□秦 馨（華北水利水電學(xué)院）

十幾年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的重視，教育事業(yè)發(fā)展很快，教育投資從單一的國(guó)家財(cái)政撥款向多元化投資渠道轉(zhuǎn)變。特別是高等教育的投資逐年增加，高校的招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，從1999年開(kāi)始全國(guó)高等教育規(guī)模猛增，全國(guó)各地的大學(xué)城不斷涌現(xiàn)，目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行“新校區(qū)”建設(shè)，高校的基本建設(shè)項(xiàng)目日益增多。

隨著形勢(shì)的變化和建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，工程建設(shè)活動(dòng)內(nèi)容也隨之增多，形成了越來(lái)越多、愈來(lái)愈復(fù)雜的基本建設(shè)檔案資料。這些基建檔案資料是整個(gè)學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅記錄了一所學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，也是未來(lái)校園發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)的可靠依據(jù)。基建檔案是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立、相對(duì)專(zhuān)業(yè)的檔案門(mén)類(lèi)，在學(xué)?；窘ㄔO(shè)過(guò)程中具有極其重要的參考和使用價(jià)值。在新形勢(shì)下如何更有效的管理好基建檔案，發(fā)揮其在高校建設(shè)中的重要作用，是值得進(jìn)一步思考的問(wèn)題。

1.高校基建檔案的重要作用

“建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄?！毙滦蝿?shì)下工程建設(shè)活動(dòng)形式多樣，高校建設(shè)資金投資主體多元化，不僅有國(guó)家、地方財(cái)政撥款，還有自籌資金、社會(huì)捐資、集資辦學(xué)、教育基金、金融信貸、共建資金等投資形式。工程建設(shè)管理模式多樣化、社會(huì)化，項(xiàng)目負(fù)責(zé)制、代建制、建設(shè)監(jiān)理制等管理形式。而基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過(guò)程的歷史記錄，也是工程實(shí)體形成過(guò)程中質(zhì)量狀況的全面反映，工程質(zhì)量關(guān)系到生命、財(cái)產(chǎn)和使用保障等方面的安全，是百年大計(jì)，在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中形成、積累的基建檔案非常重要，提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)亦尤其迫切。

同時(shí)高校的基建檔案是校園基本建設(shè)活動(dòng)的直接記錄，也是對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)、管理和使用的可靠依據(jù)和憑證。因此它不僅僅具有史料和憑證作用，而且對(duì)以后的基建工作具有很重要的參考價(jià)值。所以作為記錄和承載學(xué)校建設(shè)歷史沿革的基建檔案，在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著非常重要的作用，是學(xué)校檔案中不可缺少的重要組成部分。

2.高?；n案的主要特點(diǎn)

目前高校基本建設(shè)投資主體多元化，也必然帶來(lái)管理的多重性，從而增加了基建檔案管理的復(fù)雜性和社會(huì)性，這對(duì)高?；n案自身的管理提出了更高的要求，而抓住基建檔案的特點(diǎn)，是管理好高?；n案的關(guān)鍵所在?；n案除了具有一般檔案的共有特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有的特點(diǎn)，主要有以下幾點(diǎn)：

2.1 獨(dú)立成套性

基建檔案在整個(gè)學(xué)校的檔案中是單獨(dú)整理立卷，是相對(duì)獨(dú)立的卷宗，而每一個(gè)單項(xiàng)工程檔案與整體基建工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料又是相對(duì)獨(dú)立的?；üこ虣n案是以單位工程為對(duì)象進(jìn)行收集整理的，獨(dú)立地形成一整套相關(guān)資料文件。每一套完整的基建項(xiàng)目檔案，內(nèi)容均包括：工程建設(shè)準(zhǔn)備階段依據(jù)性文件材料、工程設(shè)計(jì)階段基礎(chǔ)性文件材料、工程實(shí)施階段過(guò)程性文件材料、工程竣工驗(yàn)收階段結(jié)論性文件材料及工程建設(shè)中其他檔案材料，是把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚顯現(xiàn)成一套完整的基建檔案卷宗，所以高?；n案又具有成套性的特點(diǎn)。

2.2 專(zhuān)業(yè)復(fù)雜性

基建工程是具有一定程序較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案整理不僅涉及到的部門(mén)較多，有外部的內(nèi)部的。而且更主要涉及到建設(shè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)和多種專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容，這些環(huán)節(jié)和專(zhuān)業(yè)有機(jī)地融合才能形成一個(gè)完整的單位工程。所以基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專(zhuān)業(yè)和復(fù)雜性特點(diǎn)。

2.3 來(lái)源廣泛性

由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專(zhuān)業(yè)廣等因素，決定了基建檔案材料的來(lái)源十分廣泛。從工程項(xiàng)目建議書(shū)到竣工驗(yàn)收，檔案材料來(lái)源涉及到政府部門(mén)審批、設(shè)計(jì)部門(mén)論證、施工單位實(shí)施、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)部門(mén)監(jiān)督備案以及材料、設(shè)備供貨單位產(chǎn)品資料等等都使基建檔案材料的來(lái)源具備了廣泛性特點(diǎn)。

2.4 現(xiàn)實(shí)實(shí)用性

基建檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)最原始的記錄，它承載了高校進(jìn)行基本建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中所形成的大量的真實(shí)的各種資料和消息。它在校園新建、改建、擴(kuò)建、維修及地上、地下管網(wǎng)勘測(cè)、維護(hù)、解決土地糾紛等工作中起著重要的不可替代的作用，在高校的建設(shè)和管理活動(dòng)中發(fā)揮著巨大作用，所以有很大的實(shí)用價(jià)值。

3.高?；n案的管理現(xiàn)狀

3.1 檔案收集缺乏完整性和準(zhǔn)確性

一個(gè)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到投入使用一般周期較長(zhǎng)、涉及多部門(mén)較多，檔案資料來(lái)源涵蓋面不僅僅局限于校園內(nèi)部，還涉及到各級(jí)政府部門(mén)和有關(guān)單位。收集不主動(dòng)，歸檔不及時(shí)，一些批文、研究性報(bào)告等依據(jù)性文件缺漏不全。施工過(guò)程中形成的中間資料，由于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員和承包方資料整理人員責(zé)任心不強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)水平不高、人員更換頻繁，使歸檔材料的真實(shí)性、完整性存在缺陷，甚至導(dǎo)致關(guān)鍵材料遺失。多數(shù)檔案管理人員往往缺乏工程建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)基建項(xiàng)目的基本程序不甚了解，分不清哪些資料重要哪些資料不重要，在接收資料時(shí)對(duì)文件材料心中無(wú)數(shù)，交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴(yán)重影響了基建檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，歸檔不規(guī)范

高?；ú块T(mén)以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，一般都存在嚴(yán)重的“重質(zhì)量、輕檔案”的思想。少配或不配備專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)的基建檔案管理人員，人員流動(dòng)頻繁，甚至還有管理人員“在崗不負(fù)責(zé)，換崗不交接，人在資料在，人走資料滅”的現(xiàn)象。造成有些檔案資料去向不明、流向不清，嚴(yán)重影響到正常的歸檔工作。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目資料內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在監(jiān)理人和業(yè)主技術(shù)人員手中。歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量不高，許多資料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，有些資料簽字、蓋章不全，失去利用價(jià)值。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，多次涂改，字跡模糊，嚴(yán)重影響了歸檔資料的質(zhì)量。

3.3 檔案管理缺乏科學(xué)化和現(xiàn)代化的技術(shù)手段

目前，高校基建檔案管理大都是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要采用紙質(zhì)、膠片、音像等常規(guī)載體歸檔。檔案管理工作的重點(diǎn)只是接收和保管，提供服務(wù)也主要是等待上門(mén)查閱和借用檔案。檔案管理手段相對(duì)落后，學(xué)校對(duì)檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)的軟、硬件投入不足，現(xiàn)有設(shè)施不完善、不配套。所能提供的查閱方式落后，主要是手工翻本，查閱效率低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至無(wú)功而返。建立基建檔案的最終目的是為了有效利用，目前眾多高?；n案的提供利用，一般是通過(guò)檢索查找出相應(yīng)的檔案原件，供使用者現(xiàn)場(chǎng)查閱或外借復(fù)印。這種利用方法存在許多弊端，一方面，原件外借一旦被使用者遺失，將無(wú)法彌補(bǔ)，所以，不能保證檔案資料的安全，另一方面，原件頻繁翻閱或借出使用，容易導(dǎo)致破損、污染、褪色等。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息化社會(huì)發(fā)展的要求，對(duì)基建檔案實(shí)施科學(xué)化、現(xiàn)代化管理亟待加強(qiáng)。

4.高校基建檔案的管理對(duì)策

4.1 觀念要更新、制度要健全

搞好基建檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變“重質(zhì)量、輕檔案”的觀念，做好基建檔案的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作?；n案歸檔的過(guò)程，不僅是檔案管理員的工作，也涉及基建的施工、技術(shù)、材料、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)的工作。由于歸檔材料具有來(lái)源渠道多、載體形式多、工作環(huán)節(jié)多，數(shù)量和專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)多，以及檔案的收集整理存在難度差異等特點(diǎn)，從材料的形成到歸檔，在主客觀上都存在著諸多影響因素。因此，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，才能將基建檔案工作納入學(xué)校統(tǒng)一管理，才能及時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)重視，不僅可以調(diào)動(dòng)檔案員的工作積極性，還可以保證對(duì)檔案管理方面的軟、硬件建設(shè)，有利于檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及實(shí)現(xiàn)基建檔案現(xiàn)代化管理。

建立和完善基建檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好檔案歸檔的關(guān)鍵，要做到有章可循，有法可依。高校要結(jié)合本校實(shí)際，設(shè)立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，制定出一套符合本校和基建部門(mén)特點(diǎn)的檔案歸檔規(guī)章制度，從管理體制、崗位職責(zé)、歸檔質(zhì)量、獎(jiǎng)懲措施等方面做出明確規(guī)定，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。

4.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案只有經(jīng)過(guò)收集和整理才能形成，而這最為基礎(chǔ)、最為關(guān)鍵的工作是由檔案管理人員來(lái)完成的。檔案文件的形成是否規(guī)范、收集是否完整、分類(lèi)是否科學(xué)、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)，都將直接影響著基建檔案的管理水平。因此，如果沒(méi)有一支專(zhuān)業(yè)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，是不可能搞好檔案管理工作的。

首先，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)是非常重要的，相對(duì)于其他部門(mén)的歸檔，基建部門(mén)的檔案管理門(mén)類(lèi)多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，基建檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。基建部門(mén)不僅是基建檔案的產(chǎn)生者也是使用者，檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)自覺(jué)加強(qiáng)工作責(zé)任心。在日常工作中，要時(shí)刻關(guān)注基建項(xiàng)目的一切活動(dòng)，積極主動(dòng)收集整理各項(xiàng)基建活動(dòng)的有關(guān)資料，并及時(shí)歸檔。其次，新形勢(shì)下基建管理模式多樣化，相關(guān)的項(xiàng)目管理及工程檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不斷更新，基建檔案的管理正在向科學(xué)化、信息化方向發(fā)展。這就要求檔案管理員要從項(xiàng)目管理和檔案管理兩方面進(jìn)行現(xiàn)代化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。

4.3 落實(shí)同步化、規(guī)范化的歸檔要求

基建項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，就要求建立檔案工作與項(xiàng)目啟動(dòng)同步進(jìn)行；在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要求中間過(guò)程資料的收集、整編、審定工作與項(xiàng)目進(jìn)度同步進(jìn)行；在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目整套合格的竣工資料提交要與工程驗(yàn)收同步進(jìn)行，這是基建檔案管理工作的基本要求。檔案管理員應(yīng)該克服困難，高度負(fù)責(zé)，只有做到對(duì)基建項(xiàng)目的過(guò)程了如指掌，對(duì)檔案材料的形成過(guò)程要熟悉，才能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效地收集各種文件資料，保證項(xiàng)目檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

保證規(guī)范化歸檔應(yīng)做到：一是歸檔材料質(zhì)量要符合規(guī)范要求，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確和清楚整齊，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。長(zhǎng)期保存的文件需要耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)或繪制。凡為易褪色材料書(shū)寫(xiě)并需要永久和長(zhǎng)期保存的資料，應(yīng)附一份復(fù)印件。二是竣工圖的編制要規(guī)范，竣工資料要齊全。不全或磨損、褪色或污染嚴(yán)重的圖紙，均不能準(zhǔn)確反映工程的實(shí)際情況，應(yīng)重新繪制竣工圖。三是項(xiàng)目檔案文件的立卷要符合要求，立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，卷內(nèi)文件按順序合理排列，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系，案卷的編目清楚整齊，便于檔案的保管和利用。

4.4 提高現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平

信息化時(shí)代的到來(lái)，同樣給基建檔案管理工作帶來(lái)了新的課題和發(fā)展方向，基建檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式，大力推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。先進(jìn)的檔案管理技術(shù)是提高利用率的前提，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢快捷、存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和工作質(zhì)量。高校應(yīng)當(dāng)充分利用自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，充分利用計(jì)算網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，向信息化、數(shù)字化的檔案管理方向發(fā)展。建立以計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，并輔以相應(yīng)的硬件設(shè)施，把檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，在提高管理和利用效率的同時(shí)，也減輕了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

當(dāng)前檔案管理的主要工作僅僅是保管，只是等待接收，比較被動(dòng)，且提供服務(wù)單一，主要是等待上門(mén)查閱和借用。整理和編輯大多是手工操作，管理成本高，勞動(dòng)強(qiáng)度大，且工作效率低。所以在新形勢(shì)下的檔案管理中，我們要盡可能的采用現(xiàn)代化手段，借助現(xiàn)代化的管理工具，實(shí)現(xiàn)信息化、智能化操作。結(jié)合高校基建信息化管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況，使用專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集和保管，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理工作規(guī)范、有序，提高基建檔案管理效率。

5.結(jié)語(yǔ)

高?；窘ㄔO(shè)檔案是高校建校歷史的真實(shí)記載，基建檔案的管理是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要工作，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。隨著科技的高速發(fā)展和改革的進(jìn)一步深化，在新形勢(shì)下檔案管理工作應(yīng)緊密聯(lián)系改革、發(fā)展的新要求。檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)水平，認(rèn)真做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，更好的為學(xué)校發(fā)展和基本建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升高?；ü芾硭?。