劉 杰

(東北制藥集團(tuán)供銷有限公司，遼寧 沈陽(yáng) 110023)

采購(gòu)，是連鎖藥店供應(yīng)鏈的源頭。筆者以行業(yè)自身情況為基礎(chǔ)，提出了采購(gòu)改革的一些設(shè)想和方案，擬從供應(yīng)商評(píng)估選擇、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制、采購(gòu)績(jī)效管理、采購(gòu)成本控制4個(gè)方面來(lái)分析改善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的方法。

1 供應(yīng)商評(píng)估

1.1 供應(yīng)商評(píng)估維度

首先必須確定供應(yīng)商評(píng)價(jià)維度，建立實(shí)質(zhì)性目標(biāo)，重新梳理企業(yè)業(yè)務(wù)流程，從而提高運(yùn)營(yíng)效率。在選擇供應(yīng)商之前，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面、客觀地評(píng)估，并根據(jù)可以量化的評(píng)估結(jié)果選擇供應(yīng)商。筆者所在的醫(yī)藥連鎖有限公司對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估主要從以下5個(gè)方面著手，如圖1所示。供應(yīng)商評(píng)估的目標(biāo)非常明確，具體體現(xiàn)在:獲得符合企業(yè)總體質(zhì)量和數(shù)量要求的產(chǎn)品;確保供應(yīng)商能夠提供最優(yōu)的產(chǎn)品和最及時(shí)的供應(yīng);在保證供應(yīng)質(zhì)量的前提下，充分降低采購(gòu)成本;形成供應(yīng)商淘汰機(jī)制;維護(hù)和發(fā)展良好的、長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商，與優(yōu)秀供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

1.2 分級(jí)

圖1 供應(yīng)商評(píng)估維度

供應(yīng)商評(píng)估維度確定之后，每年定期進(jìn)行1次評(píng)估。供應(yīng)商評(píng)審人員應(yīng)本著公平、公正、客觀的原則進(jìn)行等級(jí)評(píng)估。公司根據(jù)分級(jí)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)系維護(hù)管理，保證穩(wěn)定的供需關(guān)系。對(duì)供應(yīng)商評(píng)估分級(jí)可以幫助企業(yè)建立可靠的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并維持同優(yōu)秀供應(yīng)商的互惠合作，減少企業(yè)采購(gòu)工作中的固有風(fēng)險(xiǎn)，降低采購(gòu)流程的總體運(yùn)行成本，提高采購(gòu)效率。供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是企業(yè)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)定應(yīng)該盡量做到全面、客觀、可量化。供應(yīng)商的評(píng)估分級(jí)采取如下評(píng)分策略，詳見(jiàn)表1。

表1 供應(yīng)商評(píng)價(jià)表

2 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制

2.1 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分類

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)主要分為采購(gòu)?fù)庖蝻L(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)兩大類。采購(gòu)?fù)庖蝻L(fēng)險(xiǎn)包括:質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn);批量采購(gòu)、長(zhǎng)單合同還可能因?yàn)閮r(jià)格下跌而引起采購(gòu)損失;還有意外風(fēng)險(xiǎn);另外還包括合同風(fēng)險(xiǎn)，即合同主體作假、虛假發(fā)票、供應(yīng)商單方終止合同、故意違約等風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)有3個(gè)方面:一是預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)，即因市場(chǎng)需求發(fā)生變動(dòng)，影響到需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性的風(fēng)險(xiǎn);二是存量風(fēng)險(xiǎn)，即由于缺貨、庫(kù)存積壓而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn);三是道德風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理策略與方法

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理策略主要有預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、回避風(fēng)險(xiǎn)、減輕風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)急措施和自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)6個(gè)方面，如圖2所示。具體的風(fēng)險(xiǎn)管理采用以下方式推行，如圖3所示。

針對(duì)存貨風(fēng)險(xiǎn)，采取的措施是時(shí)間控制，盤活庫(kù)存，及時(shí)清理和報(bào)告;針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，采取的措施是培訓(xùn)采購(gòu)人員法律知識(shí)、定期跟蹤調(diào)查合同;針對(duì)預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)，則對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行分類管理，加強(qiáng)預(yù)付款購(gòu)貨的追蹤管理，防止欺詐行為;針對(duì)采購(gòu)中的道德風(fēng)險(xiǎn)，在科學(xué)設(shè)置監(jiān)督機(jī)制的同時(shí)，加強(qiáng)員工責(zé)任心教育，并在關(guān)鍵的采購(gòu)崗位設(shè)置不定期輪崗制度。

3 采購(gòu)績(jī)效管理

對(duì)于醫(yī)藥連鎖零售企業(yè)，企業(yè)之間經(jīng)營(yíng)方式極其相似，同質(zhì)化嚴(yán)重，可以說(shuō)對(duì)成本的控制在很大程度上決定了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成敗。建立科學(xué)的采購(gòu)績(jī)效衡量體系來(lái)評(píng)價(jià)采購(gòu)績(jī)效，通過(guò)適合的績(jī)效評(píng)價(jià)方法引導(dǎo)采購(gòu)人員的采購(gòu)行為，對(duì)于促進(jìn)采購(gòu)與供應(yīng)管理工作具有重要意義。

采用平衡計(jì)分卡對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)是一種比較理想的方式，其全面性、系統(tǒng)性和可行性可使企業(yè)建立高效的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。平衡計(jì)分卡的核心思想，也就是通過(guò)財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部流程以學(xué)習(xí)發(fā)展這4個(gè)方面的指標(biāo)間相互驅(qū)動(dòng)的因果關(guān)系展現(xiàn)組織的戰(zhàn)略軌跡，可以從推進(jìn)戰(zhàn)略到執(zhí)行的角度實(shí)現(xiàn)績(jī)效持續(xù)改進(jìn)。

對(duì)于具體指標(biāo)的設(shè)定，從財(cái)務(wù)角度重點(diǎn)考慮4個(gè)方面，即可度量的采購(gòu)成本節(jié)約，價(jià)格變化趨勢(shì)和價(jià)格指數(shù)之間的對(duì)比，所采購(gòu)商品占有的總成本和單筆交易成本，以及采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的考核;從客戶角度重點(diǎn)考慮4個(gè)方面，即與所采購(gòu)的商品有關(guān)的消費(fèi)者投訴次數(shù)和影響強(qiáng)度，內(nèi)部客戶(即連鎖門店)的滿意程度，組建跨職能部門的小組考核部門協(xié)調(diào)情況，以及評(píng)估和選擇供應(yīng)商工作的執(zhí)行情況;從內(nèi)部業(yè)務(wù)流程角度主要考慮4個(gè)方面，即供應(yīng)商的集中度，滿足優(yōu)秀供應(yīng)商要求的比例，采購(gòu)過(guò)程的及時(shí)情況，以及采購(gòu)訂單的平均價(jià)值;從學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)角度主要考慮3個(gè)方面，即培訓(xùn)完成情況及完成質(zhì)量考核，部門之間分享的高效工作方法，以及業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、人員滿意度和人員流失率考核。

其中需要特別說(shuō)明的是，通道利潤(rùn)主要體現(xiàn)為進(jìn)場(chǎng)費(fèi)、上架費(fèi)、專柜費(fèi)、促銷費(fèi)等。采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)中對(duì)通道利潤(rùn)的指標(biāo)考核占據(jù)了較大權(quán)重，因?yàn)橥ǖ览麧?rùn)的高低更多依賴于采購(gòu)合同和交易條件，而這正是采購(gòu)人員個(gè)人價(jià)值的體現(xiàn)。

4 采購(gòu)成本控制

采購(gòu)成本的控制是醫(yī)藥連鎖行業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中最重要的一環(huán)，良好的采購(gòu)成本控制就是企業(yè)成功的一大半。采購(gòu)價(jià)格的高低直接關(guān)系著企業(yè)銷售最終端——門店的形象，同時(shí)也關(guān)系到企業(yè)利潤(rùn)的重要來(lái)源。

首先，要在制度層面強(qiáng)化采購(gòu)行為，明確采購(gòu)程序，以此提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。在采購(gòu)制度的設(shè)計(jì)上，明確職責(zé)分工和審批權(quán)限，通過(guò)分權(quán)制衡的方式來(lái)嚴(yán)格控制采購(gòu)價(jià)格。在對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制的過(guò)程中，要納入對(duì)信息收集匯總、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)、供應(yīng)商談判、簽訂合同、采購(gòu)訂單、貨款結(jié)算等業(yè)務(wù)過(guò)程的控制，其目的在于確定最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格、確定合理的采購(gòu)訂貨量、實(shí)行嚴(yán)格合理的采購(gòu)付款控制。

其次，采購(gòu)計(jì)劃部門要及時(shí)匯總門店需求信息，然后對(duì)不同的采購(gòu)方式進(jìn)行對(duì)比，找出成本最低的采購(gòu)形式組合。

另外，還要針對(duì)不同類別商品建立起規(guī)范的采購(gòu)定價(jià)流程。核心內(nèi)容是廣泛采用詢價(jià)、比價(jià)、估價(jià)、議價(jià)等方式，合理確定采購(gòu)價(jià)格。在詢價(jià)方面，采購(gòu)部人員利用網(wǎng)絡(luò)信息、行業(yè)協(xié)會(huì)、市場(chǎng)采價(jià)等多種渠道，快速獲取市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格3類信息;在比價(jià)方面，建立比價(jià)體系;在估價(jià)方面，應(yīng)成立估價(jià)小組，自行估算出較為準(zhǔn)確的底價(jià);在議價(jià)方面，應(yīng)根據(jù)底價(jià)資料、市場(chǎng)行情、采購(gòu)量大小和付款條件等因素與供應(yīng)商商議出合理的價(jià)格。為了激勵(lì)采購(gòu)人員，還可對(duì)采購(gòu)成本降低的給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

綜上所述，通過(guò)以上4個(gè)方面來(lái)改善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，會(huì)使連鎖藥店的采購(gòu)工作更加科學(xué)有效，會(huì)使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率得到更大提升。筆者認(rèn)為，醫(yī)藥連鎖企業(yè)中，采購(gòu)工作不能僅僅依靠采購(gòu)人員個(gè)人能力的發(fā)揮，必須引入科學(xué)的管理技術(shù)來(lái)降低企業(yè)對(duì)員工個(gè)人能力過(guò)于依賴的現(xiàn)狀，全面降低業(yè)務(wù)流程中員工決策的彈性，重塑采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，用高效的數(shù)學(xué)模型及嚴(yán)格的制度來(lái)約束采購(gòu)人員的自由裁量權(quán)，有效避免潛在的問(wèn)題。