摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化管理給會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來諸多的挑戰(zhàn)，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所呈現(xiàn)新的特點(diǎn)，在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作中應(yīng)注意的問題，提出如何做好電算化財(cái)務(wù)檔案的管理。
　　關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；電算化；檔案管理
　　一、掌握電算化會(huì)計(jì)檔案工作的特點(diǎn)
　　1、電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案的載體發(fā)生的變化?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用計(jì)算機(jī)核算的會(huì)計(jì)核算單位，除了要保存所有電子會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)，還必須打印出的相關(guān)的紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)檔案作為保存，這就意味著電算化會(huì)計(jì)檔案載體的雙重性質(zhì)，也就是說會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的形式在內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案。
　　2、由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，載體本身性質(zhì)帶來的新的特點(diǎn)：電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境中硬件或者軟件中保存，才可視；電子檔案在沒加密的情況下易被修改；由于受到載體本身的質(zhì)量、存放的環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等多種因素也直接影響到電子檔案的保存。
　　3、計(jì)算機(jī)的作業(yè)程序和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，以保持會(huì)計(jì)檔案要求范圍的新功能，所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是由計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)是一個(gè)特殊的作業(yè)程序文件，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及各種代碼既是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件，而且要確保會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及故障維護(hù)查詢數(shù)據(jù)。因此，這些計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)雖然不占活動(dòng)，又沒有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒有他們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)過程無法運(yùn)行，它必須作為一個(gè)特殊的會(huì)計(jì)電算化檔案保存。
　　4、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會(huì)計(jì)電算化必須具備的條件，會(huì)計(jì)電算化要求除了管理人員不僅有專門的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的熟悉，還必須掌握計(jì)算機(jī)操作和保養(yǎng)知識(shí)，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)本身的原因，對(duì)工作中的安全操作與使用作出新的要求。
　　二、適應(yīng)新時(shí)期計(jì)算機(jī)發(fā)展變革的需要，如何做好科學(xué)的電算化檔案管理
　　會(huì)計(jì)檔案的作用是客觀存在的，無論會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮與否，取決于是否在一定條件下會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理。會(huì)計(jì)電算化條件下，管理會(huì)計(jì)檔案信息，必須配備兼職管理人員，會(huì)計(jì)檔案信息源質(zhì)量的有效控制。此外，會(huì)計(jì)信息是要嚴(yán)格的程序辦理利用。時(shí)間越長，會(huì)計(jì)電算化檔案和財(cái)務(wù)軟件的版本號(hào)更落后，因?yàn)榘姹緯?huì)越來越多，需要科學(xué)的科學(xué)分類，不同版本的軟件和文件存儲(chǔ)，調(diào)用。檔案應(yīng)該有指定的檔案室管理，會(huì)計(jì)電算化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度，如硬盤數(shù)據(jù)保留，軟盤備份，保管，帳單表格打印，輸出，裝訂，入冊(cè)，保管，存儲(chǔ)等方面的管理制度。故此，為了更有效地做一個(gè)好會(huì)計(jì)電算化檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好文件的收集，管理和保護(hù)，存取，轉(zhuǎn)移，銷毀和其他方面的工作。從會(huì)計(jì)電算化收集過程中，會(huì)計(jì)檔案收集在一定時(shí)間內(nèi)，把所有的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件的集合備份到磁介質(zhì)或CD-ROM，從而形成的脫離原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件應(yīng)該儲(chǔ)存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)崩潰或損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)以減少帶來的損失。除了備份手段外，還應(yīng)收集支持的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)，硬盤的大小，外部設(shè)備的類型，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件編程語言，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)名稱，版本號(hào)，銷售和維護(hù)財(cái)務(wù)軟件公司的名稱，地址，售后電話及聯(lián)系人通訊錄，會(huì)計(jì)軟件配套的各種手冊(cè)和說明書。
　　從會(huì)計(jì)電算化檔案業(yè)務(wù)方面的管理和保護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)來看，應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)電算化檔案管理崗位，專業(yè)的會(huì)計(jì)電算化的檔案管理，其負(fù)責(zé)系統(tǒng)歸檔的各種文件資料，妥善保管和保密工作。會(huì)計(jì)電算化文件被存儲(chǔ)在一個(gè)專門的特殊的檔案室。所有的會(huì)計(jì)憑證，記錄應(yīng)定期打印，會(huì)計(jì)帳簿，財(cái)務(wù)報(bào)表等（包含月度報(bào)表，季度報(bào)表，年度報(bào)表和不定期的會(huì)計(jì)報(bào)表，附表等）。打印輸出的各種會(huì)計(jì)資料必須按規(guī)定整理保存。需要注意的是，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬須每日打印。會(huì)計(jì)電算化的文件存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或CD-ROM，按信息載體的物理特性，在這些檔案文件的形成應(yīng)實(shí)行AB數(shù)據(jù)備份，也就是說所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)雙備份的備份方法。應(yīng)該標(biāo)明形成文件的時(shí)間和操作員的姓名，并貼上寫保護(hù)密封，存放在兩個(gè)不同的位置，以防止會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)無法恢復(fù)的破壞所造成的事故發(fā)生。檔案文件應(yīng)盡量遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的位置，要注意防磁，防潮，防火，防塵等。磁介質(zhì)上保存的文件，也應(yīng)定期檢查，定期復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞，防范于未燃，免除造成不可挽回的損失。
　　此外，應(yīng)該指出的是，電算化會(huì)計(jì)檔案保存每個(gè)版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本，必須保持兩者之間的一致性。因?yàn)椴煌臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在不同版本軟件結(jié)構(gòu)中，它有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能訪問被調(diào)閱或產(chǎn)生一些意想不到的錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)文件存儲(chǔ)在磁介質(zhì)調(diào)閱后返回時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查，查毒殺毒，以確保會(huì)計(jì)電算化檔案的完整和有效使用及安全性。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]必新惠.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的若干問題.檔案管理，2004（5）.
　　[2]王基因.會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用[M].洛陽：中國檔案出版社，2005.
　　（作者單位： 肇慶市鼎湖區(qū)城區(qū)土地開發(fā)中