【摘 要】隨著高等學(xué)校教育體制的逐漸完善，學(xué)費收繳管理工作日益成為高等學(xué)校財務(wù)工作中最為重要的一環(huán)。本文主要談?wù)搶⒂嬎銠C技術(shù)應(yīng)用于學(xué)費收繳工作中，對比手工方式的收費模式，簡述高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)的操作及功能。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生收費;計算機管理系統(tǒng)

1.高校學(xué)費及高校學(xué)生收費管理概述

（1）高校學(xué)費是個廣義的概念，是指經(jīng)由物價部門核準(zhǔn)的，向高等學(xué)校學(xué)生收取的費用，主要包括學(xué)費、住宿費等。

（2）高校學(xué)生收費管理主要是由學(xué)校財務(wù)部門負(fù)責(zé)，是高校財務(wù)管理的一個重要內(nèi)容，其工作內(nèi)容主要包括：①前期根據(jù)在籍學(xué)生信息進(jìn)行學(xué)費應(yīng)收款的編制；②每學(xué)年定時進(jìn)行學(xué)費的收繳工作；③根據(jù)財務(wù)管理制度進(jìn)行入賬處理；④隨時更新學(xué)費收繳及學(xué)費欠費情況。

2.手工方式進(jìn)行高校學(xué)生收費管理的不足

2.1收費信息變化多端

根據(jù)在校生所選擇專業(yè)以及學(xué)校安排住宿的低點不同，學(xué)費和住宿費也相應(yīng)劃分為不同的標(biāo)準(zhǔn)。其次，每學(xué)期都會出現(xiàn)學(xué)生留級、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)讀等情況，導(dǎo)致學(xué)生信息和收費金額產(chǎn)生相應(yīng)的變動，使得收費工作必須更加細(xì)化；加之對于各項助學(xué)貸款的下發(fā)時間和批次各不統(tǒng)一，使得收費時間的跨度也越拉越長。只靠手工方式進(jìn)行記錄，難免會有疏漏的情況出現(xiàn)。

2.2收費工作量龐大

以我校為例，目前我校在校學(xué)生分為專轉(zhuǎn)本及本科兩大類，每學(xué)年編制學(xué)費應(yīng)收款1萬多條，這樣龐大的數(shù)據(jù)量僅靠手工方式進(jìn)行工作會大大降低收費管理的效率及準(zhǔn)確性。

2.3收費數(shù)據(jù)難以連接

財務(wù)處進(jìn)行學(xué)費應(yīng)收款的編制的基礎(chǔ)在于在籍學(xué)生的各項個人信息，這些信息分別來源于財務(wù)處、學(xué)工處、教務(wù)處以及各個院系。因此，各個部門之前需要一個共用媒介進(jìn)行信息的傳遞，以保證學(xué)生信息的及時更新，便于及時統(tǒng)計和查詢學(xué)費收繳及欠費催繳情況。

3.高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)的簡介與功能

高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)其實是一種高校財務(wù)軟件，提供各種模塊幫助高校進(jìn)行收費管理。

（1）提供應(yīng)收款編制模塊幫助進(jìn)行實時和現(xiàn)場收費，通過建立收費標(biāo)準(zhǔn)模塊，將收費標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)到相應(yīng)學(xué)生，各項費用條目清楚，可以隨時對各單項費用進(jìn)行收費控制和管理。

（2）提供了和銀行進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的模塊，導(dǎo)入銀行代扣成功的文件后，可以直接生成收費單。

（3）提供了豐富的報表模塊，可以根據(jù)不同的條件要求從多個方面對學(xué)生的應(yīng)收款情況、繳費情況、減免退費以及欠費情況進(jìn)行查詢，并且按照不同的給定條件進(jìn)行報表打印。

（4）系統(tǒng)可以在不同的單機上進(jìn)行分點收費，最后統(tǒng)一匯總到網(wǎng)絡(luò)上。

（5）系統(tǒng)可以隨時統(tǒng)計各院系或各學(xué)年的收費金額、欠費人數(shù)等，更加快捷的提供數(shù)據(jù)分析。

（6）系統(tǒng)能夠及時備份數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的安全及保密性。

4.高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)操作簡述-以南大金陵學(xué)院為例

高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)主要包括交費程序和后臺管理程序兩個。

交費程序是指收費管理員使用自己的ID和密碼進(jìn)行身份認(rèn)證后登入高校學(xué)生收費系統(tǒng)中進(jìn)行單一的收費管理，通過輸入學(xué)生的學(xué)號或姓名完成學(xué)生交費的過程，同時打印出學(xué)費收據(jù)，使得現(xiàn)場收費和實時收費變得簡單快捷。

后臺管理程序較于復(fù)雜，主要包括：

4.1數(shù)據(jù)的采集及錄入

在每學(xué)年末，財務(wù)處根據(jù)教務(wù)處提供的新學(xué)年新生的專業(yè)名稱和專業(yè)代碼，在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)里進(jìn)行部門、專業(yè)、班級的設(shè)置。待每學(xué)年新生全部錄取之后，根據(jù)學(xué)工處及銀行提供的信息，在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)中增加新生的個人信息，包括學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)、班級、身份證號、家庭住址、學(xué)費卡賬號等信息。學(xué)生信息因為數(shù)量龐大，一般制作成dbf文件直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。

4.2應(yīng)收款的編制

根據(jù)學(xué)校各個專業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)以及收費項目錄入名稱和金額，在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)里生成應(yīng)收款。系統(tǒng)提供了四種方式生成應(yīng)收款，分別是：根據(jù)收費標(biāo)準(zhǔn)編制應(yīng)收款、五標(biāo)準(zhǔn)編制應(yīng)收款、應(yīng)收款導(dǎo)入、未生成應(yīng)收款查詢。我校目前使用無標(biāo)準(zhǔn)編制應(yīng)收款的多項目編制，將各個專業(yè)的學(xué)生選擇相對應(yīng)的收費項目后生成應(yīng)收款。

4.3銀行代扣模塊的使用

一般在新生入學(xué)報道前會進(jìn)行銀行集中串盤扣繳學(xué)費款，這就需要使用到銀行代扣的模塊。在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)里首先進(jìn)行“銀行收費下發(fā)”，將收費數(shù)據(jù)按照“999-YH-TEST”下發(fā)格式生成下發(fā)文件，然后將該下發(fā)文件導(dǎo)出交予銀行。銀行根據(jù)此下發(fā)文件進(jìn)行集中扣款，并直接生成扣款成功的結(jié)果清單。在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)中利用“銀行收費接收”導(dǎo)入銀行交回的扣款結(jié)果清單，會生成一個收費單報表，根據(jù)收費單報表可以逐條打印學(xué)費收據(jù)。

4.4現(xiàn)場收費的設(shè)置

利用高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)里的分區(qū)收費功能可以進(jìn)行現(xiàn)場幾種收費。將每臺收費電腦作為一個分區(qū)，依次在系統(tǒng)信息里把校區(qū)代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，每次分區(qū)收費結(jié)束后分別將收費結(jié)果上傳至主服務(wù)器，統(tǒng)一在財務(wù)處的主服務(wù)器上匯總之后將收費結(jié)果接收。

4.5報表匯總及查詢

定期打印出操作員學(xué)費匯總表，核對系統(tǒng)生成的收費金額與實際收到的金額，及時在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行入賬。需要進(jìn)行查詢報表前需要先匯總單據(jù)，將之前生成的收費單全部匯總，保證數(shù)據(jù)的實時更新。查詢時，可以分院系按班級、專業(yè)或者分學(xué)年按院系等各種設(shè)置條件自動生成欠費情況明細(xì)表。也可以直接根據(jù)單個學(xué)生的學(xué)號或姓名查詢該生的繳費情況明細(xì)表，報表結(jié)果均可以過濾、導(dǎo)出。

4.6數(shù)據(jù)信息的變動修改

根據(jù)教務(wù)處提供的學(xué)籍異動表、修復(fù)學(xué)通知單等在高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)中更改學(xué)生代碼信息以及調(diào)整相應(yīng)的應(yīng)收款信息：退學(xué)的學(xué)生刪除其原有的學(xué)費應(yīng)收款，并在學(xué)生代碼設(shè)置中將其設(shè)置為無效學(xué)生，在下一年應(yīng)收款編制中退學(xué)學(xué)生便會排除在外；休學(xué)的學(xué)生根據(jù)休學(xué)的時間刪除當(dāng)年的應(yīng)收款并在其個人信息欄中備注休學(xué)時間，待其復(fù)學(xué)后再增加相應(yīng)學(xué)年的學(xué)費應(yīng)收款；留級、轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生講其部門代碼、專業(yè)代碼以及班級代碼改換成新轉(zhuǎn)入專業(yè)的代碼，再對其學(xué)費應(yīng)收款進(jìn)行相應(yīng)的變動。

5.高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)的使用感受

高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)在操作方面簡單快捷，運行穩(wěn)定可靠，在進(jìn)行學(xué)費管理工作中起到了極大的作用。高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)不僅能夠簡化收費管理的程序，減輕財務(wù)人員繁復(fù)的工作量，提高收繳學(xué)費的工作效率，而且能夠及時了解學(xué)生的繳費與欠費情況，對于催繳學(xué)費也起到了一定的幫助作用。在科技高速發(fā)展的現(xiàn)在，高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)在高校財務(wù)管理工作中也顯得日益的重要，我們在享受它所提供便利的同時也需要根據(jù)各種制度的變化提供合理的建議，讓計算機技術(shù)在高校財務(wù)管理中能夠發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻(xiàn)】

［１］仲櫻.高等學(xué)費管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析.高教研究，文教資料，2006，5(下旬刊)：32-33.

［２］郭方.淺談高校財務(wù)軟件的發(fā)展趨勢.教育財會研究，2001，(1)：62-64.