù)工程項目管理中WBS的分解原則、參照WBS的創(chuàng)建流程，借鑒WBS的編制方法，創(chuàng)建切實可行的高校大學(xué)生文體活動WBS結(jié)構(gòu)圖。

(一)WBS的分解原則

WBS分解的實際過程就是按照可控制的原則對整個項目工作進行不斷的分解,直到可以充分控制項目的進度、成本和質(zhì)量。WBS分解操作中的難點是要充分掌握分解工作的“度”,既不能分解得過細(xì),也不能分解得過粗,以致難以控制。WBS分解應(yīng)遵循以下原則和要求:

1.構(gòu)成WBS的是項目的工作而不是項目成果的內(nèi)容。這是在編制WBS時最容易掉入的陷阱。例如圖1迎新晚會中的WBS，“節(jié)目”項下的工作分解應(yīng)該是節(jié)目策劃、編導(dǎo)、排練、表演，而不應(yīng)該是獨唱、舞蹈、相聲、小品。

2.一個工作任務(wù)只能在WBS中出現(xiàn)一次，因為每項工作都需要占用時間和資源，一項工作重復(fù)出現(xiàn)就意味著時間和資源重復(fù)配置，這會導(dǎo)致時間和成本計劃的失誤。在編制范圍計劃的時候，需要時刻兼顧與后續(xù)的時間和成本計劃銜接。

3.一個子項目的工作內(nèi)容是下一級工作任務(wù)之和。例如圖1迎新晚會中演員化妝、音響燈光調(diào)試、道具管護等項工作共同組合成子項目“劇務(wù)”，這同時也意味著這些工作任務(wù)占用的資源和時間之和，剛好等于“劇務(wù)”占用的時間和資源。

4.最好讓團隊成員參加與其工作相關(guān)的WBS條文的編制，以便他們能夠準(zhǔn)確地理解工作的內(nèi)容和工作界定。避免出現(xiàn)責(zé)權(quán)混亂，使項目的實施過程更加順利。

5.WBS文件一旦形成，須作為項目的基準(zhǔn)計劃存檔，以便今后作為檢驗計劃執(zhí)行結(jié)果的標(biāo)尺。既然是基準(zhǔn)計劃，就應(yīng)當(dāng)具有相對的穩(wěn)定性，需要制訂嚴(yán)格的批準(zhǔn)程序來阻止它輕易變更。

6.另一方面，WBS又需要保持開放的靈活性，要考慮到任何計劃都不可能與實際情況銜接得天衣無縫，因此變更難以避免。不輕易變更計劃，并不意味著變更發(fā)生時束手無策。因此在制訂計劃的時候就要為變化做好準(zhǔn)備。根據(jù)實際情況的變化科學(xué)合理的調(diào)整，可以有效地兼顧其穩(wěn)定性和靈活性[5]。

(二)WBS創(chuàng)建流程

常用的WBS創(chuàng)建流程有以下幾個步驟：

1.獲得范圍說明書或相關(guān)文件 2.召集相關(guān)人員，對所有主要獲得范項目工作進行討論，確定項目分解人方式 3.分解項目工作，利用現(xiàn)有模板，節(jié)省人力，物力，財力 4.畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖 5.細(xì)節(jié)主要項目可交付成果，使其更小，更易于管理 6.驗證上述分解的正確性，如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項目沒有必要，則進行修改 7.如有必要，建立一個編號系統(tǒng) 8.在實踐中不斷對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作[7]。

(三)WBS的編制方法

制定工作分解結(jié)構(gòu)的方法多種多樣，主要包括類比法、自上而下法、自下而上法。

1.類比法。類比法就是以一個類似項目的WBS為基礎(chǔ)，制定本項目的工作分解結(jié)構(gòu)，這種方式往往適合那些有成熟經(jīng)驗的項目。例如圖1，某高校經(jīng)管學(xué)院要編制迎新晚會的WBS，就可以參照文藝演出以及以往該學(xué)校舉辦各種文藝晚會的經(jīng)驗，把范圍進一步縮小，從而開始新的WBS的編制。

2.自上而下法。自上而下法常常被視為構(gòu)建WBS的常規(guī)方法，即從項目最大的單位開始，逐步將它們分解成下一級的多個子項。這個過程就是要不斷增加級數(shù)，細(xì)化工作任務(wù)。一般情況下，這種方法對管理者或輔導(dǎo)員來說，可以說是比較合適的方法，因為他們具備整體視角和宏觀統(tǒng)籌能力。

3.自下而上法。自下而上法，是讓參與該項目的成員盡可能詳細(xì)地列出他們認(rèn)為完成項目必須要做的工作，然后對其進行分類、整合，并歸總到一個整體活動或WBS的上一級內(nèi)容當(dāng)中去的方法。自下而上法一般都很費時，但這種方法對于WBS的創(chuàng)建來說，效果比較好，能夠考慮到更多的細(xì)節(jié)[7]。

四、高校學(xué)生文體活動WBS分解實踐案例

某高校經(jīng)管學(xué)院迎新晚會WBS分解探討： XX年開學(xué)初，經(jīng)管學(xué)院要求在10月下旬舉辦一場“迎新晚會”，要求在節(jié)儉的基礎(chǔ)上節(jié)目形式多樣。通過晚會表示對大一新生的歡迎, 達到豐富新生課余生活，增強新生的凝聚力，并且加強與高年級學(xué)生溝通交流的目的。

在明確目的與要求的前提下，經(jīng)與幾位輔導(dǎo)員和學(xué)生干部的民主討論和磋商，對該項目(晚會)進行了如下分解。采用WBS的“樹”狀的結(jié)構(gòu)圖對活動進行分解，項目結(jié)構(gòu)分成三個層次，如圖1所示：處于WBS最頂層的即第0層，代表整個項目(晚會)；緊接著的一個層面是第一層，用于表示主要的項目(晚會)階段，即籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤這幾個階段；第二層則包含了第一層的主要子項，如圖1中“籌備”下的子項有：宣傳準(zhǔn)備、道具準(zhǔn)備和人員邀請三項任務(wù)；WBS的第三層指的就是工作包，工作包就是處于工作分解結(jié)構(gòu)最底層的可交付成果，如圖1中宣傳準(zhǔn)備子項下的工作包有：策劃方案、制作海報、制作橫幅、制作門票、做節(jié)目單、節(jié)目光盤、寫發(fā)言稿、寫主持詞、新聞報道。

圖1 某大學(xué)經(jīng)管學(xué)院迎新晚會的WBS圖

通過采用WBS方法使該活動在安排初期就明確了工作范圍，細(xì)化了活動內(nèi)容，并分配了各自的職責(zé)，由專職輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整個活動，另外幾位輔導(dǎo)員分別負(fù)責(zé)籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤這幾個階段的工作，然后將項目的具體責(zé)任落實到學(xué)生會的秘書部、新聞部、體育部、藝術(shù)團、宣傳部等11個部門。由于采用WBS方法，大家工作的積極性空前提高，整個活動進展順利，比以往節(jié)省了好多開支，取得了良好的效果。

五、結(jié)語

WBS是項目管理的重要工具，在很多領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛的應(yīng)用，而在高校大學(xué)生文體活動以及思想政治教育管理中，鮮有這方面的論述，筆者將現(xiàn)代項目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)方法引入高校學(xué)生文體活動中，并取得了良好的效果，可以說是一次新的嘗試。WBS方法同樣可以適用于高校思想政治教育的其他活動形式。引進科學(xué)而有效的WBS方法，結(jié)合高校大學(xué)生思想政治教育的特點，逐步建立起高校思想政法教育活動形式的WBS結(jié)構(gòu)圖體系，并在以后的實踐活動中不斷充實完善，是推動高校思想政治教育管理水平提高的必然選擇。

[參考文獻]

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