文/韓婷 袁林 胡慶亮

上海財經(jīng)大學(xué)：協(xié)同辦公深化行政管理

文/韓婷 袁林 胡慶亮

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已深入到高校的教學(xué)、科研、管理等各個方面。相對于其他系統(tǒng)而言，學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)（OA）的建設(shè)與推廣一直比較滯后，但是，其建設(shè)需求極為緊迫。在行政管理方面，學(xué)校各辦公流程相對比較復(fù)雜，且環(huán)節(jié)眾多，使得行政辦公效率普遍較低，無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，無法為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層改善學(xué)校行政管理水平而提供行政管理的決策信息。隨著學(xué)校二級管理體制的逐步建立、全校性信息門戶與平臺的建設(shè)與發(fā)展，OA的建設(shè)變得越來越重要。為了進(jìn)一步適應(yīng)高?，F(xiàn)代化管理的需求，推進(jìn)高校校務(wù)公開，一套集網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化于一體的辦公自動化系統(tǒng)，無疑是高校邁向管理現(xiàn)代化的“基石”。借助辦公自動化系統(tǒng)，學(xué)校重新梳理并規(guī)范了行政管理流程，解決辦公環(huán)節(jié)繁多的問題，真正實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，同時也使學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣、無序的事務(wù)處理工作中解放出來，從事核心的規(guī)劃、分析與決策工作，提高行政管理水平與管理效率。

2005年下半年，根據(jù)學(xué)校在教育管理和辦公實(shí)務(wù)方面的實(shí)際需求和發(fā)展需要，上海財經(jīng)大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)正式啟動。項(xiàng)目以溝通、協(xié)作、協(xié)調(diào)為建設(shè)目標(biāo)，旨在幫助員工實(shí)現(xiàn)信息、資源的共享，增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核簽批等行政事務(wù)的自動處理，促進(jìn)管理的電子化和規(guī)范化。

協(xié)同辦公整合各個要素

上海財經(jīng)大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)通過對各辦公要素的整合，實(shí)現(xiàn)工作流、信息流和知識流的全面管理，規(guī)范辦公流程，提高辦事效率，降低辦公成本。具體成效主要有五個方面。

系統(tǒng)功能覆蓋面全

系統(tǒng)功能覆蓋學(xué)校行政辦公的各個環(huán)節(jié)，為全體行政人員提供協(xié)同辦公環(huán)境，并且支持遠(yuǎn)程辦公和事務(wù)委托；公文、材料全部實(shí)現(xiàn)無紙化流轉(zhuǎn)、分發(fā)和查閱，通過與檔案系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)文件的電子歸檔，為學(xué)校節(jié)約大量資源。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

我校辦公自動化系統(tǒng)從2008年3月上線使用至今共流轉(zhuǎn)包括發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、內(nèi)部請示、用章申請、證明/介紹信、權(quán)限變更申請、督查督辦、信訪等公文11912件，發(fā)布通知公告數(shù)量為3029件，會議申請3479件，內(nèi)部郵件243709件，檔案文件11260件，其他文檔3442件。內(nèi)部郵件以其快捷、方便、人性化的特點(diǎn)，使得應(yīng)用效果尤為突出。辦公自動化系統(tǒng)的全面應(yīng)用，使得每年由辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約的紙張成本相當(dāng)可觀。

規(guī)范、優(yōu)化辦公流程

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)伴隨著學(xué)校辦公流程的梳理和完善：通過系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校發(fā)文、內(nèi)部請示、信訪、督查督辦等10余項(xiàng)流程，學(xué)校辦公流程變得規(guī)范、有序，行政人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)；系統(tǒng)使用還促進(jìn)事務(wù)處理公開透明，工作效率得到大大提高，如在學(xué)校的內(nèi)部請示方面，使用系統(tǒng)前常常發(fā)生文件送錯部門，文件越級報送，文件處理速度緩慢，申請部門無法獲悉文件位置及處理結(jié)果等問題。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，學(xué)校對內(nèi)部請示流程進(jìn)行梳理，明確主辦部門，在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上杜絕了越級上報，強(qiáng)化對流程的監(jiān)控，防止文件的錯送誤送。同時申請部門可以隨時查詢文件目前位置及處理情況，文件流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)透明化和規(guī)范化。

加快信息流通

通過使用辦公自動化系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以迅速傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。行政人員可以在第一時間知道學(xué)校的最新動態(tài)和政策，更加關(guān)注學(xué)校的發(fā)展。同時，信息的流通免去諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，與學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自動集成，對已處理的文件自動歸入檔案系統(tǒng)，節(jié)約了紙張、人力等辦公成本，有效支持多部門之間的協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。此外，系統(tǒng)還為用戶提供許多個人辦公的實(shí)用功能，如日程安排、內(nèi)部郵件、事務(wù)委托等。

整合資源、加強(qiáng)知識共享

通過辦公自動化系統(tǒng)的使用，學(xué)校的各類公文、材料、簡報和規(guī)章制度等資源都實(shí)現(xiàn)了整合和集中管理，便于學(xué)校教職工進(jìn)行信息查詢。各院系、部門將每年的工作計(jì)劃、工作總結(jié)集中上報，由校長辦公室統(tǒng)一管理，強(qiáng)化學(xué)校各項(xiàng)工作的監(jiān)督和檢查。資源的整合與信息共享促進(jìn)校務(wù)公開，提高信息服務(wù)質(zhì)量和信息資源的利用率。

支持領(lǐng)導(dǎo)管理與決策

辦公自動系統(tǒng)中的各事物處理提供“觀察箱”功能，方便領(lǐng)導(dǎo)層隨時查看各項(xiàng)工作的進(jìn)程，增強(qiáng)管理層對組織的控制力，及時有效控制各部門、各個人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時、全面掌控各部門的行政辦公情況，及時發(fā)現(xiàn)問題和隱患，及時解決，從而減少差錯，避免突發(fā)事件，反復(fù)出現(xiàn)的問題或情況納入常規(guī)工作進(jìn)行管理和控制，防止低效辦公。系統(tǒng)還提供按部門和按事務(wù)分類兩個維度的統(tǒng)計(jì)報表，為領(lǐng)導(dǎo)管理與決策提供依據(jù)。

系統(tǒng)功能覆蓋學(xué)校行政辦公的各個環(huán)節(jié)，為全體行政人員提供協(xié)同辦公環(huán)境，并且支持遠(yuǎn)程辦公和事務(wù)委托。

辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)歷程

2006年2月，項(xiàng)目啟動。

2006年3月～5月，完成需求調(diào)研和分析，形成需求規(guī)格說明書。

2006年6月～2007年2月，完成基本功能模塊的開發(fā)。

2007年3月～6月，系統(tǒng)功能測試與問題梳理。

2007年7月～12月，系統(tǒng)二次開發(fā)與測試。

2008年1月～3月，系統(tǒng)試運(yùn)行準(zhǔn)備與用戶培訓(xùn)。

2008年3月24日，系統(tǒng)全部模塊正式啟用。

2008年4月～2009年5月，系統(tǒng)試運(yùn)行期間問題跟蹤與功能完善。

2009年6月，項(xiàng)目驗(yàn)收。

系統(tǒng)成功的關(guān)鍵

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)推動系統(tǒng)應(yīng)用的開展

從辦公自動化建設(shè)、實(shí)施到推廣應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。辦公自動化是一個系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，在機(jī)構(gòu)、人員上有所保證，落實(shí)必要的經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行相關(guān)管理制度的制訂和執(zhí)行。辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的層次越高，工作模式的改變越大，涉及的面越廣，越不容易實(shí)施，越需要領(lǐng)導(dǎo)在制度、人員、經(jīng)費(fèi)等各方面給予切實(shí)的支持。辦公自動化系統(tǒng)能否成功地建設(shè)實(shí)施，與領(lǐng)導(dǎo)的決心、重視程度有著極大的關(guān)系。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視，辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)舉步維艱。

我校實(shí)施辦公自動化能夠取得較好的成效，首先就得益于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，給予切實(shí)的支持，主抓辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)工作；系統(tǒng)建設(shè)由始至終都得到校領(lǐng)導(dǎo)的積極支持和參與。需求分析階段，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)的管理理念和思路，把握系統(tǒng)總體要求；系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，校領(lǐng)導(dǎo)牽頭確認(rèn)行政管理流程；系統(tǒng)應(yīng)用與推廣階段，校領(lǐng)導(dǎo)的號召與積極參與帶動整個學(xué)校的學(xué)習(xí)熱情。因此，校領(lǐng)導(dǎo)的支持與參與是我校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)成敗的決定性因素。

相關(guān)部門配合到位

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，不是一個人、一個部門的事，必須得到各職能部門的積極配合。我校在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)之初，就將各部門職責(zé)作了明確劃分。黨委、校長辦公室負(fù)責(zé)辦公自動化系統(tǒng)用戶注冊、權(quán)限管理，以及推廣的各項(xiàng)工作；信息化辦公室給予技術(shù)、人員等方面的支持和幫助；全校各單位都確定一名辦公自動化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)人員，由各單位辦公室主任或較年輕的具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的行政職員擔(dān)任，學(xué)習(xí)辦公自動化系統(tǒng)的使用、簡單故障排除，培訓(xùn)并帶動本部門領(lǐng)導(dǎo)、科室積極使用辦公自動化系統(tǒng)，本部門的其他普通用戶均由流轉(zhuǎn)人員進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)。目前，全校所有辦公自動化系統(tǒng)用戶都養(yǎng)成每天上班就打開系統(tǒng)查看、處理公文的良好習(xí)慣。

以梳理流程、規(guī)范管理為先

為配合辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范日常管理，學(xué)校還對各辦公流程進(jìn)行梳理.通過規(guī)范并優(yōu)化行政管理流程，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，提高管理效率，提高信息公開和信息服務(wù)水平。對流程進(jìn)行梳理是為了避免在后續(xù)系統(tǒng)建設(shè)過程中由于流程頻繁變更而延緩系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，提高項(xiàng)目建設(shè)的效率，同時也從流程上提高辦公效率。

建設(shè)實(shí)施過程科學(xué)合理

為了順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)辦公向網(wǎng)絡(luò)辦公的過渡，我校堅(jiān)持按照學(xué)校信息化建設(shè)“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則，分步驟地推進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的各項(xiàng)工作。

一是宣傳發(fā)動。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在中層干部會議上強(qiáng)調(diào)推行系統(tǒng)的重要性和緊迫性，在各單位行政領(lǐng)導(dǎo)中首先展開全面培訓(xùn)，并實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)使用情況，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。

二是分步啟用。我校辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)一共10幾個功能模塊，內(nèi)部請示、用章申請、通知、公告、會議、郵件等功能都是日常辦公經(jīng)常需要使用到的。但考慮到辦公系統(tǒng)所有用戶年齡差距較大、計(jì)算機(jī)水平參差不齊，如果一次全部推開，所有模塊都投入使用，顯然很難達(dá)到方便大家辦公的目的，反而會使一些用戶產(chǎn)生畏難情緒。因此，我們采用先易后難的順序逐個模塊推廣使用，先將簡單易上手的通知公告、會議管理、用章管理、證明/介紹信、內(nèi)部郵件等模塊率先啟用，如發(fā)文管理、內(nèi)請管理、文檔管理等流程較復(fù)雜的模塊后續(xù)逐步啟用。一旦用戶上手，就會發(fā)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的各種優(yōu)點(diǎn)，使其提高使用的積極性，很快就能帶動身邊的人一起使用。

圖1 上海財經(jīng)大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

三是用戶參與、多級培訓(xùn)。為了有效實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)從需求、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試、應(yīng)用等環(huán)節(jié)的平滑過渡，用戶必須全程參與系統(tǒng)建設(shè)，特別是系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)施階段后，需要組織用戶進(jìn)行充分的系統(tǒng)測試，盡快發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，確保系統(tǒng)正式上線后的穩(wěn)定運(yùn)行。同時系統(tǒng)培訓(xùn)工作應(yīng)根據(jù)不同的用戶對象，針對不同用戶功能操作要求和應(yīng)用重點(diǎn)展開多批次的培訓(xùn)，如面向黨辦、校辦人員、校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、院系部門行政辦公人員的培訓(xùn)等，確保系統(tǒng)進(jìn)行快速切換和推進(jìn)、功能得到充分使用。

技術(shù)服務(wù)及時有效

現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將所有員工聯(lián)系起來，大部分的工作通過網(wǎng)絡(luò)完成，是全員的辦公自動化。因此要求所有工作人員，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至各級辦事人員，都能使用電腦，否則，辦公自動化就無法實(shí)現(xiàn)。目前的辦公自動化系統(tǒng)，行政人員只要能掌握基本的Windows 和Office操作，就能進(jìn)行工作。但是，為了保障辦公自動化系統(tǒng)的成功實(shí)施，我校對全體教職員工進(jìn)行專門的培訓(xùn)，印發(fā)使用手冊，便于有重點(diǎn)地講解，全面覆蓋，重點(diǎn)突破。系統(tǒng)管理員實(shí)時檢查辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行情況，做好系統(tǒng)維護(hù)記錄，發(fā)現(xiàn)問題，盡快解決，遇到無法解決的問題及時向有關(guān)技術(shù)服務(wù)部門反饋，請其派專人解決。認(rèn)真聽取各部門流轉(zhuǎn)人員的意見，并根據(jù)實(shí)際情況向軟件設(shè)計(jì)公司提出合理的更新升級建議，使辦公系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)更加優(yōu)化，更趨合理，更貼近學(xué)校的實(shí)際情況，在最大限度上發(fā)揮其強(qiáng)大的辦公功能。

上海財經(jīng)大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)改善了學(xué)校行政管理的各個方面，規(guī)范并優(yōu)化行政辦公流程，加強(qiáng)部門之間的協(xié)同辦公，促進(jìn)校務(wù)公開，提高辦公效率和行政管理水平。隨著學(xué)校管理體制、管理流程的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)將進(jìn)一步進(jìn)行應(yīng)用范圍的拓展和應(yīng)用深化，更好地支持學(xué)校的行政管理工作。

(作者單位為上海財經(jīng)大學(xué)信息化辦公室)