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        試析ERP人資項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

        2012-11-16 03:38:46張維紅
        關(guān)鍵詞:影響管理企業(yè)

        張維紅

        (廣元電業(yè)局人力資源部,四川 廣元 628000)

        前言

        廣元電業(yè)局按照省公司的要求于2009年10月開(kāi)始實(shí)施ERP項(xiàng)目,ERP項(xiàng)目分人資、財(cái)務(wù)、物資、設(shè)備和項(xiàng)目五大模塊,在ERP項(xiàng)目實(shí)施周期中,各種影響因素隨時(shí)都可能發(fā)生變化,如何有效地管理和控制風(fēng)險(xiǎn)是保證ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的重要環(huán)節(jié)之一。筆者是廣元局ERP人資模塊關(guān)鍵用戶,根據(jù)在省公司培訓(xùn)的理論和實(shí)施ERP項(xiàng)目中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),通過(guò)對(duì)ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和分析,探索一整套行之有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,以提高ERP系統(tǒng)的實(shí)施成功率。

        一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

        風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是確定何種風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響。不同類型的項(xiàng)目有不同類型的風(fēng)險(xiǎn)。ERP項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)同樣有其特殊性。以ERP項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)類型大致分為實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)兩部分。

        (一)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

        包括:需求評(píng)估風(fēng)險(xiǎn),選型風(fēng)險(xiǎn),溝通不暢風(fēng)險(xiǎn)等。

        1.需求評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)

        企業(yè)對(duì)ERP及企業(yè)E化的理解程度不一樣,企業(yè)自身的企業(yè)信息化程度也不同,選型時(shí)不清楚自己的需求,對(duì)系統(tǒng)的要求大而全,沒(méi)有考慮到企業(yè)的實(shí)際情況。要防范這種風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)應(yīng)該練好內(nèi)功。

        2.選型風(fēng)險(xiǎn)

        企業(yè)片面追求功能全面的軟件或性能存在問(wèn)題的便宜軟件。要防范這種風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)應(yīng)該對(duì)軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù),ERP產(chǎn)品的完整性,產(chǎn)品客戶的案例,軟件售后服務(wù)及服務(wù)體系及涵蓋地區(qū)進(jìn)行了解與對(duì)比的工作,另外在考慮企業(yè)上系統(tǒng)的預(yù)算的基礎(chǔ)上,綜合考慮,選出最符合本身情況的信息化解決方案。

        3.溝通不暢風(fēng)險(xiǎn)

        企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干在業(yè)務(wù)工作和項(xiàng)目實(shí)施工作之間如何協(xié)調(diào)時(shí)間,這其實(shí)是項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中經(jīng)常讓人為難的問(wèn)題。通過(guò)事先溝通來(lái)提高項(xiàng)目會(huì)議效率、委派項(xiàng)目會(huì)議“代理人”等等固然都是可行的辦法,但如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干實(shí)心塌地的來(lái)趕時(shí)間、擠時(shí)間、加班加點(diǎn),等到業(yè)務(wù)叫急的時(shí)候,項(xiàng)目日程一拖再拖往往是必然的。

        (二)管理風(fēng)險(xiǎn)

        包括:管理觀念沖突的風(fēng)險(xiǎn),項(xiàng)目組織的風(fēng)險(xiǎn)等。

        1.管理觀念沖突的風(fēng)險(xiǎn)

        上ERP系統(tǒng),與企業(yè)原有的管理思想碰撞,有一個(gè)融合的過(guò)程,甚至有可能會(huì)影響到企業(yè)的組織架構(gòu),引發(fā)政治斗爭(zhēng)。會(huì)直接影響到ERP項(xiàng)目的實(shí)施。企業(yè)能否從管理的角度真正把系統(tǒng)用起來(lái),積極主動(dòng)地進(jìn)行企業(yè)流程的重組和優(yōu)化,是系統(tǒng)實(shí)施的一個(gè)關(guān)鍵因素。否則企業(yè)在以前投入的人力、物力、財(cái)力也到頭來(lái)付之東流。

        2.項(xiàng)目組織的風(fēng)險(xiǎn)

        大量的實(shí)踐表明,實(shí)施ERP關(guān)鍵在于企業(yè)的總體素質(zhì),更直接取決于決策者的重視力度。有好的強(qiáng)有力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),能夠保證項(xiàng)目工作順利進(jìn)行。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的搭建原則上應(yīng)以業(yè)務(wù)部門為主,信息部門為輔。ERP項(xiàng)目實(shí)施的參與者,不但要完成本職工作,還要完成項(xiàng)目要求的大量的堅(jiān)苦的工作。如何保證這些人能對(duì)項(xiàng)目工作非常投入。需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好。高層領(lǐng)導(dǎo)必須經(jīng)常關(guān)心ERP的應(yīng)用情況,并支持ERP項(xiàng)目組考核工作,使ERP的實(shí)施工作可以持之以恒。

        二、風(fēng)險(xiǎn)度量管理

        通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程所識(shí)別出的潛在風(fēng)險(xiǎn)數(shù)量很多,但這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響是各不相同的。風(fēng)險(xiǎn)度量管理通過(guò)分析、比較、評(píng)估等各種方式,對(duì)確定各風(fēng)險(xiǎn)的重要性,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)排序并評(píng)估其對(duì)項(xiàng)目可能后果,從而使項(xiàng)目實(shí)施人員可以將主要精力集中于為數(shù)不多的主要風(fēng)險(xiǎn)上,從而使項(xiàng)目的整體風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制。

        (一)風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)級(jí):即風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能對(duì)項(xiàng)目造成的影響大小。這種影響可能是時(shí)間上的,可能是成本上的,也可能是其他各方面的。明細(xì)見(jiàn)下表:

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        (二)概率/風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)分矩陣:即風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性的百分比表示。這個(gè)數(shù)字是通過(guò)主觀判斷而獲得的,如專家評(píng)估、訪談或根據(jù)以前類似項(xiàng)目的歷史信息。對(duì)某一項(xiàng)目目標(biāo)(如成本、時(shí)間或范圍)的影響(比值),每一風(fēng)險(xiǎn)的值是根據(jù)其發(fā)生的概率和它如果發(fā)生將會(huì)產(chǎn)生的影響來(lái)計(jì)算的,結(jié)果如下表:

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        三、風(fēng)險(xiǎn)控制策略

        為了提高ERP管理項(xiàng)目的成功率,我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施之初,已經(jīng)開(kāi)展了不少的工作,比如開(kāi)展集中培訓(xùn)、加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)管等,但似乎仍然難以抵擋風(fēng)險(xiǎn)的襲擊,我認(rèn)為應(yīng)從以下的方面加以防范。

        (一)建立并及時(shí)更新項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表及風(fēng)險(xiǎn)排序。項(xiàng)目管理人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注與關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)因素的變化情況,及時(shí)決定何時(shí)、采用何種風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

        (二)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)審計(jì)。隨時(shí)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施(規(guī)避、減輕、轉(zhuǎn)移)實(shí)施的效果,對(duì)殘余風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

        (三)建立報(bào)告機(jī)制,及時(shí)將項(xiàng)目中存在的問(wèn)題反映到項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理層。

        (四)定期召集項(xiàng)目干系人召開(kāi)項(xiàng)目會(huì)議,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行評(píng)估,并通過(guò)各方面對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的反應(yīng)來(lái)發(fā)現(xiàn)新風(fēng)險(xiǎn)。

        (五)更新相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)如風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別檢查表,以利于今后類似項(xiàng)目的實(shí)施。

        (六)引入第三方咨詢,定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查,以防范大的風(fēng)險(xiǎn)。

        綜上所述,我們要排除影響ERP項(xiàng)目各個(gè)因素的不確定性,加強(qiáng)管控,保證ERP項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

        [1]尹剛.淺談ERP投資項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)管理.科技致富向?qū)J].科技致富向?qū)В?008年12月

        [2]張澤群.企業(yè)ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制方法幾點(diǎn)新得[J].現(xiàn)代企業(yè)管理,2010年1月.

        [3]孫尚偉.基于SAP的ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理[J].中小企業(yè)管理,2011年12月.

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