【摘 要】在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。本文開門見山的指出了檔案信息化建設(shè)的重要性，并據(jù)此提出了檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；檔案管理；信息資源；電子檔案

檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是歷史的真實(shí)記錄，在社會(huì)實(shí)踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的這種作用越來(lái)越被更多的人所認(rèn)識(shí)。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是檔案工作的根本目的和檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（1）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加便捷。運(yùn)用先進(jìn)的高科技管理手段把以往手工查詢檔案資料進(jìn)行檔案信息化處理，采用電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可快速體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。（2）檔案信息化存貯無(wú)限化。由于檔案館受空間的限制和制約，許多能夠反應(yīng)的醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)過程中具有重要價(jià)值的館藏檔案無(wú)法被充分利用。檔案門類較多，尤其繁忙的業(yè)務(wù)活動(dòng)須保留大量的歸檔材料，檔案信息量大、類別多這些材料全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的庫(kù)房。傳統(tǒng)檔案管理工作存在立卷難、提供利用效率低下和查準(zhǔn)率不高等難題。如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)十分普遍，采取高科技手段精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案的分類、錄入和管理，充分利用電子空間的無(wú)限性，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造契機(jī)。（3）提高檔案的運(yùn)行效率?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代電腦的普及與應(yīng)用把檔案管理從館藏的封閉空間推到互聯(lián)網(wǎng)上。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。另外，由于紙張的特性，檔案庫(kù)房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。而檔案信息化管理，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案的檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間、人力、物力和財(cái)力資源，同時(shí)又保障了檔案的安全備份，可以極大限度地提高檔案的運(yùn)行效率。（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。檔案的信息資源可以將影像資料、教學(xué)情況、科研活動(dòng)多層次、多結(jié)構(gòu)、多視角的真實(shí)完整地保留下來(lái)，使檔案的存在價(jià)值和意義得到可視化的體現(xiàn)，其價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過文字說明。以往各個(gè)不同部門，不同科室調(diào)閱檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后，利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，有計(jì)劃性、有針對(duì)性、有代表性地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，更有利于按需瀏覽保持隨機(jī)存取，提高館藏檔案的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（1）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。隨著高科技的發(fā)展，信息化程度的加深，檔案文獻(xiàn)信息資源的內(nèi)容在增加，形式在變化，范圍在擴(kuò)大。文獻(xiàn)信息資源建設(shè)已由以前單純的文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展為文獻(xiàn)資源建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)與組織等。一是文獻(xiàn)資源建設(shè)日益科學(xué)化、系統(tǒng)化。文獻(xiàn)資源建設(shè)是檔案最基礎(chǔ)最成熟的資源建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)科學(xué)系統(tǒng)地對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行選擇、收集、組織、管理，建立起一套科學(xué)的文獻(xiàn)資源保障體系。二是網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)與組織越來(lái)越受到重視。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)越來(lái)越受到重視，在做好實(shí)物資源建設(shè)的基礎(chǔ)上大力開展網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)并進(jìn)行網(wǎng)上聯(lián)絡(luò)和網(wǎng)上傳遞信息，有計(jì)劃、有目的地將網(wǎng)絡(luò)信息資源分門別類加以歸納，滿足社會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源的需求。三是如何把檔案事業(yè)發(fā)展成一種信息產(chǎn)業(yè)，這是進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作者首先面臨的問題，檔案的收集、整理、存貯、利用，本質(zhì)上就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用，也是一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。作為特殊的知識(shí)產(chǎn)品，檔案信息在人類社會(huì)進(jìn)步中具有不可估量的超越時(shí)空的價(jià)值，擁有永久的消費(fèi)市場(chǎng)。檔案的信息化建設(shè)業(yè)已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。（2）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為我們提供大量的不斷更新的網(wǎng)絡(luò)信息資源，深層次開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)、事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)、文摘數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)等。也可通過網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航，收集、加工、整理建立有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)提供不同網(wǎng)絡(luò)信息資源的導(dǎo)航服務(wù)。（3）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為加快檔案信息建設(shè)步伐，建立檔案信息資源體系，利用現(xiàn)代科技手段達(dá)到檔案資源共享的目的。一是要建立檔案信息資源網(wǎng)站，檔案信息資源網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案信息資源網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案信息資源網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案信息資源網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。二是檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，建立和完善局域網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)交互作用，形成具有一定規(guī)模的檔案館網(wǎng)。（4）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)主要是硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)，硬件環(huán)境建設(shè)主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)、城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。因此，首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類程序，這類程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)效率，便于用戶使用和管理的目的。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。（5）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，不能僅憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象。檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，就必須有一批高素質(zhì)的檔案管理人才，來(lái)推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。

首先，檔案工作者要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的新問題、新情況，還應(yīng)具備自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識(shí)。其次，檔案人員要熟悉專業(yè)知識(shí)，具備分析、研究、綜合、判斷等各項(xiàng)工作的能力，在電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化的管理過程中，要求檔案的管理比紙質(zhì)檔案的管理更具有多專業(yè)、多學(xué)科的知識(shí)，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。最后，檔案工作者應(yīng)具備計(jì)算機(jī)知識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲(chǔ)保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作將逐步走向自動(dòng)化，這就要求檔案工作者必須具備計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)知識(shí)和操作方法，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

參 考 文 獻(xiàn)

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