◎ 本刊記者 于巧稚

協(xié)同軟件作為當(dāng)今風(fēng)靡一時的信息化系統(tǒng)，被各類企業(yè)爭相追逐，如今已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，貫穿于企業(yè)發(fā)展的各個階段。尤其是企業(yè)在經(jīng)歷了創(chuàng)業(yè)、集體化、規(guī)范化三個階段后，便進入精細(xì)化管理階段，各個部門、各個崗位的工作更加專業(yè)化，跨部門、跨組織的工作時常出現(xiàn)，為完成某一跨部門任務(wù)而組建的虛擬團隊大量存在，工作人員往往同時兼具多種角色。此時，以提升團隊協(xié)作能力為主要應(yīng)用目標(biāo)的協(xié)同軟件，成為在管理制度眾多、管理層級較長、職責(zé)角色復(fù)雜的組織中，恢復(fù)其活力的有效工具?！皡f(xié)同”的概念也隨著時代的發(fā)展而富有更深的含義，不僅包括人與人之間的協(xié)作，也包括不同應(yīng)用系統(tǒng)之間，不同數(shù)據(jù)之間，不同終端設(shè)備之間，不同應(yīng)用情景之間，人與機器之間，科技與傳統(tǒng)之間等全方位的協(xié)同。

協(xié)同時代應(yīng)解決信息孤島

企業(yè)信息化的發(fā)揮應(yīng)該是一個循序漸進的過程，從西方信息化開始較早的國家來看，信息化的實施和應(yīng)用并不是一步到位，而是通過循序漸進的過程逐步建立起來的。因此，信息化的發(fā)展大多是從初級階段到中級階段，再到高級階段的發(fā)展過程。在企業(yè)處理某項工程或者業(yè)務(wù)時，也會單獨開發(fā)或引進一個個應(yīng)用系統(tǒng)。這些分散開發(fā)或引進的系統(tǒng)，通常缺乏整體考慮，更不會統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或者信息共享等方面的問題，盲目追求“實用快上”的目標(biāo)導(dǎo)致了信息孤島時常發(fā)生。長期以來，由于信息化普及的深度和廣度不夠，很多企業(yè)將信息化的重心放在設(shè)備選型或網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑上，沒有用心進行信息資源的開發(fā)與利用，因而導(dǎo)致對“信息孤島”問題長期存在得不到解決。

那么企業(yè)CIO該如何有效地解決信息孤島的問題呢？

首先要理順企業(yè)的數(shù)據(jù)流。信息系統(tǒng)的實施是建立在完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上的，而信息系統(tǒng)的成功運行則是基于對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理。企業(yè)信息化需要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、可靠性和及時性是以各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整和正確為基礎(chǔ)的，數(shù)據(jù)的統(tǒng)一是企業(yè)信息化建設(shè)成功關(guān)鍵之一。

其次要進行統(tǒng)一信息資源規(guī)劃。CIO應(yīng)該對企業(yè)信息資源建設(shè)進行整體規(guī)劃及統(tǒng)一部署，建立各個部門系統(tǒng)發(fā)展可持續(xù)目標(biāo)，機構(gòu)內(nèi)部的各種資源的配置要從整體優(yōu)化的角度考慮，資金、設(shè)備、技術(shù)、人員、信息等要素的投入要達(dá)到低投入、低消耗、高效率的可持續(xù)使用。

最后通過集成平臺實現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用的集成。集成平臺是可以適應(yīng)于不同系統(tǒng)之間信息共享的通用工具，就是通過企業(yè)應(yīng)用集成技術(shù)將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、公共數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件、硬件和各種標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)合起來，在不同企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫集成，使它們像一個整體一樣進行業(yè)務(wù)處理和信息共享。當(dāng)在多個企業(yè)系統(tǒng)之間進行商務(wù)交易的時候，集成平臺也可以為不同企業(yè)之間實現(xiàn)系統(tǒng)集成。

由于數(shù)據(jù)中心的服務(wù)器數(shù)量與聯(lián)接到互聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備數(shù)量正在以驚人的速度增長，對于這些孤島之間更具一致性的協(xié)作需求變得愈發(fā)普遍，解決信息孤島急需降低數(shù)據(jù)中心的復(fù)雜性。行業(yè)領(lǐng)袖和分析師一直都在關(guān)注信息孤島的問題。根據(jù)2010年的一個調(diào)查報告顯示有60%的CEO認(rèn)為其當(dāng)前的基礎(chǔ)設(shè)施復(fù)雜性較高，79%的CEO預(yù)計在以后五年中復(fù)雜性將會不斷提升。在數(shù)據(jù)中心領(lǐng)域內(nèi)，諸如云計算和整合基礎(chǔ)設(shè)施等最近的創(chuàng)新技術(shù)已經(jīng)開始有助于降低其中的復(fù)雜性，然而在排除信息孤島的問題上仍存在嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

未來的信息化發(fā)展，不在單單是各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，更多的是系統(tǒng)之間、數(shù)據(jù)之間能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同。信息孤島是一個長期存在的現(xiàn)象，對現(xiàn)存的信息孤島采用集成的方式，對個別無法集成的舊系統(tǒng)采用替換升級的方式實現(xiàn)信息共享，必要時從規(guī)劃開始對現(xiàn)有系統(tǒng)進行全面的升級和改造。

因科技從而實現(xiàn)移動協(xié)同

移動協(xié)同是當(dāng)今高速發(fā)展的通信業(yè)與IT業(yè)交融的產(chǎn)物，它將通信業(yè)在溝通上的便捷、在用戶上的規(guī)模，與IT業(yè)在軟件應(yīng)用上的成熟、在業(yè)務(wù)內(nèi)容上的豐富，完美結(jié)合到了一起，使之成為了繼電腦無紙化辦公、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程化辦公之后的新一代辦公模式。與云計算同時興起的是移動技術(shù)的迅速發(fā)展，二者相輔相成。有賴于各種移動設(shè)備的發(fā)展，特別是蘋果手機、安卓系統(tǒng)智能手機大行其道，手機智能化、手機PC化已成為趨勢，再就是以ipad為代表的平板電腦的大力發(fā)展，其屏幕的大小足夠支撐所有的系統(tǒng)應(yīng)用，這些都為移動協(xié)同提供了良好的保證。如何利用移動，如何讓它在企業(yè)管理中發(fā)揮自己的作用成為協(xié)同軟件的重要課題。

目前有很多軟件產(chǎn)品，將移動應(yīng)用提升到一個新的高度，也預(yù)示著一場工作革命即將到來：人們可以不必呆在辦公室守著固定的工位，靠電話、郵件或口頭傳遞信息來辦公，也可以不必拉網(wǎng)線就登錄協(xié)同，如果你愿意，也可以不用電腦，掏出iPad或者智能手機，在你想去的任意地方登錄協(xié)同，隨時工作。

移動協(xié)同實現(xiàn)了碎片化時間的應(yīng)用，在乘坐交通工具、會議間隙等碎片時間可以用來進行工作的處理或者進行知識學(xué)習(xí)，智慧協(xié)同的快速審批、日程查看、單據(jù)審批等功能都可以快速的解決，移動設(shè)備實時在線的特性也能保證信息處理的及時，使協(xié)同管理更具效率。

黨的十七大報告已將“信息化”工作的開展提到了全新的歷史高度，信息化將成為社會科學(xué)發(fā)展的重要推動力量。作為信息化科技發(fā)展的最新成果，“移動辦公”的出現(xiàn)，為現(xiàn)代社會提供了一種全新的工作模式。它使政府和企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、辦事人員不用再全天困守在辦公室中批示和處理工作事務(wù)，它使信息指令能更快傳遞，使得工作場所變得沒有局限，讓辦公事務(wù)變得可以隨心所欲，它是中國在信息化技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用上的自主創(chuàng)新。它的使用簡便，適用性廣、功能性強等特性，使其在改造和提升各產(chǎn)業(yè)的競爭力，更大程度發(fā)展社會生產(chǎn)力，推動節(jié)約型社會建設(shè)等方面都有出色的推動作用，正在受到政府各界和社會各產(chǎn)業(yè)越來越多的重視。

打破人與人之間的隔閡

實施信息化通常要對各個業(yè)務(wù)進行整合。這些業(yè)務(wù)盡管更多的時候從屬于企業(yè)的不同人員、不同部門，但本質(zhì)上來說它們都是緊密關(guān)聯(lián)的，并形成企業(yè)特有的業(yè)務(wù)體系，企業(yè)需要對各個業(yè)務(wù)進行充分的整合以使業(yè)務(wù)能夠協(xié)調(diào)和平滑運作，任何業(yè)務(wù)鏈的“斷折”或業(yè)務(wù)的“死角”都會對企業(yè)的運營產(chǎn)生影響。

完成一個項目通常需要多人共同協(xié)作，人與人之間通過完成項目的一系列事件而聯(lián)系在一起。事件的發(fā)生的次序決定了系統(tǒng)內(nèi)用戶信息傳遞的流程。這樣對于協(xié)同辦公系統(tǒng)中的每個用戶，登錄系統(tǒng)都會獲取一個實時的事件清單，用戶只需對當(dāng)前事件進行響應(yīng)，簡化了以往繁雜的處理過程。

人與人之間的協(xié)作，這是在企業(yè)的每個角落里時刻都在發(fā)生的。人與人之間的屏障應(yīng)該被打破，并可被隨時調(diào)動起來組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的“虛擬團隊”。例如一個項目，隨著項目的建立，各個部門的有關(guān)人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括外聘專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的“虛擬團隊”中的成員可以共享項目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個問題進行探討、參加網(wǎng)上的項目會議等。“虛擬團隊”不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協(xié)同應(yīng)用平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成。協(xié)同應(yīng)用的解決方案幫助企業(yè)整合了各種資源，因而協(xié)同應(yīng)用平臺也應(yīng)具備如下三個基本特點：即整合性，實現(xiàn)各種信息及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)和統(tǒng)一管理；聯(lián)貫性，實現(xiàn)“以點帶面”的連通運作；靈活性，實現(xiàn)“隨需而應(yīng)”的動態(tài)組合及相互協(xié)作。

科技與傳統(tǒng)的和諧

胡錦濤總書記在慶祝清華大學(xué)建校100周年講話中，從加快建設(shè)創(chuàng)新型國家的要求出發(fā)，明確提出要積極提升原始性創(chuàng)新、集成創(chuàng)新和引進消化吸收再創(chuàng)新能力，積極推動協(xié)同創(chuàng)新。第一次提出了“四個創(chuàng)新”，豐富和發(fā)展了中國特色自主創(chuàng)新的內(nèi)涵。中央各級領(lǐng)導(dǎo)和研究學(xué)者也在不同的場合宣講和詮釋協(xié)同創(chuàng)新的內(nèi)涵和重要性。

河南二建常務(wù)副總經(jīng)理王海民在企業(yè)實施了協(xié)同系統(tǒng)后曾頗有感慨的說，信息化條件下催生出的新的工作方式改變了二建人的工作狀態(tài)，更改變了人們的精神面貌，造就了一個新二建，塑造了一個新圖騰。協(xié)同軟件催生了河南二建的“協(xié)同理念”，協(xié)同理念構(gòu)造了河南二建寬容和諧的陽光文化和團隊，這是二建的生命之本。勞動者和信息化工具相結(jié)合的河南二建，已經(jīng)進入“人劍合一”的境界。信息化的工具支撐了他們管理體制的初步變革，也正在催生著他們新的更大的變革。

對于協(xié)同OA用戶來說，人性化的界面設(shè)計往往是用戶良好OA體驗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時，走好界面人機交互第一步，也將為客戶帶來更為易用的OA管理體驗。近年來，人性化的界面設(shè)計受到很多廠商的關(guān)注，并紛紛推出各類吸引眼球的設(shè)計。將科技與傳統(tǒng)結(jié)合，甚至用科技實現(xiàn)傳統(tǒng)都已經(jīng)成為下一步信息化發(fā)展的趨勢，不能因為科技進步而缺失了傳統(tǒng)。

正如一位信息化專家所言，信息化是一項"只有開始沒有結(jié)束"的事業(yè)，信息化伴隨著企業(yè)的誕生而誕生，伴隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在信息化飛速發(fā)展的今天，要趕上時代的變化和發(fā)展，企業(yè)就必須與時俱進，不斷改革和創(chuàng)新，朝著大協(xié)同時代而不斷奮進。