摘要：檔案是各類主體，包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在其實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄。因此，檔案和檔案管理工作就有其自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，本文對(duì)此進(jìn)行了相應(yīng)的分析研究。
　　關(guān)鍵詞：原始記錄性；檔案管理；檔案資源；檔案信息
　　檔案作為檔案管理工作的特定對(duì)象，其工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定了檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)。
　　一、檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)
　　檔案是各類主體，包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在其實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄。檔案的形式和內(nèi)容往往保留了一些原始的標(biāo)志，如形成日期、簽名、印信以及檔案本身的物質(zhì)載體形式等，這些原始的印記充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，使檔案與圖書、資料等文獻(xiàn)區(qū)別開來，并決定了檔案和檔案工作擁有獨(dú)特的社會(huì)地位和社會(huì)功能。
　　檔案的原始記錄性，使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。首先，檔案的內(nèi)容反映了事物、事件的歷史真相和事實(shí)，這使檔案成為解決政治爭(zhēng)端、經(jīng)濟(jì)糾紛和個(gè)人事務(wù)的最權(quán)威、最可信的憑證。其次，檔案記錄了社會(huì)制度的變遷，歷史、文化的發(fā)展，機(jī)構(gòu)的沿革和家族的淵源，它對(duì)于科學(xué)研究，尤其是歷史研究、政治決策和經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要的參考作用。最后，檔案的原始記錄性決定了其對(duì)于文明傳承、文化傳播和家族尋根的重要紐帶作用。
　　檔案與圖書、資料等其他類型的文獻(xiàn)之間在形成規(guī)律、內(nèi)容特征、編訂出版、保密性、版本等方面存在著明顯的差異：檔案是特定的社會(huì)組織或個(gè)人基于一定的社會(huì)活動(dòng)而客觀形成的，不是人為構(gòu)思、編寫而成的；檔案在內(nèi)容上是原始的記錄，是信息和知識(shí)的源頭，而圖書在總體上是人類知識(shí)和智慧的結(jié)晶，具有邏輯性；檔案一旦形成，一般不能對(duì)其進(jìn)行隨意修改，而對(duì)圖書則可以進(jìn)行改編、修訂等演繹活動(dòng)；檔案文件自形成之日到對(duì)外開放有相當(dāng)長(zhǎng)的一段封閉期，在封閉期內(nèi)檔案信息是保密的，而圖書資料則強(qiáng)調(diào)文獻(xiàn)信息的及時(shí)傳播和交流；檔案一般是孤本，而同一本圖書則有若干印本，內(nèi)容相同的圖書還可以由不同的出版社出版，版本各異。
　　檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域非常廣泛，反映了人類在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化以及宗教等各項(xiàng)社會(huì)領(lǐng)域的活動(dòng)。這不僅使檔案具有紛繁的內(nèi)容，而且還具有多樣的種類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、訴訟檔案、財(cái)會(huì)檔案，以及宗教、藝術(shù)檔案等。此外，檔案的載體形式也是多種多樣的，除了我們常見的紙質(zhì)檔案以外，還有古代的甲骨檔案、泥版檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案，近現(xiàn)代以來的縮微檔案、聲像檔案、電子檔案等等。
　　二、檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)
　　檔案管理工作，是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案不各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作。其基本任務(wù)是科學(xué)地管理好有價(jià)值的檔案，以其滿足社會(huì)對(duì)檔案的利用需要。
　　1、檔案管理工作的性質(zhì)。首先，在宏觀上，檔案管理工作是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)體系的重要組成部分。檔案因其原始記錄性而具有存史、鑒古、資政等重要的功能，是構(gòu)成國(guó)家記憶、社會(huì)記憶、民族記憶不可或缺的重要信息源。檔案管理工作須收集、保管和整理檔案，承擔(dān)起記錄歷史，珍藏記憶，傳承文化的社會(huì)重任。其次，在微觀上，檔案管理工作是機(jī)關(guān)、團(tuán)體各項(xiàng)管理工作的組成部分，具有輔助管理的性質(zhì)。如會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的組成部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分。再次，檔案作為一種原始文獻(xiàn)，蘊(yùn)藏了大量的原始信息，這使檔案和檔案工作成為文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理工作的重心逐步從保管好檔案實(shí)體向檔案信息的開發(fā)利用方向發(fā)展。
　　2、檔案管理工作的特點(diǎn)。由于檔案的原始記錄性，使得檔案管理區(qū)別于圖書、資料等其他文獻(xiàn)的管理工作，呈現(xiàn)出以下的具體特點(diǎn)。
　?。?）檔案資源累積的緩慢性。檔案是隨著人們實(shí)踐活動(dòng)的開展而逐步積累起來的，它不可能像圖書資料那樣大量印刷和廣泛發(fā)行。檔案大多是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案資源的積累是比較緩慢的，檔案與一般的圖書資料相比，更加顯得珍貴。這使檔案的保管和保護(hù)受到高度重視，而無形中降低了它的利用率。
　?。?）檔案管理過程的階段性。檔案管理在我國(guó)分為兩個(gè)階段：檔案室階段和檔案館階段。處于不同階段的檔案具有不同的價(jià)值，檔案的管理方式以及服務(wù)對(duì)象也由此有所不同。在檔案室階段，檔案主要為其形成單位控制和使用，為本單位的日常使用工作提供憑證和參考，具有中間過渡性；在檔案館階段，檔案對(duì)其形成者的作用降低，而其社會(huì)價(jià)值增加，進(jìn)入永久保存期。檔案館階段的檔案管理工作不僅需要保管好檔案，而且要積極提供檔案為社會(huì)各界服務(wù)。
　?。?）檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案與其形成者是不可分的，其價(jià)值與它的形成者有密切聯(lián)系。檔案對(duì)形成者的依附性，使得檔案難以像圖書、資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動(dòng)的范圍。
　?。?）檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事與技術(shù)秘密。所以，檔案自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的封閉期，過了這段封閉期以后，才能有選擇地向社會(huì)開放。檔案管理的封閉性和圖書資料所追求的時(shí)效性形成了鮮明的對(duì)比。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
　　
　?。ㄗ髡吆?jiǎn)介：武艷波（1971-），漢族，女，吉林通榆人，中級(jí)職稱，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣發(fā)展和改革局，研究方向?yàn)橘Y料檔案及人事檔案管理