摘要：文章通過對項目溝通管理體系中出現(xiàn)問題的分析，逐步指出項目運作中有效管理溝通的組織障礙同時提出了有效項目溝通管理的辦法。

關(guān)鍵詞：項目；溝通管理

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）26-0007-03

偉大的NBA球星邁克喬丹曾對自己的隊友說過“我們兩個人在場上的溝通相當(dāng)重要，我們相互從對方眼神、手勢、表情中獲取對方的意圖，于是我們傳、切、突破、得分；但是，如果我們失去彼此間的溝通，那么公牛的末日來臨了”。作為現(xiàn)代項目管理知識體系九大知識領(lǐng)域之一的項目溝通管理是非常重要的，項目需要有效的溝通以確保我們在適當(dāng)?shù)臅r間以低代價的方式使正確的信息被合適的人所獲得。已達到保持項目順利進行、提早識別潛在問題、滿足客戶需求、征求建議以改進項目績效和避免意外的目的。尤其是在項目早期，高度的面對面溝通對促進團隊建設(shè)發(fā)展良好的工作關(guān)系和建立共同愿望是特別重要的。

1 項目溝通管理

1.1 項目溝通管理的定義

項目溝通管理，就是為了確保項目信息及時適當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終處置所需實施的一系列過程。

1.2 項目溝通的重要性

一個項目，要實現(xiàn)科學(xué)的組織、指揮，并協(xié)調(diào)、控制項目實施的全過程，就必須進行信息溝通。良好的信息溝通，對項目發(fā)展及人際關(guān)系改善，都存在推動作用。

2 案例分析

但在目標(biāo)的實現(xiàn)過程中，產(chǎn)生了4個插曲，導(dǎo)致“夢娜公主”最終于5月23日出港。

①BH108撤離裝船作業(yè)現(xiàn)場?！皦裟裙鳌笨扛酆笮柙贐H108的配合下完成該船甲板上4條鋼滑道的鋪設(shè)工作。但2011年5月14日，BH108在未完成裝船配合的情況下，上午8：00離開海工碼頭赴對岸港務(wù)局碼頭進行安裝公司自攬項目作業(yè)，作業(yè)完畢后由于天氣影響，直至14日21：00才返回海工碼頭，“夢娜公主”船上鋼板鋪設(shè)及焊接固定工作推遲約13 h，錯過了5月15日20：00的拖拉裝船潮水。

②上東塊未預(yù)拖，錯過低平潮。由于BH108的撤離，陸豐項目的裝船時間又推后一天。次日，即2011年5月16日，中心組織參建各方再次進行緊急部署。但由于裝船單位未采納將組塊預(yù)拖至碼頭前沿的補救建議，至當(dāng)天23：00時“夢娜公主”錯過了低平潮，其壓載至極限吃水位也不滿足上船高度要求。

③直至5月17日上午11：00上東鎖具到貨晚。海上吊裝鎖具按原計劃應(yīng)在牽引前放置在組塊上，但由于鎖具到貨晚直至2011年5月18日8：30才到場地，完成鎖具安裝時已錯過上午的潮位。為此，中塊拖拉時間推遲至當(dāng)天23：00，該塊裝船時間較原計劃損失14 h。

鑒于以上四個故事，公司在溝通管理有以下幾點問題：

①購買組塊吊裝鎖具應(yīng)提前與廠家聯(lián)系，確保鎖具提前到位，配扣工作不影響主線作業(yè)。

②在外租船舶時，應(yīng)與船東溝通，詳細全面的了解船舶壓載能力等。

③在組塊裝船過程中，應(yīng)提前與港務(wù)局聯(lián)系，辦理船舶出港所需證書。

3 有效管理溝通的組織障礙

通過以上案例的分析，溝通管理中存在如下問題。

3.1 施工船舶跟蹤不到位

在施工作業(yè)之前應(yīng)先提前落實供施工所用人機具，組織溝通必須做到有備無患。同時還要對所收集的各種信息做充分的整合，以確保所得信息的準(zhǔn)確性和完整性。這樣才能保證溝通成功有效，達到項目按計劃安排如期進行。

3.2 時間壓力

時間壓力很容易迫使決策者做出倉促的決定。也就是管理學(xué)中所說的芝麻綠豆原理：即對于重要事情兩三天就下決定了，而芝麻綠豆的小事卻因為各種理由拖延，兩個月都沒有結(jié)論。重大決策的產(chǎn)生太過于倉促，而芝麻綠豆的小事卻拖沓不決，這是溝通中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)這種的問題。

3.3 施工材料跟蹤不到位

項目材料工程師應(yīng)根據(jù)施工計劃做出相對應(yīng)的項目材料到貨計劃。并把不能滿足項目時間需求的材料提前做出預(yù)警，同時與廠家溝通已達到材料能按時按需到貨，工程能按時平穩(wěn)進行。此部分溝通管理需根據(jù)經(jīng)驗對其采取相應(yīng)措施，或是提前向項目領(lǐng)導(dǎo)匯報以便調(diào)整計劃或是對廠家施加壓力。

3.4 關(guān)系維護問題

組織中的個體應(yīng)與其部署、合作伙伴經(jīng)常性的接觸，保持良好的合作關(guān)系，這樣工作才可以順利開展，按時完成任務(wù)，以免耽誤項目工期。我們比較常見的關(guān)系障礙之一就是忽視。由于海洋石油領(lǐng)域項目的特殊作業(yè)環(huán)境，應(yīng)該與合作單位或是相關(guān)政府部門提前做好溝通，以確保相關(guān)證件、資質(zhì)齊全，以免影響工期，達到事半功倍的效果。

雖然，在溝通的過程中存在這樣那樣的障礙，但是，對于需要由多人完成的項目來說，與其說項目的各個部分是通過技術(shù)方法集成起來的，還不如說它們是通過溝通集成起來的，是溝通賦予了項目以生命。如果溝通無效，將會產(chǎn)生如圖1所示的結(jié)果。

需要特別強調(diào)的是，有效的項目溝通，不是簡單的項目利益相關(guān)者之間的交流、會談、討論，而是在目的、對象、時間、方式、內(nèi)容、反饋等方面都預(yù)先設(shè)計和定義的信息交流活動，也就是所謂的“結(jié)構(gòu)化溝通”。

結(jié)構(gòu)化溝通的目的是為了提高溝通的效率和有效性，減少溝通結(jié)果對人們溝通技能的依賴性和被溝通主體自身因素的影響。很多項目利益相關(guān)者，并不善于溝通，我們不能指望將其都培養(yǎng)成溝通高手，也沒有必要這樣。我們需要的只是保證他們在項目中能夠及時、適度、準(zhǔn)確地得到其完成任務(wù)需要的信息，這是項目結(jié)構(gòu)化溝通的使命。

為實現(xiàn)項目結(jié)構(gòu)化溝通，需要把握好以下要點：

①定義溝通的角色。依據(jù)角色設(shè)定溝通的時機是提高項目溝通效果的簡單訣竅，依據(jù)角色行進行項目計劃是項目管理的一項重要思想。角色不是簡單的人物，它還意味著對項目的責(zé)任。當(dāng)弄清項目中的各個角色以及他們需要對項目盡到責(zé)任時，我們就會比較容易地定義清楚他們在何時需要何種信息，這些信息該從何處得到，如何衡量信息的質(zhì)量等有效溝通的要素。

②定義溝通的流程?！鞍褎?chuàng)意留給自己，把效率交給流程”是提高項目溝通有效性的另一項行之有效的方式。人們已經(jīng)意識到依靠那些“馬后炮”、“事后抓罪犯”等管理方式進行所謂的“目標(biāo)管理”是遠遠不夠的了，流程成了人們?nèi)找嬷匾暤墓芾韮?nèi)容。

③定義溝通的格式。項目結(jié)構(gòu)化溝通是建立在標(biāo)準(zhǔn)語匯和格式基礎(chǔ)上的溝通。由于項目利益相關(guān)方來自不同的專業(yè)領(lǐng)域，來自不同的部門。因此，他們很容易采取自己業(yè)務(wù)領(lǐng)域、部門的習(xí)慣詞匯來與別人溝通，這種方式會產(chǎn)生很多歧義，造成很多溝通的誤解。因此，要確保項目溝通的有效性，必須在項目利益相關(guān)方之間就一些術(shù)語等進行統(tǒng)一定義。

3.5 公司項目溝通管理體系中容易產(chǎn)生的不足

溝通即信息交流。在項目實施過程中的信息交流主要是人和人之間的交流以及組織之間的交流。一般來說，一個比較完整的溝通管理體系應(yīng)該包含以下幾方面內(nèi)容：即溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾，如圖2所示。

項目干系人的信息溝通需求決定于溝通計劃，即誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得；項目干系人依靠信息分發(fā)及時獲得需要的信息；績效報告包括狀況報告、進度報告和預(yù)測，用于收集和傳播執(zhí)行信息；項目在達到目標(biāo)或因各種原因終止后需要進行項目收尾，項目收尾管理包括項目結(jié)果文檔的形成，即項目記錄、收集對符合最終規(guī)范的保證、項目效果（成功或教訓(xùn)）分析以及這些信息的存檔。

4 提高項目溝通管理的方法

制定切實可行和有效的溝通計劃將會促進團隊的發(fā)展，實現(xiàn)客戶的同步，實現(xiàn)項目文件的減少。

有效的溝通計劃應(yīng)該考慮以下幾點：

①確定項目相關(guān)文件保存方式。對于收集到的不同類型的信息，應(yīng)制定統(tǒng)一規(guī)章制度，將其與項目有關(guān)的重要文件進行建檔、保存。

②建立項目組織聯(lián)系方式。項目涉及到多方人員，為提高工作效率，應(yīng)該建立一個專用于項目管理的所有相關(guān)人員聯(lián)系方式名冊，做到簡潔、明了。

③確定工作匯報方式。明確表達項目組成員對項目管理者、項目管理者對上級和相關(guān)方的工作匯報方式，包括匯報時間、匯報形式。比如項目組成員每天通過EMAIL向項目管理者匯報，項目管理者每周通過EMAIL向直接客戶和上級匯報，緊急匯報可通過電話及時溝通，每兩周項目組進行一次項目工作溝通會議等。

④統(tǒng)一項目文件格式。對于項目統(tǒng)一文件模板，是規(guī)范管理的一項措施，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南，以保證項目溝通的效率。

⑤溝通計劃應(yīng)簡單實用。溝通計劃是用來執(zhí)行的，要保證項目相關(guān)人員已經(jīng)正確理解，避免為計劃而計劃，使其束之高閣。

5 結(jié) 語

有效溝通是管理者必備的一種高尚品質(zhì)，也是敬業(yè)精神和崇高職業(yè)道德的一種表現(xiàn)形式，學(xué)會溝通，自如掌握溝通技巧，又善于在必然和偶然中運用它，會使許多工作獲得事半功的效果。協(xié)同共進，因溝通而成功。

參考文獻：

[1] 盧有杰，王勇.項目管理知識體系指南[M].北京：電子工業(yè)出版社，2005.