【摘 要】現(xiàn)如今，檔案管理成為事業(yè)單位管理工作中不可缺少的一部分，如果僅僅依靠傳統(tǒng)檔案管理的模式進行管理是不可能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求的。近年來，隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)成為提高檔案管理工作效率最有效的工具。目前，有很多事業(yè)單位已經(jīng)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展網(wǎng)上服務(wù)，這已經(jīng)是提供檔案服務(wù)最主要的形式。本文主要對當前紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀進行了深入的探討和分析，并且對數(shù)字化管理工作中存在的諸多問題加以詳細闡述，同時分析了數(shù)字化管理未來的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；現(xiàn)狀；問題；解決對策；展望

0.前言

所謂檔案數(shù)字化具體指的是通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，把傳統(tǒng)與當前的社會組織、個人的經(jīng)濟、技術(shù)、宗教等活動所形成的對 國家與社會有較大利用價值，可以供社會共享的，將紙質(zhì)、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個有序的結(jié)構(gòu)，借助0與1數(shù)字編碼表達出檔案信息庫。待經(jīng)過數(shù)字化處理以后，不僅能夠大大提高計算機檢索信息的速度，而且也節(jié)省了不少檔案儲存空間，這樣一來，大大緩解了庫房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，這樣一來，極大的發(fā)揮了檔案信息存儲的優(yōu)勢，增加網(wǎng)絡(luò)信息資源，與此同時，還要加大對檔案信息資源的開發(fā)和利用，這樣一來，更好的為檔案部門的特色服務(wù)打下牢固基礎(chǔ)。

1.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述

1.1檔案數(shù)字化的主要原因

近些年以來，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，獲取信息、處理各種事務(wù)以及人們?nèi)粘＝煌戎T多方面對網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)、其他現(xiàn)代化先進的新興技術(shù)的依賴性越來越大。現(xiàn)代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來越迫切以及必要。除此之外，在事業(yè)單位的檔案實現(xiàn)數(shù)字化以后，能夠切實的保存好檔案的原件，在日常的運用當中通過數(shù)字化的檔案資料，便能夠大大的促進原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)在涵義

按照《現(xiàn)代漢語詞典》，可以將“數(shù)字化”當中的“化”具體解釋成“轉(zhuǎn)變?yōu)槟撤N狀態(tài)或者某種性質(zhì)”，而所謂的“數(shù)字化”則指的是“轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”的意思，具體而言，“檔案數(shù)字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”，能夠把檔案數(shù)字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態(tài)不同的檔案信息借助于計算機設(shè)施處理、轉(zhuǎn)化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關(guān)信息切實的轉(zhuǎn)變成由1與0組成的一系列數(shù)碼序列，進而將這些數(shù)碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進行存儲的整個過程。

1.3檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

從總體上來看，檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標是對檔案目錄數(shù)據(jù)庫加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標引的規(guī)范化，同時對檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術(shù)識別以后，以文本的格式對檔案的內(nèi)容進行存儲。在檔案數(shù)字化的整個過程當中，應(yīng)當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結(jié)合起來。

1.4檔案數(shù)字化所存在的諸多風險

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說是最為重要的條件，檔案數(shù)字化所存在的風險主要有以下幾個方面：

1.4.1人為修改所造成的風險

通常數(shù)字檔案的可操作性會使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實性上發(fā)揮著不可或缺的作用。在當今電子檔案的使用過程當中，極有可能通過無意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質(zhì)要素，而數(shù)字檔案所具備的可操作性的顯著特點則大大的決定了一旦數(shù)字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)電子檔案信息所發(fā)生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通?？赏ㄟ^設(shè)局加密文件加密技術(shù)。

1.4.2信息遷移所帶來的風險

正是因為數(shù)字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發(fā)展當中，需要對數(shù)字信息進行長期性的保存，只要不斷的隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展來對信息技術(shù)平臺進行不斷的遷移，從而使得舊技術(shù)環(huán)境當中所形成的數(shù)字檔案信息能夠在現(xiàn)代化全新的讀寫技術(shù)當中依舊能被讀出來，在數(shù)字信息遷移的進程當中，往往極有可能會導致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。

1.4.3網(wǎng)絡(luò)攻擊所帶來的風險

由于數(shù)字信息有著較強的流動性，這便使得數(shù)字檔案在使用當中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)攻擊的風險，進而對數(shù)字檔案的完整性與真實性帶來直接的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開放性以及因特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性，使得因特網(wǎng)時常面臨十分嚴重的諸多不安全因素。以往傳統(tǒng)的計算機設(shè)備的使用，較多的都是數(shù)據(jù)的共享，并且促進軍事部門、開發(fā)機構(gòu)、政府研究機構(gòu)和高等院校的科學研究方面的工作。當時，能夠入網(wǎng)的單位和機構(gòu)往往被一致認為是可信任的、可靠的，然而當美國國家科學基金會將互聯(lián)網(wǎng)中不得進行任何商業(yè)活動這一限制取消后，大大的增加了互聯(lián)網(wǎng)的機構(gòu)，從而使得很多不法分子想方設(shè)法的闖入到互聯(lián)網(wǎng)當中，對競爭者的商業(yè)數(shù)據(jù)進行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案也無法避免的被網(wǎng)絡(luò)黑客所攻擊；另一方面，由于因特網(wǎng)是資源共享的，除了處理信息與存儲信息以外，還需要對信息加以傳輸，這便使得因特網(wǎng)受到攻擊的可能性大大增加。網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)主要有：網(wǎng)絡(luò)偵查，也就是在進行攻擊前需要竊取互聯(lián)網(wǎng)中的有關(guān)信息，一旦網(wǎng)絡(luò)偵查獲得成功，那么便會嚴重的威脅到正在傳輸中的以及系統(tǒng)中的電子檔案；拒絕服務(wù)攻擊，也就是服務(wù)器無法正常的工作及運行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進而使得電子檔案的保存系統(tǒng)不能順利進行；緩沖區(qū)溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見的攻擊形式就是緩沖區(qū)溢出的安全漏洞，甚至緩沖區(qū)溢出漏洞會占據(jù)絕大多數(shù)的遠程網(wǎng)絡(luò)攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網(wǎng)用戶趁機獲取主機的全部控制權(quán)或者部分控制權(quán)。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀

從最初的人類發(fā)明了紙張后，紙質(zhì)檔案就開始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質(zhì)檔案的不斷發(fā)展以及推廣和使用，充分證明了它的優(yōu)勢所在。其中這種優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，直讀性。人們直接利于視覺就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質(zhì)的易取性所決定的，與此同時，也更好的解決了紙質(zhì)檔案長時間占據(jù)館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲類型相比，紙質(zhì)檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時，存儲的信息量也是非常大的，這樣一來，便利人們的攜帶。第四，穩(wěn)定性較強。和電子檔案相比較來說，紙質(zhì)檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現(xiàn)出了較強的穩(wěn)定性。

上述這幾點都是利用紙質(zhì)檔案存儲的優(yōu)勢，從而人們更加偏愛這種存儲方式，使紙質(zhì)檔案長期的發(fā)展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質(zhì)檔案存儲也勢必會存在一定的問題。其中，紙質(zhì)檔案的存儲存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，有較強的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產(chǎn)得到的，所以，有很強的易燃特性。這樣一來，防火安全也就成為了紙質(zhì)檔案管理首要解決的問題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運紙質(zhì)中保持原有品質(zhì)的程度。但是，由于人為搬運的疏忽，很容易使紙質(zhì)檔案難以長時間的保存下去。第三，紙質(zhì)檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩(wěn)定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯(lián)系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們在管理紙質(zhì)檔案時，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當前，字跡褪色快是影響檔案實際使用價值最主要的威脅之一。由此看來，人們所高度關(guān)注的重要任務(wù)就是保存好紙質(zhì)檔案的字跡。第四，對周圍環(huán)境要求偏高。在檔案管理室內(nèi)，重點強調(diào)防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質(zhì)檔案應(yīng)該必須滿足的環(huán)境條件。因此，對檔案存儲室建設(shè)、實施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現(xiàn)場。長期以來，傳統(tǒng)檔案存在一定的局限性，并不能實現(xiàn)空間上的流動，所以，人們在查閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案時，就必須要到檔案保管室，同時，同一檔案在同一時間只能供一人使用，所以，無論是在時間還是在空間上都給檔案使用者帶來了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時間和空間上都可以隨時使用。通過上述的論述，我們必須要進一步加快檔案信息化建設(shè)，克服到檔案管理室查閱信息的弊端。可以說，無紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對于無紙化辦公來說，主要指的是利于網(wǎng)絡(luò)與計算機在網(wǎng)上進行辦公，這樣一來，勢必會產(chǎn)生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質(zhì)檔案而快速發(fā)展起來。由此看來，紙質(zhì)檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對數(shù)字化檔案運行的結(jié)果加以展望。第一種結(jié)果，大量的電子檔案應(yīng)該及時做好歸檔工作。將電子檔案進行集中管理，就應(yīng)該建立電子檔案集群，等同于傳統(tǒng)檔案管理室。第二種結(jié)果，數(shù)字化的檔案管理表現(xiàn)出較強的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質(zhì)檔案一樣，在不借助其它設(shè)備就可以查閱到相關(guān)的檔案信息資料。因此，由于長期受紙質(zhì)檔案管理的影響，因此，在短時間內(nèi)很難改變紙質(zhì)檔案閱讀的習慣。第三種結(jié)果，電子檔案代替紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然結(jié)果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應(yīng)新設(shè)備的需求，所以，存在過多的顧慮。第四種結(jié)果，電子檔案穩(wěn)定性不強，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復制，黑客又成為攻擊電腦的主要對象。和紙質(zhì)檔案相比較來說，我們在保管電子檔案還需要付出更多的代價，所以，電子檔案的使用特性需要經(jīng)歷一個較長的時期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過程中，也必須相應(yīng)的保管好某些紙質(zhì)檔案。

總體來說，在一較長的發(fā)展階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的局面是發(fā)展的一種必然趨勢。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質(zhì)檔案。對于電子檔案來說，計算機與網(wǎng)絡(luò)存在已經(jīng)成為事實，所以，很多電子檔案應(yīng)該及時進行歸檔整理，這已是電子檔案的來源的唯一途徑。另外，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，勢必會產(chǎn)生很多相關(guān)的電子檔案。從紙質(zhì)檔案方面來看，已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案不會因電子檔案的存在就會銷毀，這是因為人們還沒有不理性到這種程度，并且這也是現(xiàn)實生活所不允許的。另外一方面，人們還沒有對電子檔案的保證性有充足的認識，因此，人們在搜集和整理電子檔案時，更要不斷的搜集和整理、保管紙質(zhì)檔案。這屬于一種雙保險對策。所以，對于紙質(zhì)檔案或者是電子檔案來說，人們都應(yīng)該引起足夠的重視。傳統(tǒng)檔案的形式為紙質(zhì)檔案，因此，一定會長期存在下去；而對于電子檔案來說，是近幾年新興的一種檔案存儲形式，正有所起步，依然處在初級發(fā)展階段，所以，人們必須給與足夠的關(guān)注。

3.當前的事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作中存在的諸多問題

3.1有關(guān)檔案數(shù)字化的硬件缺少

從硬件使用方面來考慮，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該要有基本的三類設(shè)備，即信息采集設(shè)備、信息存儲設(shè)備、信息利用設(shè)備。但是，從當前的發(fā)展情況來分析，檔案數(shù)字化硬件還是比較缺少的。

3.2關(guān)于檔案數(shù)字化軟件開發(fā)比較落后

從我國當前檔案管理室使用的軟件來看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當前，我國各地區(qū)的檔案管理部門使用的計算機型號并不相互一致，規(guī)格偏多，然而，對于自主研發(fā)或者是從市場中購買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒有出現(xiàn)不僅可以應(yīng)用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標準

檔案數(shù)字化管理要實現(xiàn)規(guī)范化與標準化管理，然而，因長期受歷史因素的影響，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲、管理等質(zhì)量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強，檔案技術(shù)標準、工作程序標準都沒有將計算機信息處理技術(shù)加以全面考慮，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，然而，對當前的檔案管理、分類等相關(guān)規(guī)定都完全不能適用。所以，使得檔案數(shù)字化缺少一個完善而統(tǒng)一的標準，只是著眼于某個系統(tǒng)進行研究，沒有得到全面推廣和使用，因此，這將對檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了深遠影響。

3.4檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

由于當前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)不是很高，想要真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須要提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，擁有較高的技術(shù)水平，既要滿足一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作。然而，從當前的發(fā)展情況來看，我國的大多數(shù)檔案管理室缺少高素質(zhì)的技術(shù)人才，因此，復合型人才就更缺少了，由此看來，當前事業(yè)單位檔案人員的數(shù)字化水平是非常低的。雖然從國外引進了先進的技術(shù)，但是并沒用充分發(fā)揮出其內(nèi)在的作用，所以，我們也就更談不上實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化了。

4.常見問題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區(qū)分

相關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范當中對非掃描件與掃描件的區(qū)分為根據(jù)具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區(qū)分開來。區(qū)分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無關(guān)文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數(shù)字化開展之前，事業(yè)單位應(yīng)當切實的對其他單位的做法進行熟悉和了解，對同時才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數(shù)字化掃描規(guī)定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對定稿進行掃描，既沒有定稿也沒有正本的則掃描草稿。然而，經(jīng)過大量的實踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態(tài)檔案的一個有機組成部分，不可以將檔案前后形成的關(guān)系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無法形成最終的正本，它們應(yīng)當全部被劃分為掃描件。對于我國諸多事業(yè)單位的現(xiàn)狀，處理的對策主要包括：（1）只要是屬于文件內(nèi)容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進行編號掃描；（2）不剔除與檔案內(nèi)容無關(guān)和重份文件，如果沒有進行編號則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現(xiàn)階段，根據(jù)裝訂的方式來劃分，通?？梢詫n案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據(jù)三點一線裝訂加以案卷級整理組卷的，因而也被稱作“老規(guī)則”檔案；而另外一類則是2001年實施國家檔案行業(yè)標準以后所實行的文件級的整理方法，也就是每一份檔案在進行三點一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復雜的環(huán)節(jié)，簡單的來說就是人們經(jīng)常提到的“新規(guī)則”檔案。

對于檔案的數(shù)字化，在對掃描標準加以確定后，切實進行具體的掃描工作之前，進行拆卷掃描與否已經(jīng)成為當前一個無法避免的重要問題。目前經(jīng)常采用的做法是無論屬于“新規(guī)則”檔案，還是“老規(guī)則”檔案，在選擇哪個數(shù)字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結(jié)束掃描以后再進行重新裝訂。針對此類問題，需要我們立足于檔案的保護，若要進行裝訂或者拆卷，因為相關(guān)操作人員的責任心以及熟練程度等一系列問題，往往難以真正的做到在原來裝訂的位置和原來打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產(chǎn)生不同程度的影響，與此同時還會破壞檔案的保護。

在我國事業(yè)單位的數(shù)字化工作過程當中，許多單位基本上都對檔案進行了再次裝訂和拆卷的工作，切實的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優(yōu)點在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質(zhì)量并非優(yōu)于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對后部分或者前部分掃面時也許影響不是太大，而對中間位置的文件進行掃描時，通常很難完整的掃描其內(nèi)容；對于內(nèi)容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無法有效的將內(nèi)容完整的加以掃描；（2）借助于對檔案的拆卷，能夠?qū)妇懋斨许摯a順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續(xù)性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據(jù)原來案卷的順序進行存放，即使仿真復制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導致內(nèi)容的缺失及混亂；（4）雖然看起來拆卷以后再重新裝訂比較費力費時，但是拆卷以后的檔案在進行掃描時無論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節(jié)省為防止漏光而采取人工翻頁處理的精力以及時間，并且其速度也會得以明顯的提高。

4.3涉密材料和密級文件的控制管理

事業(yè)單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要務(wù)和基本任務(wù)，在數(shù)字化工作開始時期各個事業(yè)單位便著重強調(diào)檔案數(shù)字化必須重視檔案數(shù)據(jù)信息和檔案實體的安全。要想切實的將這一要務(wù)加以落實，從根本上確保涉密文件以及密級文件的控制管理，那么就應(yīng)當及時的制定行之有效的相關(guān)管理辦法，真正的做到：（1）嚴格的要求整理人員對秘密文件、機密文件和絕密文件填寫密級文件登記表，并且對這些檔案的文件標題、案卷號、目錄號、全宗號等內(nèi)容加以詳細登記，然后再由相關(guān)部門組織進行必要的鑒定，最后確定是否需要進行數(shù)字化。

4.4涉及人名的檔案數(shù)字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關(guān)人事處分、獎勵以及任免等文件當中所涉及到的部分人員名單；（2）一個單位或者團體眾多人員的名冊和名單等。根據(jù)檔案內(nèi)容重要性的程度、檔案利用率高低進行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項當中，請所應(yīng)用軟件系統(tǒng)系統(tǒng)公司加入“人名索引”一項，對表彰獎勵、職稱評定、人事任免等所涉及到個人利益的資料和文件，要求數(shù)字化加工公司在文件標題錄入應(yīng)當錄入的人員名稱，比如“題名”項字段已經(jīng)錄滿，那么就應(yīng)當在“人名索引”項加以補充，以便于保證所有人員的查準率和查全率切實達標，進而從根本上實現(xiàn)真正的有效利用。

4.5對案卷文件與檔案卷內(nèi)目錄不符的處理

在我國事業(yè)單位的數(shù)字化進程當中，往往難以避免的會遇到案卷文件內(nèi)容和檔案卷內(nèi)目錄不符的狀況，究其根本原因可以發(fā)現(xiàn)，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業(yè)單位早期檔案條目著錄疏忽而導致的。如果在進行數(shù)字化時期沒有及時的修正此類錯誤，那么最終便無法達到數(shù)字化目的，并且也會逐漸失去檔案數(shù)字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數(shù)字化流程過程當中的整理環(huán)節(jié)來進一步修正和校對數(shù)字化檔案，對無目錄而有文件的應(yīng)當對目錄進行補充，對無文件而有目錄或者檔案缺頁、缺失的狀況，數(shù)字化公司應(yīng)當對檔案登記備查表進行如實的填寫，由保管部與管理中心相關(guān)人員加以認可和簽字，同時在掃描檔案原件時把備查表掃描于缺失內(nèi)容的部位，以便于在對該卷檔案進行查閱時，能夠?qū)Σ煌暾腿笔У那闆r做到一目了然，并且更好的體現(xiàn)出檔案信息的完整性。

數(shù)字化工作，不但要實現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應(yīng)當通過數(shù)字化更細致的完善及整理工作方法，呈現(xiàn)出更為完整、更為詳細的情況信息，這也是確保數(shù)字化工作不同全宗、不同時期檔案數(shù)字化工作以及檔案數(shù)字化工作前后統(tǒng)一的必要手段。

5.強化當前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書處理過程數(shù)字化管理的實現(xiàn)

日常事業(yè)單位的一項基本性工作就是文書工作，文書工作質(zhì)量的好壞及管理執(zhí)行的優(yōu)劣會對整體檔案的成果帶來直接的影響。因此，為了能夠更好的與當前事業(yè)單位工作的迫切需求相適應(yīng)，我國的事業(yè)單位會無法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預處立卷的整理等等。除此之外，發(fā)文處理過程同樣也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)加以進行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計算機當中，再經(jīng)過辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、辦公室修改、辦公室蓋章及分發(fā)以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節(jié)省實踐的時間，還能夠有效的將辦公作業(yè)人員的工作量和負荷強度減輕。

5.2開發(fā)適宜的數(shù)字化檔案應(yīng)用硬件和軟件設(shè)施

事業(yè)單位要想促進數(shù)字化檔案管理進程的加快，進而促使檔案管理能夠切實的踏入組織管理效率化的重要運行軌道，那么就要求事業(yè)單位可以具備與單位自身管理和作業(yè)相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，只有這樣才可以正確的引導數(shù)字化檔案的作業(yè)和辦公。比如內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設(shè)備，比如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學有效的管理體系機制

事業(yè)單位應(yīng)當針對數(shù)字化檔案管理工作的具體特點，制定和建立一個與自身單位辦公以及實際管理需求相適應(yīng)的檔案管理機制，因此，這便需要事業(yè)單位可以全面的保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯(lián)系，以此來實現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。眾所周知，數(shù)字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進系統(tǒng)軟硬件功能的發(fā)揮，從而為辦公作業(yè)效率化的實現(xiàn)提供前提，最大限度的防止機密檔案的竊取或者丟失、數(shù)據(jù)的惡意篡改、系統(tǒng)非法訪問的入侵，實現(xiàn)真正的信息安全。

5.4加強檔案信息安全程度

必須保證事業(yè)單位重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全，只有這樣才可以確保文件數(shù)據(jù)及檔案信息的使用價值免受破壞和影響，促使事業(yè)單位再次突破檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。所以，檔案數(shù)字化模式下的檔案管理應(yīng)當立足于實際，將后續(xù)防護墻的維護和訪問設(shè)置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數(shù)據(jù)及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發(fā)生意外情況而發(fā)生無法挽回的被動局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴格的要求可以例行數(shù)字化檔案的管理機制，其最終目的是保證檔案數(shù)字化建設(shè)可以切實的遵章辦事，盡可能的促進檔案信息安全保密程度的提高，進而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發(fā)生率減少的最小，全面的確保重要文獻、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。

6.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

6.1檔案管理技術(shù)與安全問題方面的挑戰(zhàn)

6.1.1檔案管理技術(shù)是不斷發(fā)展、堅持不懈的重要技術(shù)

把檔案數(shù)字化管理技術(shù)加以集成和綜合應(yīng)用是檔案數(shù)字化管理的一大特點。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理信息化階段，應(yīng)當積極的對電子檔案進行構(gòu)建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業(yè)單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴格控制機使用的，因此事業(yè)單位應(yīng)當不斷的加強檔案數(shù)字化的安全管理。通常事業(yè)單位可以采取的策略可劃分為技術(shù)保證與制度管理兩大方面，事業(yè)單位在今后的檔案數(shù)字化建設(shè)過程當中，應(yīng)當及時的建立一套有效的管理制度體系，與此同時還應(yīng)當由與之相應(yīng)的技術(shù)策略來對檔案的數(shù)字化管理進行自動控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴密。

6.2數(shù)字化工作人員和建設(shè)資金投入的挑戰(zhàn)

人才問題與檔案數(shù)字化建設(shè)有著直接的關(guān)系，當前我國事業(yè)單位面臨著嚴峻的人才挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的建設(shè)是與新技術(shù)、新知識的普及密切相關(guān)的，因此，事業(yè)單位今后應(yīng)當高度的重視各類相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進。除了人才挑戰(zhàn)以外，我國事業(yè)單位也面臨著檔案數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)資金投入問題，不可否認的是，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)所必不可缺的物質(zhì)基礎(chǔ)就是建設(shè)性資金，因此，事業(yè)單位要想促進檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當今網(wǎng)絡(luò)時代的大背景下，我國事業(yè)單位應(yīng)當切實的滿足新時期網(wǎng)絡(luò)信息時代的多樣化要求，不斷的加強檔案信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案工作負荷擺脫，充分體現(xiàn)檔案的價值，提高檔案的功能，真正意義上促進信息的管理、采集的實現(xiàn)以及檔案信息服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化，從而提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平。

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