趙娥君

(浙江科技學(xué)院 檔案館，杭州 310023)

高?？蒲许?xiàng)目檔案價值及管理效益探析

趙娥君

(浙江科技學(xué)院 檔案館，杭州 310023)

科研項(xiàng)目檔案是高?？蒲谢顒拥恼鎸?shí)記錄，是反映高校軟實(shí)力的表現(xiàn)載體。信息時代科研檔案的載體和形式不斷更新，檔案保管成本日益提高。轉(zhuǎn)變檔案的傳統(tǒng)管理模式，確?？蒲许?xiàng)目檔案齊全完整，挖掘其信息利用價值，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平，是提高科研項(xiàng)目檔案管理效益的主要途徑。

科研項(xiàng)目檔案；價值；管理效益

高校科研項(xiàng)目檔案是學(xué)?？蒲泄ぷ鞯恼鎸?shí)歷史記錄，是一所高?？蒲兴胶娃k學(xué)實(shí)力的重要憑證?？蒲袡n案記錄了科研工作成功的經(jīng)驗(yàn)及失敗的教訓(xùn)，蘊(yùn)藏著極大的潛在生產(chǎn)力，其憑證價值和信息資源價值，可以為人們生產(chǎn)、生活、科學(xué)研究等提供可靠的依據(jù)和借鑒[1]。隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、日新月異，信息化時代科研項(xiàng)目管理的新特點(diǎn)不斷涌現(xiàn)、新要求不斷提出，使得傳統(tǒng)的科研檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。一方面信息膨脹，電子文件檔案大量涌現(xiàn)，單位歸檔量每年快速遞增；另一方面庫房緊張，檔案及其數(shù)據(jù)庫的安全保管、維護(hù)及升級等成本大幅度增加，檔案管理成本與利用效益的問題日益突出。如何在新形勢下提高科研項(xiàng)目檔案的管理效益是值得探索的課題。

1 科研項(xiàng)目檔案的效益性及價值體現(xiàn)

科學(xué)技術(shù)檔案是人類科學(xué)技術(shù)活動的產(chǎn)物，并反過來服務(wù)于科學(xué)技術(shù)活動，滿足科技活動中保存記憶、留存依據(jù)與憑證、傳播知識和經(jīng)驗(yàn)等多方面的需要[2]。同樣的，高?？蒲袡n案是科研人員從事科研活動中直接形成的具有保存價值的真實(shí)歷史記錄，其中包含了科研人員的智慧和研究成果?？蒲袡n案既可以作為科研人員業(yè)績考核、職稱評定、科研誠信等的主要憑據(jù)，也是學(xué)?？蒲薪y(tǒng)計、學(xué)科平臺申報等的憑證材料。

檔案的第一價值和第二價值論決定科研檔案在憑證價值外還有一個很重要的信息查考、學(xué)術(shù)查新價值?？蒲袡n案適度的開放利用既可以避免低水平的重復(fù)研究投入，也可以抑制抄襲等學(xué)術(shù)不端行為?？蒲袡n案中的研究成果進(jìn)一步的開發(fā)利用，使之及時轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，還有巨大的社會經(jīng)濟(jì)價值。檔案只有在其利用價值大于保管價值的前提下，管理工作才有意義。因此，深入挖掘科研檔案中的信息價值，是提升其效益性的重要途徑。

2 影響科研檔案管理效益的因素分析

2.1 科研檔案的真實(shí)與完整才能體現(xiàn)科研檔案利用價值

真實(shí)完整的科研項(xiàng)目檔案才能體現(xiàn)檔案的全部價值，而檔案的真實(shí)與完整關(guān)鍵在于收集?？蒲许?xiàng)目的來源和渠道很多，且專業(yè)性、動態(tài)性強(qiáng)。由于各級科技管理部門各自為政、分頭管理，重管理輕檔案現(xiàn)象比較突出。目前，高?？蒲许?xiàng)目一般分縱向和橫向二類，檔案收集主要依賴科研管理部門的工作，而科研管理部門一般注重科研工作的宏觀引導(dǎo)和服務(wù)等工作，“承上啟下”為主。大量科研人員認(rèn)為，科研成果是自己的研究心血，不是嫌立卷歸檔麻煩就是害怕成果泄密，歸檔時避重就輕，只有結(jié)論性、憑證性的材料才肯歸檔，實(shí)驗(yàn)結(jié)果、調(diào)研分析報告等關(guān)鍵技術(shù)的歸檔非常困難。

《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法》對歸檔工作都有明確要求。2013年1月國家監(jiān)察部、人力資源部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的30號令《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》更是強(qiáng)調(diào)，在公務(wù)活動中形成檔案材料據(jù)為己有是違法行為，必須作出相應(yīng)的處罰。高校教師的科研工作均是公務(wù)活動及職務(wù)成果，其研究過程中積累的資料、獲得的獎勵等材料都必須全部歸檔。但檔案部門很難掌握項(xiàng)目研究的工作動態(tài)和過程材料，更難查證科研人員“私存”的檔案材料。目前，歸檔基本上依賴科研管理部門和廣大科研人員的檔案法律意識和自覺行為，科研檔案的真實(shí)完整很難保證。歸檔率低會嚴(yán)重影響檔案的完整性，也直接影響信息功能和利用價值。

2.2 科研檔案的管理工作落后于科技工作現(xiàn)狀

在信息化時代，科研項(xiàng)目已基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，由此產(chǎn)生的大量電子文件無法及時完整歸檔。目前，縱向科研項(xiàng)目大多采用在線申報、在線評審、在線填報進(jìn)度、提交成果及結(jié)題、報獎等，大量的申報材料、專家評審意見、年度進(jìn)展、結(jié)題總結(jié)等材料都在相應(yīng)的管理網(wǎng)站留存，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件只是作為一個備份存在。由于各級各類管理部門的操作系統(tǒng)獨(dú)立存在，而電子文件一般只能依賴相應(yīng)的管理系統(tǒng)操作存在，科研人員無法實(shí)現(xiàn)及時歸檔，項(xiàng)目結(jié)題后很難查找到當(dāng)時的記錄，難以歸檔備份。網(wǎng)絡(luò)在線操作系統(tǒng)的大量應(yīng)用對縱向科研項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確收集提出了挑戰(zhàn)。而橫向科研項(xiàng)目檔案由于項(xiàng)目本身不被重視，過程管理不嚴(yán)，歸檔的內(nèi)容更是簡單。或者相關(guān)企業(yè)怕信息泄密，關(guān)鍵技術(shù)不愿歸檔現(xiàn)象更加突出。

2.3 檔案資源開發(fā)能力影響管理效率

科研項(xiàng)目檔案利用因涉及知識產(chǎn)權(quán)問題，自然形成的原始文件不能直接公開，查閱利用手續(xù)比較麻煩，只能整理開發(fā)后才能被進(jìn)一步的研究查考利用。因此，目前大部分科研檔案是秘藏在庫房中的寶貝，高校間、科研人員間的參考查詢非常困難，除當(dāng)事人作為有關(guān)憑證利用外，很少有其他科研人員查考。檔案工作者的資源理念、管理規(guī)則和據(jù)此作出的判斷對于國家檔案資源構(gòu)成具有決定意義[3]。檔案工作的首要任務(wù)就是建設(shè)一整套完整的、豐富多樣的資源體系。如果沒有檔案管理人員及科研人員的共同努力，科研檔案只能深藏在檔案館內(nèi)而不能進(jìn)行后續(xù)編研，這勢必影響檔案的利用效率。

3 提高科研項(xiàng)目檔案管理效益的舉措

科技檔案的衰減數(shù)值表明：科技檔案存在柜子里5年不用，其現(xiàn)行價值將衰減58%；10年不用，其現(xiàn)行價值將衰減83%；20年不用，其現(xiàn)行價值將衰減97%[4]。因此，及時、充分地挖掘“有效期”內(nèi)的科研檔案資源，是提高檔案管理效益的重要途徑。

3.1 完善科研檔案的全程管理

堅持以法治檔，制度管檔。國家檔案局應(yīng)該與國家科技部等部門協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，在各個科研項(xiàng)目管理操作系統(tǒng)中配備檔案備份操作環(huán)節(jié)。同時發(fā)揮科技管理部門的作用，明確科研項(xiàng)目材料歸檔是科研管理工作的重要組成部分，并提出相應(yīng)的制約或處罰措施，把“三納入”“四同步”制度落到實(shí)處。檔案工作者要加強(qiáng)檔案法律宣傳，強(qiáng)調(diào)職務(wù)成果完成者有署名權(quán)，形成的檔案歸單位所有，必須集中保管，規(guī)范利用；職務(wù)成果及時歸檔是法律規(guī)定的義務(wù)。要主動熱情地做好服務(wù)工作，讓廣大科研人員了解檔案館安全保管和規(guī)范利用的措施，使其信任檔案館，積極主動地歸檔、用檔。

3.2 提高檔案開放利用能力

美國檔案館是世界上最開放的檔案館，開放率達(dá)90%;歐美國家的檔案開放率達(dá)到或超過60%[6]。在科研項(xiàng)目檔案管理中，可以借鑒發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，開闊視野，創(chuàng)新思路，完善服務(wù)利用制度。在保證機(jī)密安全的前提下，加強(qiáng)開放利用工作，把內(nèi)部利用的秘藏檔案變成活資料。一方面，迫切需要有關(guān)政府管理部門或科技情報機(jī)構(gòu)建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的公共共享服務(wù)平臺，科學(xué)設(shè)置檢索工具，使科研檔案在特定范圍內(nèi)充分交流共享，提高國家科研投資效率，促進(jìn)科技進(jìn)步；另一方面，各高校檔案管理部門在不涉及關(guān)鍵涉密技術(shù)的前提下，應(yīng)盡可能公布科研檔案的查詢目錄，提供經(jīng)過編研加工的檔案信息。

3.3 科研檔案利用數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

服務(wù)水平的高低是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ),與檔案工作者的社會地位緊密相連。當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理內(nèi)容和手段必須適應(yīng)現(xiàn)代科技，只有建立完整齊全的科研項(xiàng)目檔案資源體系、便捷的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，才能吸引更多的人利用檔案。而豐富多樣、科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)，可確保利用者查全、查準(zhǔn)所需的檔案。在做好館藏簡介、查詢指南的基礎(chǔ)上，設(shè)置各類專題庫、數(shù)據(jù)庫、證據(jù)庫、知識庫等，多從利用者的角度考慮檔案信息傳播的效果，進(jìn)一步吸引科研人員關(guān)注并利用檔案。

3.4 科研檔案管理向知識管理轉(zhuǎn)變

檔案的知識管理是一種嶄新的管理模式及思維方式，將給當(dāng)前的數(shù)字檔案館的資源建設(shè)帶來重要啟示?？蒲袡n案的管理要加強(qiáng)對科學(xué)知識的挖掘與應(yīng)用，給利用者提供更加完善、可靠的知識服務(wù)。通過對檔案的進(jìn)一步挖掘、提煉并發(fā)現(xiàn)隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合，以知識產(chǎn)品形態(tài)提供給用戶[5]。在信息化時代，檔案資源的篩選、傳遞更加便捷?？蒲许?xiàng)目檔案本身內(nèi)容龐雜、涉及門類繁多，由于學(xué)科專業(yè)性強(qiáng)，因此，編研工作需要各類專業(yè)人員的參與，進(jìn)行有序的開發(fā)。檔案部門應(yīng)積極參加各級各類學(xué)術(shù)交流活動，開拓視野，活躍思維、大膽創(chuàng)新，給那些館藏檔案賦予新的活力和價值，讓檔案走進(jìn)大眾。

3.5 完善科研項(xiàng)目檔案鑒定保管機(jī)制

現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，已經(jīng)公開發(fā)表的論文專著等目前已在網(wǎng)上可以隨時查到，科研項(xiàng)目成果的參考利用價值周期不斷縮短。因此，對科研項(xiàng)目檔案材料的保存期限應(yīng)重新鑒定和篩選，除立項(xiàng)批文和結(jié)題證書等具有憑證價值的材料之外，其他已無查考利用價值的檔案需要定期鑒定，對已經(jīng)失效的專利技術(shù)和關(guān)鍵技術(shù)可以公開，去粗存精，剔除失去保存價值的檔案，以提高庫房檔案質(zhì)量，減輕數(shù)據(jù)庫的容量。還要強(qiáng)調(diào)異地備份，以提高抗災(zāi)能力。

4 結(jié) 語

提高科研檔案的管理效益就是要解決科研檔案的長期保管成本和可持續(xù)開發(fā)利用的效益問題，這需要科研管理部門、檔案管理部門、科研人員，以及信息化專業(yè)人士的共同努力。

[1] 蔡穎.高?？蒲袡n案管理比較研究及導(dǎo)向性思考[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2011，30(3)：44-47.

[2] 李響.從檔案價值鑒定理論發(fā)展談科技檔案鑒定原則[J].蘭臺世界，2011(10)：8-9.

[3] 馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與“中國記憶”數(shù)字資源建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2012(3)：4-8.

[4] 張珍輝，張瑞菊.高?？萍紮n案在產(chǎn)學(xué)研中的利用效益研究[J].云南檔案，2012(11)：39-41.

[5] 高建華.建設(shè)數(shù)字檔案館(室)是對信息社會的必然回應(yīng)[N].中國檔案報，2013-11-01(2).

[6] 高鳳云.我國科技情報科研檔案開發(fā)利用的思考[J].科技管理研究，2011，31(17)：38-40.

Explorationonmanagementefficiencyofarchivesonscientificresearchprojectsincollegesanduniversities

ZHAO Ejun

(Department of Archives, Zhejiang University of Science and Technology, Hangzhou 310023, China)

As a real record of scientific research in colleges and universities, full and complete archives on scientific research project reflect their soft power. With the continuous renewal of carriers and forms of archives in information era, preservation and management cost is increasing. Thus it is necessary to improve informatization, networked management skill and change traditional management mode to improve management efficiency of archives on scientific research projects in colleges and universities.

archives on scientific research project; value; management efficiency

G275.3；G647.24

A

1671-8798(2013)06-0463-04

10.3969/j.issn.1671-8798.2013.06.011

2013-11-08

趙娥君(1964— )，女，浙江省慈溪人，高級工程師，主要從事檔案管理及研究。