曹燕，錢建國，張雷

復旦大學附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海200040

隨著科技的發(fā)展醫(yī)療設(shè)備越來越高端化，與之配套的醫(yī)療設(shè)備管理模式當然也需與時俱進。我院執(zhí)行的“JCI FMS 8-8.1”標準中關(guān)于醫(yī)療設(shè)備管理及安全就有如下測量要素：收集醫(yī)療儀器管理計劃的監(jiān)控資料并記錄。其中，記錄包括新設(shè)備的測試驗收及之后的任何PM、維護維修等信息。所有的記錄都有助于保證維護過程的連續(xù)性，能為將來設(shè)備升級換代或其他更改提供數(shù)據(jù)依據(jù)。而這所有的記錄都應(yīng)實現(xiàn)于一個設(shè)計完備、運行高效的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。但在國內(nèi)來說，醫(yī)院的固定資產(chǎn)軟件化管理還處于初級的階段，許多軟件設(shè)計公司對于醫(yī)院設(shè)備管理的特殊要求了解的并不透徹，往往會以一般化的物流管理的概念來進行流程設(shè)定，認為只是經(jīng)濟管理的一部分，而醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)還必須符合安全、節(jié)儉、高效的要求，這才能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的管理宗旨。

1 現(xiàn)狀分析及計

圖1 普通物流流程

圖2 更新前的固定資產(chǎn)物流流程

一般的物資流程，見圖1。

而現(xiàn)行的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的流程，如我院更新前的設(shè)計軟件流程，見圖2。

兩者相比較，后者貌似對流程進行了完備的擴充，但有些核心步驟并沒有改變，暗含了以下諸多缺陷。

1.1 不完整性

（1）“采購”模塊的缺失。上述流程始于入庫即發(fā)票登記，但固定資產(chǎn)的管理其實從其采購執(zhí)行就已經(jīng)開始，流程中對此沒有體現(xiàn)。

（2）“驗收”模塊的缺失。設(shè)備與物資不同，不是拿來直接就能使用的，它往往需要進行安裝調(diào)試后才能投入使用，特別是醫(yī)療設(shè)備，它與患者的安全息息相關(guān)，更容不得馬虎。因此，在固定資產(chǎn)管理中對于驗收也應(yīng)予以重視。上述流程中的出庫只是簡單的一個票據(jù)制作，與實際的安裝驗收信息關(guān)系不大，兩者混為一談，有欠妥當。

1.2 不準確性

（1）設(shè)備出入庫，反應(yīng)的只是票據(jù)操作的時間。對于物資供應(yīng)，由于其周期短，流動快，這個時間記錄是沒有問題的，但對于設(shè)備來說，把票據(jù)時間作為設(shè)備采購或者設(shè)備驗收的替代時間，一是概念有偏差，二是時間有偏差。具體情況就是：入庫只有在拿到發(fā)票后才能執(zhí)行。但我們發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商其實并不能夠在設(shè)備安裝驗收后及時交來發(fā)票。如果是小型常用設(shè)備，供應(yīng)商會采取聚集一定數(shù)量或者定期（1個月1次或2次）交發(fā)票的方式，而設(shè)備科由于并非第一時間拿到發(fā)票，還需對發(fā)票內(nèi)容進行進一步核對，其導致的結(jié)果是1臺普通設(shè)備從安裝完畢到真正入賬將會花費1個月以上的時間。如果是大型設(shè)備，這個時間段則會延至3個月以上。特別是進口設(shè)備，因為還有外貿(mào)這個環(huán)節(jié)，入賬起碼要在設(shè)備使用半年后，甚至可能1年以上。其導致的結(jié)果就是設(shè)備的實際采購情況和時間與賬面嚴重不符。

（2）設(shè)備入賬時間的不準確和滯后引起的連鎖反應(yīng)。① 由于臺帳建立后才可打印固定資產(chǎn)標簽，入賬的滯后使設(shè)備科只能分兩次完成驗收及黏貼固定資產(chǎn)標簽工作，既浪費時間，又由于時間的偏差和設(shè)備流動性，極有可能造成標簽的錯誤黏貼。② 如流程所示，臺帳建立才可進行保修、PM、維修、計量、案卷等工作。入賬延遲，致使以上工作都無法開展記錄，造成很大影響。③ 固定資產(chǎn)都有使用年限，如入賬太晚，對于設(shè)備的折舊、報廢的工作也都會產(chǎn)生影響。

綜上所述，此固定資產(chǎn)管理流程不僅數(shù)據(jù)準確性不能保證，管理工作的效率也會被降低，更新是勢在必行的。

2 實施階段

2.1 流程的更新

系統(tǒng)的更新不是一蹴而就的，第一步應(yīng)該是新框架的建立。如圖3所示，將整個新流程設(shè)定為3大塊，說明如下。

2.1.1 采購階段

（1）“采購執(zhí)行”模塊的增加。這是整個流程的第一步。采購人員與供應(yīng)商確定好采購內(nèi)容或者簽訂好采購合同后，在“采購執(zhí)行”模塊登記采購信息，包括申購部門、設(shè)備名稱、型號、價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同號等。

（2）“驗收” 模塊的增加。本模塊自動承接“采購執(zhí)行”登記信息。設(shè)備到達，供應(yīng)商通知驗收人員，驗收人員對設(shè)備信息進行核對確認，生成固定資產(chǎn)編碼，打印“驗收單”、固定資產(chǎn)標簽及首次PM標簽，現(xiàn)場同時完成安裝驗收、醫(yī)療設(shè)備首次PM檢測及固定資產(chǎn)確認3項工作，準確性、效率提高。驗收模塊完成，設(shè)備建立預臺帳。

（3）“預臺帳”模塊增加?！邦A臺帳”，是此次流程更新中提出的一個新理念。它類似于臺帳，又區(qū)別于臺帳。首先它如臺帳一樣，包含了采購執(zhí)行及驗收時采集的設(shè)備基本信息，如設(shè)備名稱、型號、價格，資產(chǎn)編碼、出廠編號、使用科室、安裝地點等。但由于尚未進行票據(jù)制作，票據(jù)信息是缺失的，而且采購或者驗收階段是設(shè)備信息變動較大的時候，任何信息都存在變動的可能，甚至進行到一半取消采購的可能性都會存在。因此設(shè)定在“預臺帳”階段的固定資產(chǎn)所有信息都是可以變更的，甚至是可以刪除的。另外，區(qū)別于臺帳的最大標志是，處于預臺帳的設(shè)備，將記錄它們的使用現(xiàn)狀為“預登”，而非正常設(shè)備的“在用”狀態(tài)。

2.1.2 固定資產(chǎn)管理階段

對于完成“預臺帳”建立的設(shè)備， PM、計量、維修等一系列固定資產(chǎn)管理的后續(xù)工作都可以開展，不會再受制于入賬滯后，且保證起始時間準確。

2.1.3 票據(jù)制作階段

此階段類似原流程中的出入庫階段，只是這里已經(jīng)明確為票據(jù)的制作，而不與實際的采購驗收混為一談。這個階段，制作人員將收到發(fā)票，與一一對應(yīng)的已處于預臺帳狀態(tài)的設(shè)備信息進行核對，確認后，進行入庫單與出庫單的制作，作為財務(wù)入賬的憑證。單據(jù)記賬完成，設(shè)備從“預登”狀態(tài)轉(zhuǎn)入“在用”狀態(tài)。

2.2 實施改進

流程確定，進入具體實施階段。在這過程中，許多新問題會接踵而至。在此略取幾點說明。

（1）采購執(zhí)行模塊試運行時發(fā)現(xiàn)的問題。采購人員雖然可以通過此模塊對自己的工作有了具體的信息了解，但是無法直觀地知曉設(shè)備之后的進程，即是否已經(jīng)到達驗收。所以在此又添加了一新功能——單據(jù)分類，固定資產(chǎn)采購執(zhí)行單據(jù)分類，見圖4。假設(shè)設(shè)備已到達并且驗收員已登記驗收，那么采購執(zhí)行中此記錄狀態(tài)變?yōu)椤耙羊炇铡?。?jù)此，采購人員只要查看單據(jù)狀態(tài)欄中的“未驗收”就能即時知道哪些設(shè)備尚未送貨驗收，對外可督促供應(yīng)商盡快送貨，對內(nèi)可提醒驗收員及時驗收。變被動為主動，避免各種原因造成的臨床設(shè)備供應(yīng)不及時，從而提高臨床滿意率。

（2）設(shè)備采購時常會有同一種設(shè)備一次多臺采購的情況，特別是家具類固定資產(chǎn)，如病床等。更新的流程中原本設(shè)計的是所具設(shè)備都需一臺一臺獨立登記驗收信息，這樣會造成驗收員工作的重復。因此，在待驗收設(shè)備列表前設(shè)置了多選框，驗收員可一次選擇同一部門的信息相同設(shè)備，然后登記一次驗收資料即可同步完成所有購選設(shè)備的驗收信息登記。

（3）設(shè)備分類驗收。新流程中已實現(xiàn)了設(shè)備驗收模塊。但設(shè)備根據(jù)其價值與類型不同，實際驗收要求也有所不同。因此將之細化，分別設(shè)計為“普通設(shè)備驗收單”及“萬元以上醫(yī)療設(shè)備驗收單”，后者除了普通驗收單的信息外還包括外包裝檢查、主件清點、新到設(shè)備檢測等多項內(nèi)容。驗收員可在驗收時自行選擇相應(yīng)驗收表。

（4）在票據(jù)制作這一階段，做了一個很大的改進。原先單據(jù)制作時，都需要制作人員一筆筆錄入信息，且是自行核對，準確性也會大打折扣。在新流程建立過程中，設(shè)計出一種“草船借箭”的方法：驗收員完成設(shè)備驗收后，處于預臺帳狀態(tài)的設(shè)備會自動進入單據(jù)制作數(shù)據(jù)清單，見圖5。票據(jù)制作人員在收到遞交的預算、驗收單（含設(shè)備編號）及發(fā)票后，進行最后核對，然后只需在此清單中勾選對應(yīng)設(shè)備（以設(shè)備編號為準），入庫單就自動生成，其中經(jīng)辦人（采購員）取自采購執(zhí)行，經(jīng)手人（驗收員）、供貨單位、核算類別及設(shè)備明細皆取自預臺帳，無需再手動輸入。制單人員需補充的只是支付方式、發(fā)票號碼等票據(jù)信息。固定資產(chǎn)入庫單制作，見圖6。

通過此方法，① 數(shù)據(jù)信息從采購執(zhí)行開始的連續(xù)性得到了維持；② 無需重復工作，入庫單制作的效率大大提升；③ 通過采購員、驗收員再到單據(jù)制作員3者3次的核對，數(shù)據(jù)準確性也得到保障。

另外，設(shè)備與材料物資不同，設(shè)備采購沒有庫存的概念。由于設(shè)備的單位價值偏高，采購的審批更復雜，以及設(shè)備的體積較大占地多等多方面原因，都決定了設(shè)備不宜建采購設(shè)備庫。根據(jù)此實際情況，在入庫單記賬后，設(shè)計成自動根據(jù)部門不同彈出對應(yīng)出庫單，同樣無需再重復登記信息，記賬即可，同步即完成出入庫，同時設(shè)備臺帳內(nèi)單據(jù)信息亦完成更新。

2.3 實施成果

2010年8月，我院“預臺帳”管理模式正式投入使用。雖然還處于不斷的磨合和完善中，但也收到了一定成效。

2.3.1 主動性加強

圖4 固定資產(chǎn)采購執(zhí)行

圖5 固定資產(chǎn)驗收

圖6 固定資產(chǎn)入庫單制作

“票據(jù)制作階段” 不再是一切的源頭，它的作用是只是補充、確認固定資產(chǎn)的票據(jù)信息。它的相對獨立，讓設(shè)備科的固定資產(chǎn)管理不再受供應(yīng)商發(fā)票的牽制，就算票據(jù)出現(xiàn)問題耽擱，也只是票據(jù)信息延后，完全不會影響到固定資產(chǎn)管理的進行。現(xiàn)對最近4年采購設(shè)備的入賬時間進行了統(tǒng)計比較。2007～2010年設(shè)備入賬情況，見圖7。

圖7 2007～2010年設(shè)備入賬情況

很明顯，流程更新后，由于壓縮掉發(fā)票等待及因此產(chǎn)生的其他拖沓，設(shè)備入賬的周期明顯減少，使得設(shè)備的PM、保修、計量、案卷等相關(guān)工作可順利開展，部門的實時賬同步率也得到提高，各種統(tǒng)計分析也得到了更準確的數(shù)據(jù)。

2.3.2 完整性增加

“采購執(zhí)行”“驗收”“預臺帳”模塊的增加，使固定資產(chǎn)從采購開始就有跡可循。采購人員/時間、驗收人員/時間、驗收完成量、供應(yīng)商送貨速度等等以前缺失的信息都一目了然。確保固定資產(chǎn)管理部門對于設(shè)備管理的各環(huán)節(jié)、步驟皆有據(jù)可查，完善了整個流程的信息完整性。

2.3.3 準確性保證

采購時間和使用時間不再是與實際采購驗收時間相差巨大的單據(jù)制作的時間。具體如下：采購時間=采購執(zhí)行登記時間，使用時間=安裝驗收時間，轉(zhuǎn)入時間=單據(jù)制作時間。各類時間相互獨立，準確登記，為固定資產(chǎn)相關(guān)管理的準確性提供了基礎(chǔ)，不會再出現(xiàn)將錯就錯的現(xiàn)象。

2.3.4 效率性提高

從內(nèi)部來說，采購執(zhí)行、驗收調(diào)試、票據(jù)錄入各環(huán)節(jié)聯(lián)動性增強，且相互牽制監(jiān)督。之前已提過采購員可提醒驗收員及時驗收，而若采購員未登記確定采購設(shè)備時，那么當設(shè)備到貨時，驗收員就可以發(fā)現(xiàn)并提醒采購員補填信息，相互溝通提點，不僅減少了工作的紕漏，還可提高內(nèi)部的工作效率。

從外部來說，一方面對已登記的采購設(shè)備，采購人員可實時監(jiān)控供貨商的送貨速度，另一方面，對于未通過設(shè)備管理部門而私自向部門銷售設(shè)備的情況，由于“預臺帳”的實現(xiàn)，我們可以在保證部門賬實相符及設(shè)備管理質(zhì)量不受影響的情況下，對供應(yīng)商作出一定懲戒。

“采購階段”流程的增加，使采購這一工作也實現(xiàn)了電子化，采購量、采購進度皆有數(shù)據(jù)可查，有時間可依，原本混沌的信息得到了梳理，量化。以2010年“預臺帳”實現(xiàn)前后萬元以下固定資產(chǎn)采購用時作比較，見表1、圖8，整個環(huán)節(jié)花費時間降低了60%，整體工作效率提高顯著。

圖8 2010年萬元以下固定資產(chǎn)采購用時比較

表1 2010年萬元以下固定資產(chǎn)采購時間比較

3 設(shè)想與小結(jié)

這次“預臺帳”的實現(xiàn)，最大的意義在于大大提高了工作效率，完善了設(shè)備記錄準確性、完整性及連續(xù)性，這是對設(shè)備的物質(zhì)運動狀態(tài)即其生命周期的完善。從價值運動狀態(tài)上，即設(shè)備的預算、論證、審批、運行及維護的成本費用、效益等方面，如果也能在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)上得到體現(xiàn)、完善，使兩者相結(jié)合，從而可以實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全面動態(tài)化管理。圖9是設(shè)想中完整的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，它不再局限于固定資產(chǎn)管理部門內(nèi)部，而是聯(lián)系到上至院部審批下至臨床使用的全院范圍，甚至與供應(yīng)商的院外物流過程也全程可見；它也不再局限于設(shè)備生命周期，而是擴展到其價值運動?，F(xiàn)階段我院只完成了其中實線框的部分，并且仍不算盡善盡美，而虛線框部分則是今后所需要進一步考慮的方向。

圖9 設(shè)想的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

醫(yī)院管理愈來愈傾向于無紙化，而各科室對于醫(yī)療設(shè)備的倚重又與日俱增，再加上JCI、ISO等管理模式從患者安全出發(fā)，要求對醫(yī)療設(shè)備進行正確的選擇、維護和使用，降低有關(guān)風險。如何搭好固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)這個平臺，讓設(shè)備的這份“生存檔案”更有效的服務(wù)于臨床，受益于病患，是一個不小的課題。我們沒有先例可循，就如這次“預臺帳”的設(shè)想與實施，對于整體來說，它可能只是非常小的一個改進，但在不斷的實踐中，探索最佳的方案，持續(xù)不斷的進行質(zhì)量改進，這正是JCI標準的核心內(nèi)涵所在。

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