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        巧用郵件合并功能實現(xiàn)word表格的快速填制和打印

        2012-10-27 00:46:16王曉立劉春香
        中國科技信息 2012年19期
        關(guān)鍵詞:審批表昌樂縣窗格

        于 江 王曉立 劉春香

        1.山東省昌樂縣氣象局,山東濰坊 262400 2.山東省濰坊市氣象局,山東濰坊 261000

        巧用郵件合并功能實現(xiàn)word表格的快速填制和打印

        于 江1王曉立2劉春香1

        1.山東省昌樂縣氣象局,山東濰坊 262400 2.山東省濰坊市氣象局,山東濰坊 261000

        本文通過填制某縣氣象信息員審批表這一事例,介紹了郵件合并功能在實現(xiàn)大量信息的快速填充功能上的便利性,以供同行參考。

        郵件合并;表格;填制

        引言

        氣象為農(nóng)服務(wù)作為公共服務(wù)的一項重要內(nèi)容,正越來越受到民眾重視。某縣為提高氣象防災(zāi)減災(zāi)能力,積極擴(kuò)大氣象信息的覆蓋面,建立了一支由610名農(nóng)村干部組成的氣象信息員隊伍。這610名農(nóng)村干部的信息員審批表格如何快速建立,靠一張一張地切換,復(fù)制并粘貼,效率肯定低下。本文巧妙利用word表格中的“郵件合并”功能,將審批表格快速高效地填充完成,大大地提高了辦公效率。

        1 確定審批表格需要填制的項目

        如不表1,氣象信息員審批表中需要填制的10個項目都用無色標(biāo)注了出來,作為以后需要進(jìn)行插入操作的目標(biāo)項目。

        表 1 昌樂縣氣象信息員審批表

        表2

        表3 昌樂縣氣象信息員審批表

        2 做好數(shù)據(jù)源的合并準(zhǔn)備工作

        在此前,各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室都將其鄉(xiāng)鎮(zhèn)中擬聘的氣象信息員個人情況用excel表格的形式報了過來。接下來打開數(shù)據(jù)源。如表2(出于對隱私的保護(hù),圖中都將電話等個人信息隱去了)

        在此前的word文檔《昌樂縣氣象信息員審批表》中,單擊菜單“工具”中的“信函與郵件”,打開“郵件合并”任務(wù)窗格,在“選擇文檔類型”列表框中單擊選中“目錄”,然后點擊“下一步:正在啟動文檔”。在“選擇開始文檔”列表框中使用默認(rèn)設(shè)置“使用當(dāng)前文檔”,然后單擊“下一步:選取收件人”。單擊瀏覽按鈕,打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框,找到數(shù)據(jù)源“各鎮(zhèn)信息員情況上報表”存放的位置,選取該文檔后單擊“打開”。在“選擇表格”對話框中選擇“Sheet1$”,然后單擊鼠標(biāo)勾選“首行包括列標(biāo)題”,最后單擊“確定”按鈕。打開“郵件合并收件人”對話框,單擊“確定”按鈕,返回“郵件合并”任務(wù)窗格。

        3 插入并合并到新文檔

        打開數(shù)據(jù)源的工作完成以后,接下來將進(jìn)行插入合并域的操作。具體方法如下:

        在“郵件合并”任務(wù)窗格中,單擊“下一步:選取目錄”。打開“信息員審批表模板”,將光標(biāo)定位在“姓名”右面的表格①中,然后單擊“郵件合并”任務(wù)窗格中的“其他項目”。打開“插入合并域”對話框,選擇“姓名”,單擊“插入”按鈕,然后在審批表模板中插入“姓名域”,單擊“關(guān)閉”按鈕。參照上述方法,依次在②~⑩域中完成插入合并域的操作(如表3)。

        接下來,即可將生成的信息員審批表合并到新文檔中去。在“郵件合并”對話框中單擊“下一步:預(yù)覽目錄”,在左邊的預(yù)覽框中可以看到當(dāng)前信息員的個人信息。在“郵件合并”任務(wù)窗格中,單擊“下一步:完成合并”。單擊“創(chuàng)建新文檔”,打開“合并到新文檔”對話框,選擇其中的默認(rèn)選項“全部”,單擊“確定”按鈕后,即完成了審批表的填制操作,接下來進(jìn)行打印操作即可以了。

        4 小結(jié)

        此文雖然僅僅通過郵件合并功能完成填制審批表這一事例,但普遍具有借鑒意義,可以批量生成需要的郵件文檔,從而大大提高工作的效率。

        10.3969/j.issn.1001-8972.2012.19.026

        于江(1983-),男,山東五蓮人,助理工程師,本科,從事氣象科技服務(wù)工作。

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