【摘 要】浙江省開元安裝集團有限公司系國家機電安裝工程施工總承包壹級資質(zhì)、有限責任公司性質(zhì)的大型綜合安裝施工企業(yè)，歷史悠久，技術(shù)精湛，裝備先進，實力雄厚。隨著高科技的飛速發(fā)展、企業(yè)辦公自動化的產(chǎn)生，設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項事業(yè)的各個環(huán)節(jié)，特別是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段，辦公自動化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場革命給傳統(tǒng)的手工管理，人工操作的舊式辦公行為帶來了極大的沖擊。

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；辦公自動化；文書；檔案；運用

當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發(fā)展、辦公自動化的產(chǎn)生，計算機設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。特別是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場革命給傳統(tǒng)的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉(zhuǎn)變觀念，端正經(jīng)營思想，狠抓企業(yè)內(nèi)部管理，運用靈活的經(jīng)營方式，保持經(jīng)濟效益持續(xù)提高，經(jīng)濟技術(shù)指標連年來均保持在國內(nèi)同行先進水平。工程質(zhì)量一次交驗合格率100%，優(yōu)良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。

一、文書處理中的辦公自動化

文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統(tǒng)提供的文件編輯功能，實現(xiàn)了文字處理現(xiàn)代化，即利用計算機或其他文字處理設(shè)備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統(tǒng)中，由于使用了計算機等作為文字處理設(shè)備，文件一次輸入，便可多次重復(fù)修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。

在辦公自動化系統(tǒng)中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內(nèi)部傳遞上，每到一文，文書人員按規(guī)定進行相關(guān)項目的著錄，注明日期、文件編號、系統(tǒng)名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預(yù)設(shè)的內(nèi)部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統(tǒng)，各處室打開自己的終端，按命令進入系統(tǒng)，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環(huán)境下根據(jù)文書工作和檔案工作的有關(guān)規(guī)定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復(fù)使用，又可解除檔案部門重復(fù)集中錄入數(shù)據(jù)之苦，充分發(fā)揮了計算機一次輸入和多次輸出的優(yōu)勢。

二、檔案工作的辦公自動化

1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)中的檔案信息管理系統(tǒng)，是在文書處理部門日常工作各環(huán)節(jié)中形成的數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統(tǒng)中，機讀檔案的產(chǎn)生縮短了文件形成和收集之間所經(jīng)過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產(chǎn)生檔案的各處室之間由計算機網(wǎng)絡(luò)連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時傳輸?shù)綑n案室的數(shù)據(jù)庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術(shù)沖破了傳統(tǒng)的整理方法和分類原則，它可以根據(jù)用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定標準相一致。

2．檔案信息開發(fā)的辦公自動化。檔案信息開發(fā)是指檔案管理系統(tǒng)將輸入進來的、經(jīng)過篩選和加工處理的檔案信息，根據(jù)社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現(xiàn)。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環(huán)節(jié)，是檔案管理專業(yè)中理論性和技術(shù)性最強的工作，它不但需要淵博的科學(xué)技術(shù)知識，還需要一定的語言知識、計算機應(yīng)用能力。檔案編目對檔案信息的開發(fā)利用起著“前提”性作用，面對數(shù)以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環(huán)境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經(jīng)建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統(tǒng)，本身具備檢索功能。在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內(nèi)容，可以輕松地利用計算機根據(jù)一定主題或?qū)ｎ}進行全文或部分章節(jié)的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質(zhì)量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規(guī)范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復(fù)制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統(tǒng)的檔案室藏概念得到升華。

三、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構(gòu)分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構(gòu)固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。

2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內(nèi)、外部目錄和內(nèi)容合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統(tǒng)后，利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來。

綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應(yīng)用，計算機進人文書和檔案工作領(lǐng)域已是一個不爭的現(xiàn)實。用計算機制作文件、統(tǒng)計和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計算機技術(shù)促進了“文檔”一體化的實現(xiàn)，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)絹碓綇V泛。

結(jié)合公司，作為安裝施工企業(yè)辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業(yè)的實力不斷增強，施工領(lǐng)域不斷拓寬。公司對內(nèi)狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業(yè)績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質(zhì)量，創(chuàng)優(yōu)奪杯，碩果累累。公司積極穩(wěn)步地推進管理現(xiàn)代化，加強基礎(chǔ)管理，強化專業(yè)管理，積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標準化管理三級、會計工作三級、全面質(zhì)量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經(jīng)濟責任承包制，努力運用目標管理辦法，以切實保證企業(yè)方針目標的實現(xiàn)。

公司致力于推進技術(shù)進步，不斷開發(fā)和采用新技術(shù)、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業(yè)的施工技術(shù)水平和施工能力。

參考文獻：

[1]基于文書流轉(zhuǎn)的辦公自動化系統(tǒng)的分析與設(shè)計[J].2003.

[2]文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].內(nèi)江科技，2006.

作者簡介：

俞沁青，1971年12月出生，女，籍貫（浙江省杭州市），單位：浙江省建設(shè)投資集團有限公司，職稱：館員，本科學(xué)歷，研究方向：施工企業(yè)工程檔案的管理。