胡堅(jiān)

[摘要] 結(jié)合高校院系研究生學(xué)籍管理工作實(shí)際, 針對(duì)存在問(wèn)題，改進(jìn)和規(guī)范研究生學(xué)籍管理,為研究生培養(yǎng)的各項(xiàng)工作提供基本保障。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案研究生檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過(guò)程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國(guó)（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來(lái)越多的用人單位或部門(mén)重視利用學(xué)籍檔案來(lái)了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國(guó)深造時(shí)需向聘用單位或國(guó)外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門(mén)為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒(méi)有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過(guò)程的重要材料，沒(méi)有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問(wèn)題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問(wèn)題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書(shū)兩次寄檔過(guò)程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過(guò)程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒(méi)有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門(mén)。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問(wèn)題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無(wú)法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫(kù)類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對(duì)造成極大不便。

三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問(wèn)題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書(shū)內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。

2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔

研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫(xiě)，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書(shū)面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門(mén)、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門(mén)，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過(guò)程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。