【摘 要】會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要證據(jù)。會計檔案管理是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作，各級領(lǐng)導應(yīng)高度重視，加強對會計檔案管理的領(lǐng)導。檔案管理部門和財務(wù)部門負責對會計檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導、檢查和監(jiān)督。

【關(guān)鍵詞】會計檔案；管理

一、會計檔案的內(nèi)容

1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊的會計憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。

3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。

4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟合同、協(xié)議及其附件；財務(wù)工作計劃，財務(wù)工作總結(jié)，財務(wù)決算資料，財務(wù)會議文件；財務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經(jīng)濟技術(shù)指標完成情況報表；內(nèi)部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會計檔案的保管

（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現(xiàn)會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的移動備份硬盤，移動備份硬盤應(yīng)貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關(guān)會計檔案保管年限執(zhí)行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權(quán)限。本單位財務(wù)部內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，經(jīng)財務(wù)部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財務(wù)部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，要經(jīng)財務(wù)部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財務(wù)部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應(yīng)單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會計發(fā)展的需要。

參 考 文 獻

[1]《中華人民共和國會計法》

[2]《會計檔案管理辦法》