廉天洋（新疆化工設(shè)計研究院，新疆 烏魯木齊 830006）

信息化正在使全球市場競爭和企業(yè)管理模式發(fā)生巨大的變化，它已成為企業(yè)提升核心競爭力的“法寶”之一。信息化對設(shè)計院傳統(tǒng)經(jīng)營理念與管理方法所帶來的變革和沖擊是十分明顯的，只有加速信息化建設(shè)，才能盡快實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，而檔案管理的信息化建設(shè)是設(shè)計院實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要組成部分。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

由于檔案需長期保存，為了避免紙質(zhì)受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年投入大量人力、物力、財力已在所難免，即便這樣還是有其他方面的擔憂。

1）檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給保管與利用帶來困擾。八九十年代，我院要求每個咨詢項目必須有2本報告存檔（一本供借閱、一本為備份），但施工圖項目始終只有一套存檔。而后，由于報告越寫越厚、裝訂費越來越高等原因，存檔的報告也由原來的2本改為1本。如果有人借走了報告又未歸還或丟失了，那么設(shè)計院就沒有備份了。

2）資料越交越齊全，對檔案柜的需求也越來越多。2000年初，我院實行ISO9000質(zhì)量體系的管理后，按質(zhì)量體系的要求，與施工圖或咨詢報告一同歸檔的表格、資料也越來越多。起初只是屈指可數(shù)的幾張表格，隨著大家對體系文件理解的越來越透徹、自我保護意識越來越強，所交的表格、資料也越來越齊全，對檔案柜的需求也越來越大。

3）要求電子版存檔后，隨之而來的大量電子版文檔的收集、管理、查閱、應(yīng)用等，還有待全面解決。①某些項目施工圖的修改次數(shù)會很多（修改十幾次的情況都是有的），因此，電子版圖紙和紙質(zhì)版圖紙有對不上號的情況出現(xiàn)。②在信息化建設(shè)前，是由具體工作人員向每位設(shè)計人收集電子版，而設(shè)計人經(jīng)常出差或者工作忙，所以人工收集電子版的工作很難順利進行。

2 檔案管理存在的問題

1）檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在：第一，檔案號不規(guī)范，不是每個人都會按要求編寫。第二，項目名稱不規(guī)范，會有隨意填字、減字的現(xiàn)象。第三，檔案室沒有足夠的人手，導(dǎo)致會對編寫卷內(nèi)目錄等工作進行簡化或者不寫[3]。

2）檔案檢索效率不高[3]，急需安全系數(shù)較高的軟件。Excel數(shù)據(jù)庫是我院自己編輯的，查詢比較方便，但安裝它的任何人都可以進行修改、刪除的操作，安全等方面有待于提高。因此，查詢的權(quán)限未完全放開，只能由檔案管理部門操作、查詢。Excel數(shù)據(jù)庫只能作為向信息化轉(zhuǎn)變的一個過渡期。

3）某些人為因素導(dǎo)致了存檔不及時、存檔資料不全面。對ISO9000質(zhì)量體系中要求存檔的表格，有些設(shè)計人覺得沒有必要、太繁瑣，因此遞交的資料就不齊全，個別設(shè)計人甚至只存部分資料或干脆不存檔。

4）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。各個企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都會把承攬項目作為重中之重，而將與檔案管理有關(guān)的工作放在最后面。因為大部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案不丟失、能查閱就行了，暫時還未將其定位到需要信息化的階段，也就不愿意在資金、設(shè)備、人員等方面予以大力支持。

3 檔案信息化管理的必要性

作為一項服務(wù)性工作，檔案管理工作的生命力取決于它為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及技術(shù)管理等工作服務(wù)的水平和效果。如何服務(wù)好，是檔案工作的永恒主題。有了信息化的支持，檔案管理必然會對設(shè)計院的發(fā)展起到不可磨滅的作用。

3.1 統(tǒng)計數(shù)據(jù)需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持

對檔案信息的數(shù)據(jù)做大量統(tǒng)計分析，如果沒有現(xiàn)代信息技術(shù)的支持和利用，是不可想象的、也是做不到的。通過運用信息化對檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和開發(fā)利用，使檔案工作由封閉管理向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，以服務(wù)促進檔案管理水平的全面提高，也使檔案管理工作更好的為我院的中心工作服務(wù)，使其變得更有生機和活力。

3.2 提高檔案利用效率、降低管理成本，確?？沙掷m(xù)發(fā)展

設(shè)計單位的檔案是在長期的科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、建設(shè)等各項實踐活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，它是設(shè)計單位全部活動的真實記錄。設(shè)計單位每年產(chǎn)生大量的工程設(shè)計檔案資料，各類檔案資料使用量大、借閱頻繁，利用信息化技術(shù)提高檔案管理水平，從而也提高了工作效率。

進行信息化管理，雖然第一次投入的資金不少，但從長遠看，信息化管理減少了紙張的購買量和復(fù)印分發(fā)成本，避免了檔案紙張老化而對其進行修復(fù)的費用，從而控制了成本、創(chuàng)造出設(shè)計院新的利潤增長點。而且，大大提高了檔案利用率，按規(guī)定銷毀部份紙質(zhì)文檔后還節(jié)省了存貯空間，從而有效地解決了長期以來令人頭痛的檔案庫膨脹的問題，進而提高了我院的可持續(xù)發(fā)展力[1]。

4 檔案信息化管理的措施

4.1 自編Excel數(shù)據(jù)庫

為了利用好檔案信息，讓檔案工作更好地服務(wù)生產(chǎn)，讓檔案數(shù)據(jù)活起來，我院經(jīng)過摸索編制了“Excel數(shù)據(jù)庫”（見圖1），檔案管理人員再也不用拿著若干登記冊一頁一頁的查找設(shè)計人所要的資料了。雖然此數(shù)據(jù)庫有安全隱患，但我院充分利用其檢索、查詢、統(tǒng)計方便快捷的特點，對上千條數(shù)據(jù)進行大量細致的分析研究，為院領(lǐng)導(dǎo)提供了一份詳盡的統(tǒng)計報告，為管理部門和設(shè)計室提供了大量翔實的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)進行分析，可發(fā)現(xiàn)設(shè)計及歸檔中存在的問題，為生產(chǎn)經(jīng)營和質(zhì)量管理部門以及院領(lǐng)導(dǎo)及時掌握有關(guān)情況、做出決策，提供了大量信息和第一手資料。Excel數(shù)據(jù)庫在ISO9000質(zhì)量體系外審時也得到了評審組專家的贊譽，在外部審核中成為我院的亮點。

圖1 Excel數(shù)據(jù)庫操作界面

4.2 投入大量資金聘請專業(yè)公司為我院設(shè)計了“綜合管理信息化系統(tǒng)”

2012 年，我院不僅安裝了加密軟件，還請上海專業(yè)的軟件公司為我院量身定做了一套管理軟件“綜合管理信息化系統(tǒng)”，包括：項目管理、進度管理、圖檔管理、合同管理等，將信息化建設(shè)提上議事日程。

如果說Excel數(shù)據(jù)庫是我院信息化建設(shè)的雛形。那么，由專業(yè)公司為我院設(shè)計的“綜合管理信息化系統(tǒng)”就是我院信息化建設(shè)的一大飛躍。完全解決了Excel數(shù)據(jù)庫的安全隱患，實現(xiàn)了標準規(guī)范、成品文件的電子版在網(wǎng)上歸檔、借閱和統(tǒng)計。設(shè)計人通過局域網(wǎng)并根據(jù)權(quán)限在此系統(tǒng)中檢索、查詢所需的信息，大大節(jié)省了時間、縮短了設(shè)計周期，提高了工作效率和檔案信息的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。同時，對提高檔案管理水平、降低檔案管理成本、實現(xiàn)完全無紙化辦公等方面都起到了積極作用。

該系統(tǒng)是一個集項目管理、檔案管理、借閱管理、文件管理、報表管理、進度管理等功能為一體的多層次、多結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)。將Excel數(shù)據(jù)庫已有的檔案內(nèi)容全部導(dǎo)入到此系統(tǒng)，新的內(nèi)容隨時錄入到此系統(tǒng)，設(shè)計人員查找檔案信息，特別是對那些既不知道檔案號，也不知道圖紙的時間范圍，僅知道關(guān)鍵詞的檔案，利用模糊查詢很容易查到，節(jié)省時間、提高了工作效率。信息化建沒為傳統(tǒng)的檔案管理帶來了新的運作模式和管理手段，使檔案管理實現(xiàn)了由手工粗放管理向信息化精細管理的轉(zhuǎn)變。

4.3 更新員工的傳統(tǒng)理念，實現(xiàn)自我價值

老一輩的檔案管理人員被傳統(tǒng)的觀念影響，認為檔案管理只是單一的收、發(fā)工作，忽視了自己對企業(yè)的影響。隨著院領(lǐng)導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作的宣傳和教育也逐漸到位，使全體員工特別是檔案管理人員對檔案管理工作有了積極的認識。檔案管理人員也在積極進取，對自己工作的各方面都做出相應(yīng)調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點、倉庫保管員的形象。在埋頭苦干的同時，多了一些敏感和睿智，使檔案管理工作成為我院創(chuàng)造更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益的助力[4]。

4.4 建立建全院內(nèi)的各項規(guī)章制度

檔案管理的規(guī)章制度和標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。將檔案管理的國家標準規(guī)范與院里的具體情況相結(jié)合,制定了一系列適合我院的檔案管理制度，并要求員工必須執(zhí)行并按程序辦事。

我院制定的規(guī)章制度遵循以下原則：①規(guī)范性原則。首先，依據(jù)國家的標準、規(guī)范；其次，結(jié)合院內(nèi)具體情況作相應(yīng)的補充、完善。例如：規(guī)定會具體到項目號如何編寫、施工圖中字體的大小等各個方面。②安全性原則。加強網(wǎng)絡(luò)安全，運用訪問控制、權(quán)限控制、信息加密等策略，充分保證檔案信息的安全性。③效益型原則。將利用率高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益的檔案首先進行信息化處理。而利用率不高的可暫時無需信息化，按原有方式保存，做到按“需”信息化。④與經(jīng)濟掛鉤的原則。設(shè)計人員若不按時歸檔或資料遞交的不齊全，產(chǎn)值就不予兌現(xiàn)[2]。

[1]檔案信息化建設(shè)的意義[EB].http：//wenku.baidu.com/view/bb5c5523a5e9856a56126062.html

[2]檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的三個原則[EB].http：//www.xaecong.com/html/news/20112/11220122933324.html

[3]當前檔案管理存在的問題及對策 [EB].http：//www.jianshe99.com/new/201009/li1114034431129010214520.shtml

[4]變“保管員”為“先行官”[EB].http：//www.daynews.com.cn/sxfzb/shiban/880581.html