李玉華

（赤峰市軍隊離退休干部休養(yǎng)所，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的思考

李玉華

（赤峰市軍隊離退休干部休養(yǎng)所，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理過程中，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，對檔案管理人員的管理素質(zhì)、管理水平、管理能力等方面都提出了更高的要求.時代發(fā)展的需要，對檔案的利用也提出了新的要求.檔案管理工作者必須把握時代形勢的發(fā)展潮流，努力轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)，不斷開拓創(chuàng)新，積極實踐.在管理中，完善各種規(guī)章制度；加強(qiáng)信息化管理；注重從業(yè)人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)；努力不斷改善服務(wù)質(zhì)量.

現(xiàn)代化；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

在檔案管理工作中，我們深深地感受到，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)特別是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，已成為各級檔案管理單位在日常工作中的管理首選.如何適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的需要，對于檔案管理工作者提出了更高、更新的要求.目前隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革發(fā)展的日益深化，檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化；管理層面復(fù)雜多樣、管理手段要求更高、管理水平急需提高.面對檔案管理工作中遇到的種種挑戰(zhàn)，我們必須要從思想認(rèn)識、理論學(xué)習(xí)、工作態(tài)度、服務(wù)水平等方面與時俱進(jìn)，樹立服務(wù)創(chuàng)新理念，從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面入手，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展.

1 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀

在檔案管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)，隨著社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，特別是隨著信息化的發(fā)展，各級檔案管理部門在檔案管理工作中都遇到了很多新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求，原有的管理模式落后、管理水平低下、管理意識滯后、管理資金短缺、軟硬件設(shè)備配置不齊，而檔案的數(shù)量和種類都在不斷的增加，管理難度愈來愈大，主要反映在以下幾點：

1.1 管理制度建設(shè)不夠

在工作中，各級部門花費(fèi)了大量的時間和精力，為檔案管理工作制定了一系列規(guī)章制度，涉及到檔案管理的各個方面.然而從檔案管理工作的實際情況來看，大都流于形式，執(zhí)行力欠缺，各部門沒有形成有效的合力，各自為政，配合不到位.在協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、利用等方面存在一定的問題.首先是檔案收集制度不健全，很多檔案在收集整理歸檔的過程中缺乏系統(tǒng)完整的記錄，失去了許多應(yīng)有的使用價值；其次是檔案保管制度不健全，有些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠，使得部分檔案遺失，造成了不可彌補(bǔ)的損毀；還有就是檔案利用制度不健全，很多部門沒有形成對檔案使用的有效機(jī)制，重視程度不夠，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值.所有這一切都不同程度地影響了對檔案的管理開發(fā)和研究使用.

1.2 現(xiàn)代化信息管理水平低下

隨著時代的發(fā)展，在檔案管理工作中，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)被不斷的應(yīng)用，檔案的保管存儲由原來單一的紙質(zhì)文本發(fā)展為紙質(zhì)、影像、電子集成等多種存儲資料共存的局面.在檔案管理和使用過程中，我們發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理沒有配齊應(yīng)有的檔案管理軟件，檔案的檢索提取仍然依靠手工來操作.已有的各種電子檔案的瀏覽使用明顯不足，沒有發(fā)揮出有效的作用.

1.3 檔案從業(yè)人員素質(zhì)明顯偏低

由于各種原因，在各級部門檔案管理崗位上，檔案從業(yè)人員來源復(fù)雜.很多檔案人員文化程度不高，還有不少是兼職人員，缺乏專業(yè)檔案管理技術(shù)經(jīng)驗.對于檔案管理工作職責(zé)認(rèn)識不清，缺乏主動性和責(zé)任心.在計算機(jī)使用上，應(yīng)用水平不高，實際操作能力低，不能很好地完成現(xiàn)代化檔案管理工作任務(wù).

2 檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展的思考

檔案管理工作要想又好又快的發(fā)展，必須走創(chuàng)新發(fā)展之路.社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和思想發(fā)展對檔案管理工作提出了許多新的要求.檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展的要求，必須在思想上、理論上、方法上與時俱進(jìn).檔案從業(yè)者作為實現(xiàn)管理創(chuàng)新發(fā)展的主體，必須要有一身過硬本領(lǐng).要有扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和較強(qiáng)的管理能力及服務(wù)意識，要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個流程與環(huán)節(jié)，要應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段來掌握各門類檔案的管理，逐步做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種檔案信息資源，通過科學(xué)高效的管理，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展.

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識、努力完善檔案管理各項規(guī)章制度

在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)必須要有足夠的重視，各級各部門要把檔案管理工作擺在一個重要的位置上，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性、必要性和緊迫性，規(guī)范檔案管理程序和方法，提高管理水平.建立健全檔案管理人員的進(jìn)出制度，穩(wěn)定檔案管理工作的延續(xù)性.要制定檔案管理工作的各項規(guī)章制度，規(guī)范從業(yè)人員檔案管理水平.依據(jù)《檔案法》和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，聯(lián)系工作實際，在檔案的收發(fā)、整理、保管、利用等方面嚴(yán)格把關(guān)，形成切實有效的檔案管理制度.創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理現(xiàn)代化意識，從基礎(chǔ)工作抓起，探尋管理規(guī)律，學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗，充分利用檔案管理信息軟件，建立電子檔案，努力實現(xiàn)檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理，從而有效地提高檔案的利用率，實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，有力推動檔案管理向更高層次邁進(jìn).

2.2 加強(qiáng)管理、提高素質(zhì)、全面實現(xiàn)檔案管理人員思想意識的轉(zhuǎn)變

隨著社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，對檔案管理人員提出了更高、更新的要求.要使檔案管理工作有所創(chuàng)新和發(fā)展，在思想觀念、管理理念上必須要有創(chuàng)新意識.要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，在思想認(rèn)識上摒棄過去的那種“等、靠、要”和“重管理、輕利用”的觀念，要有積極進(jìn)取、無私奉獻(xiàn)、開拓創(chuàng)新的精神，熱愛本職工作，不斷加強(qiáng)理論業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的素質(zhì)培養(yǎng)，拓寬視野.要熟悉和了解檔案管理工作發(fā)展動態(tài)，能夠正確運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)、規(guī)范的管理手段，運(yùn)用檔案管理的一些新理論、新技術(shù)來解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題.要樹立檔案管理信息化意識，樹立新的科學(xué)發(fā)展觀和工作態(tài)度，熟練掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì).要加強(qiáng)檔案管理干部隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)檔案管理人才，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，提高服務(wù)意識，掌握現(xiàn)代化管理手段，由被動工作向主動服務(wù)方面發(fā)展.

2.3 加強(qiáng)服務(wù)、提高水平、用創(chuàng)新發(fā)展來滿足檔案管理的需要

在檔案管理工作中，既要保持原有的傳統(tǒng)服務(wù)手段，又要與時代發(fā)展緊密相連，必須不斷地完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新發(fā)展來滿足檔案管理的需要.這就要求我們在服務(wù)內(nèi)容上不斷創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變.在服務(wù)方式上不斷創(chuàng)新，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變.在服務(wù)手段上不斷創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變.在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化.要引進(jìn)國際國內(nèi)在檔案管理過程中所形成的一些最新科技技術(shù)和手段.要把計算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理的各個方面，形成以電子技術(shù)統(tǒng)領(lǐng)的錄像、照片、磁盤、光盤、微縮等新型載體共存的局面，增加檔案的信息存儲量.計算機(jī)技術(shù)的使用，又會極大地提高檔案管理的工作效率，減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，讓檔案管理工作人員能夠有一些時間和精力去熟悉檔案的相關(guān)內(nèi)容和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案管理水平，提升檔案管理者的整體素質(zhì)，達(dá)到全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù).在具體的工作中，開展信息化服務(wù).建立檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)，制作相關(guān)網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，開展網(wǎng)上檔案服務(wù)的工作.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，在局域網(wǎng)上開展電子檔案程序服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享.在檔案管理相關(guān)網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，實現(xiàn)第一時間文檔的收集上傳，在檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)服務(wù)器上歸檔.開展在線服務(wù)，突出文檔信息的時效性，通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地為社會提供多種檔案信息.

2.4 加強(qiáng)聯(lián)合、提高效益、積極拓展多元化服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會生活的需要，人們對各類信息的需求日益迫切，在科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動中，檔案信息活動已成為人類活動的一個有機(jī)組成部分.各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要積極發(fā)揮檔案信息的社會化服務(wù)功能，使檔案職能部門與社會各階層相關(guān)部門聯(lián)合起來，加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，挖掘各方潛力，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，整合資源，實現(xiàn)信息共享.要走出一條信息化產(chǎn)業(yè)道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體.充分發(fā)揮產(chǎn)業(yè)的鏈條作用，最大化的利用檔案信息資源，努力滿足社會各界的需要，并努力將這類檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，通過這些信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案工作帶來新的活力和生機(jī)，為檔案工作的可持續(xù)性提供經(jīng)濟(jì)上的有力保證.

總之，檔案管理工作在創(chuàng)新與發(fā)展的過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視，制度的完善，人員素質(zhì)的提高，現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用、產(chǎn)業(yè)鏈條的建立是實現(xiàn)這一切的關(guān)鍵.檔案管理工作者必須要在思想意識上、工作方式上與時俱進(jìn)，加強(qiáng)觀念的更新、業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)、操作技能的提高，才能使檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，為社會服務(wù)才能發(fā)揮更大的作用.

〔1〕李華.對高校檔案管理創(chuàng)新的思考[J].佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報，2003（04）.

〔2〕郭小麗.淺談新時期檔案管理工作 [J].山西科技，2011（04）.

〔3〕王煜.順應(yīng)時代，搶抓機(jī)遇，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)[J].新西部（下半月），2010（02）.

〔4〕王蕊.淺析現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新思考[J].黑龍江科技信息，2011（13）.

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