集團(tuán)異地協(xié)同辦公門(mén)戶平臺(tái)的建設(shè)

Construction of Cooperation Office Portal Platform of Group Enterprises

馬 斌，張 旭

文中結(jié)合本集團(tuán)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于運(yùn)用微軟SharePoint server 2010，結(jié)合G2工作流引擎和Reporting Servers建設(shè)企業(yè)辦公門(mén)戶進(jìn)行了闡述，詳細(xì)講述了如何使用SharePoint的網(wǎng)站集、內(nèi)容管理、搜索等工具，以及G2表單設(shè)計(jì)和流程設(shè)計(jì)引擎建設(shè)一個(gè)以工作流為核心，包含信息發(fā)布、文檔共享、知識(shí)傳播的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并如何集成Reporting Servers建設(shè)一個(gè)在線報(bào)表管理平臺(tái)。同時(shí)對(duì)本集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的遠(yuǎn)景和發(fā)展進(jìn)行了規(guī)劃和展望，最終使用SharePoint集成商務(wù)智能和應(yīng)用集成工具擴(kuò)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使其成為集信息傳播、知識(shí)共享、工作流程處理、報(bào)表分析和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)集成于一體的企業(yè)辦公門(mén)戶平臺(tái)。

SharePoint；G2工作流；辦公自動(dòng)化；企業(yè)門(mén)戶

1 集團(tuán)辦公門(mén)戶平臺(tái)建設(shè)的意義和價(jià)值

中材裝備集團(tuán)有限公司于2011年3月重組成立，下轄26家分子公司，在全國(guó)設(shè)有3個(gè)研發(fā)中心，擁有12家制造基地，形成了集設(shè)備研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、銷(xiāo)售及服務(wù)為一體的裝備制造企業(yè)集團(tuán)。下屬公司和制造基地遍及全國(guó)十幾個(gè)省市，異地辦公產(chǎn)生了大量的各類文檔內(nèi)容（包括Word、Excel、Pdf、圖片、Html網(wǎng)頁(yè)等格式），由于重組之初缺乏有效的管理和分享手段，這些文檔難以有效地利用和共享，多人審批的公文流轉(zhuǎn)和工作審批通過(guò)紙介質(zhì)操作比較繁瑣，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，迫切需要一個(gè)異地協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱協(xié)同OA系統(tǒng)）。

圖1 本集團(tuán)協(xié)同OA系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

圖2 G2工作流引擎的架構(gòu)

協(xié)同OA系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)于集團(tuán)而言有信息共享、工作溝通和協(xié)同價(jià)值，能夠輔助公司高效管理。首先協(xié)同OA系統(tǒng)是一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)，能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門(mén)、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理；其次，協(xié)同OA系統(tǒng)是一個(gè)有效的知識(shí)管理平臺(tái)，能夠共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用組織內(nèi)外的知識(shí)，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力；另外協(xié)同OA系統(tǒng)也是一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)，通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合能夠?qū)崟r(shí)、直觀地了解到組織的運(yùn)營(yíng)狀況（如生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)），有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問(wèn)題。

2 集團(tuán)辦公門(mén)戶平臺(tái)的規(guī)劃設(shè)計(jì)

2.1 集團(tuán)辦公門(mén)戶平臺(tái)的結(jié)構(gòu)規(guī)劃

通過(guò)對(duì)目前各類主流平臺(tái)的考察對(duì)比，項(xiàng)目實(shí)施小組決定采用微軟SharePoint Server 2010作為基礎(chǔ)平臺(tái)，SharePoint Server 2010提供了一個(gè)企業(yè)級(jí)的門(mén)戶解決方案，它通過(guò)網(wǎng)站集、應(yīng)用集成、內(nèi)容管理、搜索、工作流、商務(wù)智能工具等來(lái)滿足企業(yè)辦公需求。

首先，SharePoint延續(xù)了Office的界面風(fēng)格和操作習(xí)慣，提供了熟悉而直觀的用戶體驗(yàn)，具有很強(qiáng)的易用性和可維護(hù)性；其次，SharePoint Server 2010是微軟新推出的面向企業(yè)的辦公門(mén)戶平臺(tái)，具有很強(qiáng)的可靠性和可用性；最后，SharePoint Server 2010含有豐富的商務(wù)智能工具和報(bào)表分析控件，能夠和Excel service，SQL Re?porting Service等數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行無(wú)縫集成，具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性和集成性。

OA系統(tǒng)包含四個(gè)結(jié)構(gòu)層次：

（1）基礎(chǔ)層：提供基礎(chǔ)的Share?Point服務(wù)、Web服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)以及統(tǒng)一目錄服務(wù)等基礎(chǔ)服務(wù)。

（2）應(yīng)用層：為上層應(yīng)用提供數(shù)據(jù)表單服務(wù)、工作流引擎服務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)接口、Office service服務(wù)等支持服務(wù)。

（3）企業(yè)應(yīng)用門(mén)戶：利用Share?Point網(wǎng)站集功能搭建的企業(yè)辦公門(mén)戶和業(yè)務(wù)集成站點(diǎn)，是企業(yè)辦公門(mén)戶的統(tǒng)一入口。

（4）客戶端：辦公門(mén)戶的統(tǒng)一展現(xiàn)層，通過(guò)Microsoft Office客戶端和各種瀏覽器客戶端，實(shí)現(xiàn)信息展現(xiàn)和數(shù)據(jù)輸入校驗(yàn)。

圖3 可視化流程設(shè)計(jì)

圖4 電子手寫(xiě)簽名和電子簽章

2.2 工作流引擎

本系統(tǒng)工作流引擎的選擇原則是搭建可視化，操作方便，流程設(shè)計(jì)靈活。能夠?qū)崿F(xiàn)條件流、自由流、并行審批、同步合并、多路選擇等形式的流轉(zhuǎn)，擁有會(huì)簽（多人同時(shí)執(zhí)行）、串行（多人依次執(zhí)行）、共同執(zhí)行（多人共同執(zhí)行）、任務(wù)通知、提醒、撤回、

超時(shí)處理等完善的任務(wù)分配。具有完善的流程設(shè)計(jì)、流程管理、流程跟蹤、角色管理、委托管理、催辦、轉(zhuǎn)辦、歸檔等功能。

圖5 報(bào)表管理平臺(tái)的層次結(jié)構(gòu)

圖6 報(bào)表采集流程

圖7 報(bào)表查詢界面

項(xiàng)目實(shí)施小組通過(guò)對(duì)比，最終確定采用G2工作流引擎。G2是Share? Point專用的工作流管理組件，內(nèi)置流程引擎、表單引擎、集成接口，Web方式的流程設(shè)計(jì)器、表單設(shè)計(jì)器能夠快速定義和維護(hù)SharePoint工作流?？梢暬o(wú)代碼、模板化、實(shí)現(xiàn)流程的高效開(kāi)發(fā)與維護(hù)，徹底改變流程應(yīng)用的開(kāi)發(fā)模式。無(wú)縫整合微軟Share?Point，能夠快速連接企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，輕松實(shí)現(xiàn)協(xié)同應(yīng)用。其架構(gòu)如圖2所示，本系統(tǒng)的流程可視化設(shè)計(jì)如圖3。

本系統(tǒng)能夠支持公文的電子手寫(xiě)簽名、電子簽章功能（見(jiàn)圖4）。

3 報(bào)表管理平臺(tái)的規(guī)劃和建設(shè)

3.1 報(bào)表平臺(tái)的概述

報(bào)表管理平臺(tái)從組織結(jié)構(gòu)上主要分為兩個(gè)層次：集團(tuán)相關(guān)管理部門(mén)和下屬制造公司見(jiàn)圖5。

報(bào)表管理平臺(tái)具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）規(guī)范了數(shù)據(jù)上報(bào)的格式，符合現(xiàn)有下屬公司向集團(tuán)的信息數(shù)據(jù)報(bào)表填報(bào)、匯總、上報(bào)、統(tǒng)計(jì)分析的業(yè)務(wù)需求，提高了報(bào)表工作效率與準(zhǔn)確性。

（2）報(bào)表的“設(shè)計(jì)、填報(bào)”環(huán)節(jié)：基于Excel的填報(bào)模板，不改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)操作人員的使用習(xí)慣，易于操作，便于推廣。

（3）報(bào)表的“上報(bào)、匯總”環(huán)節(jié)：基于工作流程平臺(tái)擴(kuò)展開(kāi)發(fā)新的數(shù)據(jù)上報(bào)審批流程，保證了報(bào)表數(shù)據(jù)的有效性和可追溯性。報(bào)表上報(bào)采用離線填寫(xiě)、在線上報(bào)的形式，方便了原始數(shù)據(jù)文件的采集，利用系統(tǒng)自動(dòng)匯總增強(qiáng)了報(bào)表的準(zhǔn)確性。

（4）報(bào)表的“分析、展現(xiàn)”環(huán)節(jié)：與辦公門(mén)戶平臺(tái)上的“領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙”有機(jī)結(jié)合，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供基于“準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)”報(bào)表展現(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)決策輔助功能。

3.2 數(shù)據(jù)上報(bào)和報(bào)表展示

報(bào)表管理平臺(tái)中為用戶提供的數(shù)據(jù)報(bào)送功能可以幫助用戶很好地完成下屬公司定期報(bào)送質(zhì)量數(shù)據(jù)工作，從而及時(shí)獲取最新的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并自動(dòng)生成業(yè)務(wù)報(bào)表，報(bào)表生成的過(guò)程如圖6。

在系統(tǒng)中，填報(bào)人員可以下載報(bào)表填報(bào)的Excel模板，隨時(shí)隨地實(shí)時(shí)填寫(xiě)離線數(shù)據(jù)，然后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)

將數(shù)據(jù)上報(bào)。

對(duì)上報(bào)的數(shù)據(jù)，結(jié)合G2工作流引擎，可以在上報(bào)公司內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，可將上報(bào)數(shù)據(jù)駁回，要求修改核實(shí)。通過(guò)審批的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)匯總到管理報(bào)表中。

根據(jù)需求，數(shù)據(jù)上報(bào)公司將數(shù)據(jù)填報(bào)上傳后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成報(bào)表，各個(gè)報(bào)表可分別授權(quán)，報(bào)表查詢界面如圖7所示。

報(bào)表支持導(dǎo)出Pdf、Excel、Html、Word等常用格式。

4 結(jié)語(yǔ)

目前，本集團(tuán)的日常信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)和工作審批等均通過(guò)本系統(tǒng)進(jìn)行，有效地解決了異地協(xié)同辦公的問(wèn)題，提高了工作效率。通過(guò)本系統(tǒng)的門(mén)戶擴(kuò)展和定義流程設(shè)計(jì)，建立了包括集團(tuán)、分子公司和制造廠等在內(nèi)的基于WEB的辦公門(mén)戶集，協(xié)助集團(tuán)完成內(nèi)容發(fā)布、知識(shí)管理、流程處理、報(bào)表上報(bào)查詢等工作流程，成為日常工作不可或缺的辦公工具。

系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，集團(tuán)的日常文件流轉(zhuǎn)基本進(jìn)入無(wú)紙化階段，目前，本系統(tǒng)搭建的分子公司、制造基地和部門(mén)辦公門(mén)戶大約有20多個(gè)，專題網(wǎng)站十幾個(gè)，工作流程約有20多條，通過(guò)本系統(tǒng)審批的文件和簽批流轉(zhuǎn)次數(shù)為：收發(fā)文件數(shù)量為1600多份，流轉(zhuǎn)次數(shù)為22000多次；簽報(bào)文件數(shù)量為180份，流轉(zhuǎn)次數(shù)為1300多次；其他文件數(shù)量約為3000次左右，流轉(zhuǎn)次數(shù)為30000次。系統(tǒng)的實(shí)施很大程度上節(jié)約了辦公成本。

隨著企業(yè)職能業(yè)務(wù)系統(tǒng)和經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理系統(tǒng)的完善，SharePoint平臺(tái)商務(wù)智能（Excel Service、SQL Re?porting Service等）和集成工具（BCS、BDC、SSO等）的應(yīng)用，本集團(tuán)辦公自動(dòng)化門(mén)戶將逐漸發(fā)展成為支持企業(yè)決策的集辦公平臺(tái)、報(bào)表中心和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)監(jiān)控為一體的統(tǒng)一企業(yè)門(mén)戶平臺(tái)，為企業(yè)決策和管控提供有效的支持。

TP319

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1001-6171（2013）06-0091-04

??材裝備集團(tuán)有限公司，天津 300400；

2013-02-28； 編輯：呂 光