王海順

（安陽(yáng)師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，河南 安陽(yáng) 455000）

基于計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化技術(shù)分析

王海順

（安陽(yáng)師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，河南 安陽(yáng) 455000）

辦公自動(dòng)化（OA）是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的新模式，基于計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化將計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能作用充分發(fā)揮，為企業(yè)提供了高效率、高水平、高質(zhì)量的經(jīng)管方案.在辦公自動(dòng)化技術(shù)背景下，電子文件成為了企業(yè)辦公的新載體，其將各種文件資料以電子檔案的形式運(yùn)行傳輸，為企業(yè)提供了十分便捷的信息傳遞流程.針對(duì)這一點(diǎn)，本文重點(diǎn)分析了基于計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化技術(shù)的相關(guān)問(wèn)題.

計(jì)算機(jī)；電子文件；辦公自動(dòng)化；管理

電子文件是企業(yè)傳輸信息的主要載體，也是辦公自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用的表現(xiàn)之一.計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)得到全面運(yùn)用之后，企業(yè)的檔案信息資料開(kāi)始轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问?，給企業(yè)內(nèi)部人員的信息傳輸提供了更好地平臺(tái).為了適應(yīng)電子文件發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)必須要引進(jìn)相關(guān)技術(shù)控制好辦公自動(dòng)化流程，提高辦公自動(dòng)化運(yùn)行的技術(shù)水平.

1 風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)的運(yùn)用

電子文件對(duì)于企業(yè)自動(dòng)化管理模式的執(zhí)行有著重要的作用，其能夠協(xié)調(diào)好系統(tǒng)之間的運(yùn)行流程，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用.基于計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化技術(shù)推廣之后，企業(yè)對(duì)于OA系統(tǒng)下的電子文件采取了多項(xiàng)管理措施.其中，風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)是不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容，具體表現(xiàn)為：

1.1 優(yōu)化管理.電子文件風(fēng)險(xiǎn)防范的根本在于管理體系，企業(yè)要對(duì)電子文件制定科學(xué)的管理計(jì)劃，如圖1，檔案管理人員可以頒布和制定某些特定的制度.在管理電子檔案時(shí)需控制好人員操作的范圍，非管理人員不得操控系統(tǒng).

圖1 電子文件自動(dòng)化管理

1.2 引進(jìn)技術(shù).先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)是辦公自動(dòng)化順利運(yùn)行的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)在運(yùn)行期間要采取多項(xiàng)措施，對(duì)維護(hù)電子檔案安全性有著重要的意義.在電子檔案管理時(shí)可通過(guò)設(shè)置密碼的方法，密碼可用于大多數(shù)現(xiàn)代的操作系統(tǒng).

1.3 強(qiáng)化防御.根據(jù)企業(yè)辦公自動(dòng)化運(yùn)行需要，積極創(chuàng)建安全防御系統(tǒng)是比不可少的.電子文件應(yīng)用流程中采取安全防護(hù)也是避免電子檔案受到威脅的一大策略，其對(duì)于檔案的維護(hù)控制有著重要作用.

2 文件安全技術(shù)的運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的必備技術(shù)，其對(duì)于各種信息數(shù)據(jù)的處理都能起到很好的調(diào)控作用.電子文件是OA模式下的新載體，其在傳輸過(guò)程中常會(huì)遇到不同的安全隱患，若不及時(shí)處理則會(huì)給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失.文件安全技術(shù)的運(yùn)用是綜合性的防范體系，可保證電子文件不受外界攻擊，提高了企業(yè)辦公自動(dòng)化的水平.

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù).數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用是為了提前防范企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息出現(xiàn)異常，以保證信息處于安全狀況.企業(yè)在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可防止電子文件信息出現(xiàn)異常，維護(hù)了數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)信息運(yùn)用的安全系數(shù).

2.2 防火墻技術(shù).這種技術(shù)能將信任網(wǎng)絡(luò)、非信任網(wǎng)絡(luò)相互隔離開(kāi)來(lái)，從而創(chuàng)建一個(gè)綜合性的安全檢查點(diǎn)，及時(shí)控制各種異常信號(hào)，如圖2.如：防火墻中的強(qiáng)制實(shí)糟能進(jìn)行安全檢查，防止信息非法存取或攻擊.

圖2 防火墻技術(shù)運(yùn)用

2.3 病毒防護(hù)技術(shù).病毒是目前破壞企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的最大病害，對(duì)于病毒問(wèn)題的處理，企業(yè)要通過(guò)各種殺毒、防毒的方式加以處理.如：每臺(tái)PC機(jī)上安裝防病毒軟件客戶端，在服務(wù)器上安裝基于服務(wù)器的防病毒軟件.

2.4 虛擬網(wǎng)技術(shù).對(duì)于網(wǎng)絡(luò)管理者來(lái)說(shuō)，其掌握熟練的VLAN技術(shù)可為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行營(yíng)造穩(wěn)定的環(huán)境.虛擬局域網(wǎng)技術(shù)下的廣播和單播流量都不會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)到其他VLAN中，對(duì)于企業(yè)本身發(fā)揮著控制流量及安全防范作用.

3 綜合管理技術(shù)的運(yùn)用

除了針對(duì)某一個(gè)方面采取調(diào)控方案外，企業(yè)還要針對(duì)辦公自動(dòng)化采取綜合性的管理技術(shù)，從不同的環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)自動(dòng)化運(yùn)行流程.針對(duì)電子文件的實(shí)際運(yùn)用，企業(yè)在辦公自動(dòng)化下執(zhí)行的綜合管理技術(shù)需圍繞“風(fēng)險(xiǎn)”進(jìn)行，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)緩解、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等三項(xiàng)工作確保電子文件的安全性.

3.1 風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移.轉(zhuǎn)移策略是為了將電子檔案風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到其它方面，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法可從多個(gè)方面提供改進(jìn)，采用不同的方式保證數(shù)據(jù)安全.辦公自動(dòng)化模式創(chuàng)建之后，企業(yè)應(yīng)對(duì)電子文件管理制定多套方案，以便管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后可及時(shí)轉(zhuǎn)移調(diào)整.

3.2 風(fēng)險(xiǎn)緩解.電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響.同時(shí)，對(duì)電子文件的數(shù)據(jù)包實(shí)施優(yōu)化管理，如圖3.

圖3 數(shù)據(jù)包運(yùn)行流程

3.3 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)真正發(fā)生之后，企業(yè)應(yīng)盡快采取措施防范，同時(shí)應(yīng)利用其它措施將風(fēng)險(xiǎn)損失控制在最低.通常需要評(píng)估的內(nèi)容包括：攻擊的可能性、發(fā)生攻擊所可能造成的毀壞程度、徹底的成本效益分析等相關(guān)內(nèi)容.

4 結(jié)論

總之，電子文件是企業(yè)辦公自動(dòng)化的主要文件形式，企業(yè)在辦公過(guò)程中要靈活運(yùn)用各種文件技術(shù).為了避免電子文件信息被竊取，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合OA系統(tǒng)的運(yùn)行狀況制定安全防范技術(shù)，協(xié)調(diào)好文件傳輸、使用、管理等多個(gè)方面的工作，這對(duì)于企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有很大的促進(jìn)作用.

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