董習超，劉小瓊

(中國水利水電第七工程局有限公司二分局，四川成都 611730)

1 概述

水電施工企業(yè)作為市場競爭的主體及獨立經(jīng)營核算的法人單位，實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化是其追求的核心目標。在全面推行項目管理精細化的大環(huán)境下，很多項目管理者往往不注重施工過程中的數(shù)理記錄工作，從而在變化萬千的施工進展中錯失成本管控、變更索賠等經(jīng)營管理所必須的原始基礎資料，致使項目利益受到影響，造成多年提倡的精細化管理目標成為空談。筆者就日常數(shù)理記錄的必要性、重要作用及記錄方法進行了論述，以探索數(shù)理記錄在經(jīng)營管理工作中的重要作用。

2 日常數(shù)理記錄的概念

所謂日常數(shù)理記錄是指在項目管理過程中，對工程施工中發(fā)生的事件、資源配置情況、設備運轉效率及合同邊界條件等進行連續(xù)性、長期性的定性與定量記錄工作，并以臺帳式或日記式的方法記錄并反映最原始、最客觀的施工情況，克服與解決目前經(jīng)營管理工作中普遍存在的、可以定性但較難定量分析的矛盾和問題。

3 日常數(shù)理記錄工作在經(jīng)營管理過程中的作用

日常數(shù)理記錄工作對經(jīng)營工作起到的主要作用體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 對變更索賠的重要作用

工程建設特別是大型工程項目由于施工條件的復雜性和多變性，施工過程中不可避免地會發(fā)生大量的合同變更索賠。而在變更索賠過程中，往往會遇到這樣一些問題:如何讓對方相信你申訴的事件是客觀實際?既使相信有該事實，但你所申報的費用金額是否真實?甚至會出現(xiàn)這樣一些情況，“我很想給予一定補償，但無法具體量化，并經(jīng)得起審計?！边@些問題和矛盾的產(chǎn)生，主要原因是缺失雙方能共同認可的基礎數(shù)據(jù)與資料。因為在工程施工過程中受到的干擾和影響程度、人員設備效率水平等一但工程完工很難再進行有效的統(tǒng)計分析，且往往無法通過模型試驗的方式進行追索?？嘤诙抠Y料的缺乏，很多變更索賠在處理時往往是“只刮風不下雨”，解決起來十分困難。如何化解這一矛盾和問題呢?做好現(xiàn)場數(shù)理統(tǒng)計記錄工作無疑是一把打開“神廟”的金鑰匙。

【案例】某一超大型土石方開挖工程項目，運輸路線中有一長約3 km的長距離隧洞。施工過程中，由于車流量巨大，通風散煙條件極差，長距離隧洞段通行條件十分惡劣，長時間車輛運行能見度僅為3～5 m，安全險情與事故時有發(fā)生。承包人在實施過程中采取地磅計量的方式，每班配置專人對每臺車的運輸效率進行詳細記錄，在三年多的時間內(nèi)詳實記錄了每天每班車輛的運輸效率、發(fā)生的安全事故、隧洞段能見度、一氧化碳含量等，并及時將相關基礎數(shù)據(jù)呈報監(jiān)理備案。根據(jù)大量的記錄資料，統(tǒng)計分析得出平均每臺車單循環(huán)運輸耗時為52 min，是投標報價水平單車運輸耗時26 min和定額單車運輸耗時24 min的兩倍多。根據(jù)實測效率水平，承包人提出費用索賠金額8 000余萬元。在合同邊界條件無明顯變化的情況下，發(fā)包人對合同責任進行了認真界定，由于原始資料詳實齊全，最終根據(jù)承包人施工過程中的數(shù)理記錄資料，對該事件補償費用達3 000余萬元。

可見，日常數(shù)理統(tǒng)計記錄所創(chuàng)造的經(jīng)濟效益是十分巨大的。如果沒有日積月累的記錄工作，僅憑直觀感受是很難說服談判對象的?！办F里看花”、“醉里挑燈看劍”式的洽商策略顯然無法取得談判對象的認可。

3.2 對成本管理的作用

健全、詳細的施工過程記錄資料將大大提升成本管理的觸角和可追溯性。成本管理過程中，需要不斷核查大量成本指標是否偏離正常值，并可防范、杜絕簽證計量過程中的弄虛作假、胡亂簽證現(xiàn)象。而審核過程中，最困難的就是如何掌握真實有效的原始記錄資料。因為任何憑主觀判斷或定額計算得出的考核指標均難免會與實際情況產(chǎn)生差異。一旦擁有了健全詳實的數(shù)理記錄資料，核定工作將變得較為簡單。例如，經(jīng)現(xiàn)場反映，一家運輸車隊存在偷油賣油現(xiàn)象，但苦于未抓獲盜竊現(xiàn)場，無法具體核查是哪輛車、哪個人實施了上述行為。為此，項目經(jīng)營人員收集了該車隊車輛運行記錄和加油卡，對每臺車產(chǎn)量與耗油指標進行了核定后發(fā)現(xiàn)，其中某一臺車油耗與產(chǎn)量極不匹配，鎖定目標后，經(jīng)多方調(diào)查，最終揪出了害群之馬，在真實的數(shù)據(jù)面前，偷油者只能“伏法認罪”。試想，如若沒有詳細的車輛運轉和加油記錄資料，要想鎖定偷盜者將十分困難。這種管理觸角的延伸，正是得益于數(shù)理記錄。

3.3 在經(jīng)營決策過程中的作用

知己知彼、百戰(zhàn)不殆。在經(jīng)營管理工作中，只有客觀真實掌握實際經(jīng)營指標和數(shù)據(jù)，才能對經(jīng)營方案進行科學與正確的抉擇。在目前的項目管理過程中，往往存在錯綜復雜的一個或多個對立而統(tǒng)一的利益主體。而對立利益主體之間的博弈，資訊與信息就顯得非常重要:一方若掌握詳實的基礎數(shù)據(jù)，無疑將占據(jù)極大的主動權。例如，筆者在處理一勞務分包協(xié)作隊伍合同糾紛時，分包商以各種理由提出過分、無理的要求，將虧損金額浮夸，漫天要價。由于前期對分包協(xié)作隊伍的真實人員投入情況進行了詳實記錄，在與其談判過程中，將其成本情況有理有據(jù)一一托出，分包商頓感氣餒，最終達成了客觀公正的談判結果。這種遵循客觀實際處理復雜問題的思路和方法，需要大量的數(shù)理記錄作為支撐。“解放思想，實事求是”是毛澤東思想的重要內(nèi)容，當年毛澤東同志為了解中國農(nóng)村的實際情況，深入最基層調(diào)查、記錄、統(tǒng)計分析相關數(shù)據(jù)，早已為我們留下了寶貴的實踐經(jīng)驗。

4 如何進行日常數(shù)理記錄工作

要做好日常數(shù)理記錄工作，首先要弄明白記錄的主要內(nèi)容有哪些。結合筆者長期經(jīng)歷的大型水電工程施工經(jīng)驗后認為，現(xiàn)場數(shù)理記錄工作主要包括(但不限于):資源配置及其耗用情況、機械設備運轉情況、施工干擾影響事件、安全風險及其他施工過程中發(fā)生的偶然性或持續(xù)性的與工程項目施工相關的一切事宜。

那么，如何做好現(xiàn)場數(shù)理記錄工作呢?筆者認為主要有以下幾個方面:

(1)重大項目特別是工期長、工程量大、資源占用較多的項目，一定要配置專職的記錄員。目前項目管理的現(xiàn)狀是:在大量使用社會資源的客觀環(huán)境下，很多項目往往存在“以包代管”的現(xiàn)象，認為現(xiàn)場記錄工作是畫蛇添足、多此一舉。其實不然，只要有心插柳，平常看似無關緊要的記錄工作最終會給項目經(jīng)營帶來綠蔭一片。配置專職記錄人員是否浪費人力資源呢?從項目實踐看，由于記錄工作相對簡單，其人員構成主要以外聘人員為主，使用成本低廉，與記錄資料所創(chuàng)造的巨大經(jīng)營效益相比，可謂“滄海一粟”。這種“小投入、大回報”的管理方式，在大規(guī)模土石方開挖、混凝土工程變更索賠過程中均起到了十分重要的作用。

(2)記錄工作要制度化，對相關人員應做出硬性要求。記錄制度的建立，是有效開展記錄工作的前提。這就要求項目管理者要制訂與自身工程實際相符合的記錄制度。以混凝土水平運輸為例，可以要求調(diào)度人員對各單位運輸車輛進出拌和系統(tǒng)的時間、產(chǎn)量進行詳細記錄，必要時在拌和樓設置專職記錄崗位，將該項工作納入現(xiàn)場值班調(diào)度人員的績效考核范疇。然而，要讓生產(chǎn)一線人員(如作業(yè)隊、值班調(diào)度等)在每班施工日志上定量記錄各施工部位的資源耗用、設備運轉情況等，就必須對其做出硬性要求。長期以來，國有建筑企業(yè)中生產(chǎn)管理層與經(jīng)營管理層之間存在的“畫地為牢”思維，一直束縛著管理績效的提升。在此背景下，項目領導和經(jīng)營管理者必須要發(fā)揮經(jīng)營工作的引領作用，對生產(chǎn)作業(yè)層的記錄工作提出硬性要求，以克服生產(chǎn)一線人員日志記錄過于粗放、無法定量統(tǒng)計的矛盾和問題。因為第一手資料往往是最真實、最直觀反映施工實際情況的，若最原始的基礎資料出現(xiàn)欠缺，一旦需要通過施工日志核查經(jīng)營信息時，往往事與愿違。

(3)科學策劃，制定規(guī)范的記錄格式，使記錄工作直觀、全面、有效。記錄工作不是“眉毛胡子一把抓”式的記錄，必須有的放矢。記錄的目的是為經(jīng)營工作服務，所以記錄要素要體現(xiàn)經(jīng)營目標的需求。為此，在記錄工作開展之前，一定要以經(jīng)營策劃為基礎，科學確立記錄項目、記錄內(nèi)容并制定規(guī)范合理的記錄格式，使記錄內(nèi)容簡便而不失全面，記錄數(shù)據(jù)信息簡潔而高效。

5 結語

在尋求項目管理精細化過程中，從基礎資料與數(shù)據(jù)的管控抓起，對日常事務中看似平常但實用無比的數(shù)理記錄工作進行有效開展與實施，其對經(jīng)營績效的提升或許比很多“高談闊論”式的管理創(chuàng)新更具實際意義。